Організація обслуговування на підприємствах ресторанного господарства
9.4. Організація обслуговування учасників форумів, нарад, конференцій
Обслуговування учасників форумів, конференцій, нарад, ділових зустрічей, складається з комплексу заходів, спрямованих на повне і всебічне задоволення споживачів у послугах ресторанного господарства, який включає підготовчий період обслуговування і заключний період обслуговування.
До обслуговування заходу підготовка починається з моменту надходження розпорядження або офіційного листа від організації-улаштовувача спеціального заходу. Відповідно до отриманого документа приступають до упорядкування плану обслуговування заходу, де уточнюють терміни і режим роботи учасників спеціального заходу, їхня кількість, місце проживання і проведення наради, перелічують підприємства ресторанного господарства, відповідальні за організацію обслуговування за місцем проживання, в обідній час і в період роботи наради.
Учасники форумів, нарад, конференцій обслуговуються харчуванням за місцем роботи і проживання.
При підготуванні до обслуговування узгоджуються з представником замовника всі питання, що стосуються організації обслуговування. Погоджується асортимент буфетної продукції за місцем роботи наради. У закладі, що обслуговує учасників комплексним обідом, представник організації-замовника бере участь в узгодженні меню на період наради, їх кількості, вартості, часу обіду, способу розрахунку (готівковий, безготівковий, із попереднім або наступним розрахунком). У підприємстві ресторанного господарства за місцем проживання (у готелях) погоджується порядок забезпечення учасників заходу сніданками і вечерями.
Відповідно до плану-меню роблять розрахунки, складають заявки постачальникам на товари з указівкою доставки їх на підприємства, що організовують комплексні види харчування, за місцем проведення самої наради і за місцем проживання, а також підприємства, де буде дана урочиста вечеря або офіційний прийом. У заявці вказується не тільки асортимент товарів і їх кількість, але також вид упаковування і графік завезення товарів.
Розраховують необхідну кількість посуду, інвентарю, столової білизни. Відповідно до розробленого плану обслуговування формують бригади офіціантів із числа кваліфікованих працівників.
Необхідність одночасного обслуговування великої кількості людей, що мають у своєму розпорядженні невеликий відрізок часу, вимагає швидкості і чіткості роботи офіціанта. Тому в ці дні переглядають графік виходу на роботу обслуговуючого персоналу, щоб забезпечити максимальну присутність працівників у період сніданку і обіду. Кількість обслуговуючого персоналу розраховують, виходячи з норми обслуговування: один офіціант може обслужити одночасно не більше восьми відвідувачів. Для збору посуду виділяють підсобні працівники, що дозволяє офіціантам займатися тільки подачею блюд і розрахунками з відвідувачами.
Найзручніше працювати офіціантам, коли за кожним учасником делегації закріплено певне місце за столом, а столи сервіровані наперед.
До сніданку, наприклад, відповідно до замовлення ставлять чашку для чаю або кави, підставки для яєць, розетки з джемом, цукор, кисломолочні продукти. Для прискорення обслуговування на стіл можна подавати чай у чайниках, а каву — в кавниках, з розрахунку на те. що гості самі наливатимуть ці напої. Хліб також нарізують наперед і укладають на тарілки або в хлібники, ставлять на столи і накривають серветкою.
Наперед сервірують столи і до обіду: офіціанти ставлять на них пляшки з мінеральною і фруктовою водою, фрукти, хліб, закуски на тарілках або в салатниках, десертні блюда (компот, кисіль, мус, крем. желе). Сприяє прискоренню обслуговування пристрій додаткових роздач у залі. Це може бути марміт для супів, встановлюваний у тій частині роздачі, яка безпосередньо виходить до залу, охолоджувані вітрини для напоїв, обладнані в залі.
Організація харчування за безготівковим розрахунком учасників з’їздів (конференцій) припускає видачу книжок з талонами, розділеними перфоратором на частини: «холодна закуска», «друге блюдо», «гарячий напій», «буфет». Талони на обід складаються з п’яти частин: «холодна закуска», «супи», «друге блюдо», «солодке», «буфет». Якщо талони, що одержуються від клієнтів, розділені на частини і мають грошові достоїнства, то офіціант розраховується з касиром цими талонами як грошима. Розрахунок з кухнею і буфетом за відпущені блюда проводиться касовими чеками. Якщо харчування учасників даних заходів організоване за готівковий розрахунок, то офіціант проводить розрахунок у звичайному порядку.
