Організація обслуговування на підприємствах ресторанного господарства
8.2. Прийом замовлення та підготовка до проведення банкету
Організація будь-якого банкету включає прийом і оформлення замовлення, підготовку до проведення банкету, обслуговування. Чітка організація обслуговування залежить від того, наскільки детально і своєчасно були обумовлені всі деталі проведення банкету між замовником і адміністрацією.
Замовлення на обслуговування свят приймає директор, метрдотель, а у великому підприємстві ресторанного господарства, де є стіл замовлень, — черговий адміністратор столу замовлень.
Залежно від розміру закладу ресторанного господарства і кількості гостей замовник резервує частину приміщення або орендує його повністю на певний час.
При прийомі замовлення обов’язково повинні бути узгоджені: дата проведення банкету і його тривалість, привід для його влаштування, час початку і закінчення обслуговування, кількість учасників, тип розстановки столів і стільців, вид сервіровки столу за каталогом, розклад заходу і план розсадження гостей, присутність кого-небудь з поважних персон і якого типу особливої уваги слід йому надавати, необхідне гостям технічне устаткування, зразкове меню, час подачі закусок і гарячих страв, час роботи бару (тип напоїв, коли і як вони повинні подаватися), художнє оздоблення (квіти, свічки), музичний супровід, обговорюють порядок відшкодування можливих збитків, умови оплати, контактні телефони замовника.
При виїзних прийомах-банкетах слід передбачити оплату витрат, пов’язаних з виїздом, боєм і втратою посуду, понаднормовою роботою обслуговуючого персоналу. Замовлення на банкет може бути прийняте за багато днів до часу його проведення. Проте меню страв, які повинні бути подані, і прейскурант вин звичайно погоджують із замовником за 2-4 дні до призначеної дати банкету, виходячи з наявності продуктів у ресторані і передбачуваного їх надходження.
За погодженням закладу ресторанного господарства та замовника оплата за банкет може здійснюватися в різні строки і різними способами, залежно замовником є юридична чи фізична особа. Фізична особа розраховується, як правило, за допомогою платіжної картки або готівкою. Юридична особа здійснює як безготівковий розрахунок, так і безпосередньо через касу банку — готівковий.
Замовлення на обслуговування свята від підприємства (організації, установи) приймається за наявності гарантійного листа, в якому вказуються дата і час обслуговування, кількість учасників, вартість замовлення, прізвище особи, уповноваженої на оформлення замовлення, номер розрахункового рахунка підприємства.
Затверджено спеціальну форму первинного обліку — замовлення-рахунок, який водночас є і розрахунковим документом, і документом, за яким з кухні закладу ресторанного господарства здійснюється відпуск готових страв і кулінарних виробів клієнтам (учасникам банкету). В цьому документі відображають дату та час обслуговування, узгоджене меню з переліком страв та їх вартістю, прізвище працівників закладу, відповідальних за проведення банкету (обслуговуючого персоналу). Після розрахунку по закінченні бенкету замовник і відповідальний за обслуговування підписуються у графі «замовлення виконано повністю».
Після з’ясування порядку проведення банкету встановлюється порядок розрахунку.
Замовленням-рахунком передбачено внесення замовником авансового платежу (звичайно 50%), який є своєрідною гарантією того, що замовник не змінить рішення і продовжить договірні відносини з закладом щодо організації банкету. Крім того, за рахунок авансованої суми здійснюється закупівля продуктів для приготування страв і кулінарних виробів.
При прийомі замовлення улаштовувачу пропонується познайомитися з приміщенням для банкету, погоджують з ним план розстановки столів, місця почесних гостей (якщо це банкет за столом, то план розміщення гостей за кожним столом окремо, виходячи з норми 1,5-2 м2, 0,5-0,7 м2 на одну людину для банкету-фуршету), зразкове оформлення банкетного залу.
Конфігурація столів у залі розміщується з урахуванням кількості учасників банкету, виду банкету та конфігурації залу. Конфігурація столів може бути різноманітною (Т-тип, П-тип, Ш-тип) і залежить від типу заходів і побажань клієнта, але при цьому потрібно враховувати і зручність обслуговування: проходи повинні бути такими, щоб два офіціанти могли легко розійтися. Для цього відстань між двома столами повинна бути не менше 2 м, а відстань від столу до спинки стільця гостя — 50 см. Таким чином, на прохід офіціантам залишається 1 м. Ширина бенкетних столів повинна бути 1,2—1,5 м, іноді навіть до 2 м; якщо стіл для почесних гостей сервірують з одного боку, ширина його не повинна бути менше 70 см. Найбільш поширеними є такі форми розстановки столів:
- у формі лінії. Столи ставлять один біля іншого паралельно або перпендикулярно якої-небудь із стін залу. Лінія може бути утворена одним або двома рядами щільно зсунутих столів (у другому випадку виходить блок-стіл). Ця форма використовується при строго офіційних банкетах з різноманітним меню, коли ставлять велику кількість посуду. Слід уникати надмірного подовження столу, оскільки це незручно гостям: важко спілкуватися.
-у формі букви «Г». Така розстановка столів використовується для банкетів на 40 чоловік, якщо довжина торгового залу недостатня для того, щоб скласти банкетні столи. Тоді столи ставлять перпендикулярно двом сусіднім стінам, між ними виходить прямий кут.
-у формі літери «П». Перевагу цієї форми віддають з нагоди проводів на пенсію, на весіллях, коли присутній від 40 до 120 чоловік. Офіційним гостям відводять місця в президії. Це найкоротша сторона столу.
- у формі літери «Т». Дана конфігурація столів застосовується на банкетах на честь ювілею, а також у вузьких і довгих торгових залах. Офіційній особі відводять місце в центрі столу президії лицем до решти гостей. Підходить для банкету, де присутні 30-50 чоловік.
-у формі букви «Ш». Дана розстановка столів застосовується при кількості гостей від 50 до 150 чоловік. Головна частина столу йде паралельно довгій стіні залу підприємства і знаходиться напроти вхідних дверей.
-У формі гребеня. Конфігурація столів розрахована на 100-300 чоловік. Столи ставлять так само, як і в попередній формі, але з великою кількістю відгалужень.
- у формі кола. Необхідно, щоб для цієї цілі на підприємстві були столи у формі півкола, які з’єднуються за допомогою гвинтів. Центр столу оформляють квітами у вигляді клумби або доріжок з квітів. Гості розміщуються по зовнішній стороні кола. Дане розташування зручно при кількості запрошених до 40 чоловік.
- у формі квадрата (стіл-каре). Для цього сполучають між собою 4 столи. Підходить при обслуговуванні не більше 12 чоловік.
У банкетному залі спочатку розставляють столи, а потім на деякій відстані від них стільці, крісла або напівкрісла. Біля стін, колон, у кутах залу, де організований бенкет, або в суміжному з ним приміщенні ставлять підсобні столи або серванти для запасних предметів сервірування, напоїв (один підсобний стіл або сервант розрахований для обслуговування 10-15 чол.).
Важливим етапом підготовки банкету є впорядкування бенкетного меню.
При обговоренні меню рекомендується запрошувати шеф — кухаря. До меню банкету включаються певна кількість холодних закусок, гаряча закуска, суп (обов’язковий для обіду) одного або двох найменувань на вибір, другі гарячі блюда, десерт, кава, напої.
Відповідно до меню підбирається столовий посуд і набори, їх кількість залежить від виду бенкету, кількості офіціантів, що беруть участь в обслуговуванні. Наприклад, при бенкеті за столом із частковим обслуговуванням офіціантами холодні страви і закуски ставлять на стіл до приходу гостей так, щоб кожний гість міг узяти будь-яку страву самостійно чи за допомогою гостя, що сидить поруч. Тому при визначенні місткості багатопорційного посуду враховують кількість секцій, на які поділяють бенкетний стіл відповідно до зон досяжності. При бенкеті за столом із повним обслуговуванням офіціантами місткість багатопорційного посуду і кількість наборів для розкладання залежить від кількості офіціантів, що беруть участь у подаванні визначеної групи страв.