Оскільки під час обслуговування учасників з’їздів, конференцій і нарад потрібна швидка подача закусок, страв, напоїв, щоб у короткі терміни обслужити одночасно велику кількість відвідувачів, бажано виключити грошові розрахунки з офіціантом.
Для прискорення обслуговування служить і такий захід, як попереднє ознайомлення клієнтів з меню сніданків, обідів, вечерь. Меню розкладають на столах. Клієнти можуть відзначити в них страви, які вони хочуть замовити на завтра. Метрдотель повідомляє замовлення і передає їх завідувачу виробництвом, що скорочує час на сніданок до ЗО хв.. на обід — до 45 хв.
Сніданки, обіди і вечері проводяться в певний час. Вони наперед узгоджуються з організацією, що відповідає за обслуговування учасників цих заходів. Також узгоджується меню з урахуванням виділених для цих цілей сум грошей.
При обслуговуванні за варіантом «буфет» завчасно у вестибюлі і холах установлюють столи, які покривають скатертинами, як для банкету-фуршету.
Сервірування залежить від розташування столів і їх виду. Якщо столи встановлені пристінно, то застосовується одностороннє сервірування. У такому випадку воду, кисломолочну продукцію, фужери розміщають у вигляді трикутника, основа якого проходить уздовж сторони столу, зверненої до стіни.
Між трикутниками розміщають блюда (лотки), вази з бутербродами, пиріжками, тістечками. На торцях столу встановлюють соки, по краю столу — стопками закусочні тарілки, виделки і ножі.
Якщо столи встановлені по середині приміщення, то застосовується двостороннє сервірування. Продукцію в пляшках, келихи, чарки розміщають посередині столу рядами або ялинкою.
Між ними розташовують в асортименті пиріжки, бутерброди, кондитерські й інші вироби власного виробництва.
Чайні, кавові столи розташовують ближче до виробничих помешкань, тому що необхідно часто носити використаний посуд у мийну, доставляти чистий у зал, поповнювати самовари окропом. Термостати, самовари і чайники заварні ставлять на окремому столі, тут же розміщають чашки з блюдцями, вазочки з нарізаним лимоном, вазочки або цукорниці з грудковим цукром.
Асортимент виробів для чайних столів дещо відрізняється від столів зі змішаним асортиментом: виключена кисломолочна продукція, мінеральна і фруктова вода, збільшено асортимент і кількість кондитерських виробів.
Столи з реалізації гарячих сосисок розташовують по краях залу біля стін. На підсобних столах розміщують сосисковарки. Поруч розташовують фуршетні столи для прийняття їжі, виставляють на них безалкогольні напої, спеції, столові набори. При обслуговуванні офіціант кладе на тарілку відварні сосиски, хліб і соління.
Відмітною рисою столів з реалізації кисломолочної продукції є те, що на такі столи виставляють різноманітний асортимент кисломолочної продукції і кондитерських виробів, фрукти.
Іноді на окремих столах виставляють у глечиках соки 3-4 найменування). При обслуговуванні їх порціонують, наливаючи у фужери або склянки. Якщо в асортименті є томатний сік, то на стіл ставлять також бутерброди. Всі види продукції мають цінники.
Кожний стіл довжиною 4 м звичайно обслуговують 3 офіціанти-буфетники.
Обслуговування здійснюється таким способом: у порядку самообслуговування відвідувачі підходять до столів-буфетів, вибирають страви, напої, кондитерські й інші вироби і розраховуються з офіціантом-буфетником. Гарячі сосиски варить і відпускає офіціант-буфетник, що обслуговує стіл-буфет з реалізації сосисок. Офіціанти стежать за порядком на столах, забирають використаний посуд, поповнюють столи-буфети продукцією і посудом.
Старший офіціант у групі, що обслуговує один стіл, після закінчення роботи здає гроші, інвентар, посуд і столову білизну матеріально відповідальним особам.