Залежно від виду бенкету визначені нормативи столового посуду і наборів індивідуального користування.
Кількість наборів для розкладання дорівнює кількості багатопорційного посуду.
При підготовці до бенкету використовують білу або кольорову столову білизну, яку підбирають з урахуванням особливостей інтер’єру залу, тематики свята.
Для накриття бенкетних столів використовують прямокутні скатертини розміром 173 х 208 (250) см, 200 х 250 см або бенкетні скатертини довжиною 5-10 м і шириною 2 м. Якщо використовують декілька скатертин, то стіл починають накривати з боку, протилежного головному входові, і кладуть їх так, щоб край кожної наступної скатертини покривав край попередньої.
На офіційних банкетах-прийомах додатково уточнюються наступні питання:
- як повинен бути прикрашений банкетний зал ресторанного закладу: чи потрібні державні прапори й інші атрибути державної символіки;
- яка музична програма повинна звучати під час банкету;
- чи виголошуватимуться офіційні промови і тости: скільки їх буде і коли вони будуть вимовлені. Уточнюється час подачі страв і напоїв;
- чи будуть гості палити за столом;
- кількість гостей, яких обслуговуватиме один офіціант;
- форма одягу обслуговуючого персоналу ресторану на банкеті.
При підготовці до проведення банкету необхідно визначити число офіціантів та інших працівників, потрібне для його обслуговування. Потрібне число офіціантів визначається залежно від складності меню, частоти зміни приборів; віддаленості банкетного столу від роздачі, сервізної, посудомийної, буфетів; розташування підсобних столів; забезпеченості посудом, приборами тощо.
При визначенні кількості офіціантів, задіяних у подаванні страв, напоїв, використовують норми обслуговування. За існуючими нормами на офіційному банкеті з повним обслуговуванням офіціантами один офіціант може обслужити 3-4 гостей, на неофіційному — 4-5. При організації банкету за столом із частковим обслуговуванням офіціантами один офіціант може обслужити 9-12 гостей. При організації бенкету-фуршету переважно з частковим обслуговуванням офіціантами, один офіціант може обслуговувати до ЗО клієнтів. Якщо під час цього банкету застосовується комбінована форма обслуговування. тобто поряд із поданням страв і напоїв на стіл значну частину з них подають в обнос, то на одного офіціанта припадає 15-20 гостей.
Напередодні банкету метрдотель проводить інструктаж офіціантів, під час якого повідомляє їм, хто і на честь кого або якої події влаштовується банкет, ознайомлює офіціантів із планом розставляння столів, кількістю гостей за кожним із них і планом розміщення учасників банкету за столом, складає план обслуговування столів, підрозділяє їх на сектори, закріпляє кожен за кваліфікованим офіціантом, повідомляє меню страв і напоїв, особливості сервірування банкетного столу.
Подачу вин звичайно доручають офіціантам високого зросту (і бажано молодим).
Метрдотель регулює роботу офіціантів, дає розпорядження на вихід до залу з черговою стравою. Вихід офіціантів строго обумовлений: першими виходять ті, які обслуговують дальній сектор. Особливу увагу метрдотель повинен звертати на своєчасність і синхронність виходу до залу офіціантів, що подають вина і страви.
Необхідна умова гарної організації банкету — безшумна робота офіціантів, без зайвих розмов, без гучних питань. Офіціант повинен заздалегідь з’ясувати собі схему обслуговування і черговість подачі закусок, вин. страв і обов’язково дотримувати прийнятий порядок обслуговування гостей, що має особливо велике значення на офіційних прийомах-банкетах.
На обслуговування урочистих вечорів офіціанти надівають білі рукавички, стежачи за тим, щоб вони вчасно були замінені.