Інформаційне забезпечення державного управління
СПЕЦИФІКА ДІЯЛЬНОСТІ ФАХІВЦІВ З ІНФОРМАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДЕРЖАВНОГО УПРАВЛІННЯ
Інформаційне забезпечення органів державної влади та управління є складною системою, яка характеризується сукупністю організаційних, методичних, психологічних складових, які у взаємозв’язку впливають на прийняття управлінських рішень.
Фахівець з інформаційного забезпечення державного управління є суб’єктом соціальних інформаційних відносин і його діяльність регулюється відповідними Законами України та іншими нормативно-правовими актами.
Нормативні акти, що регулюють відносини в інформаційній сфері, можна поділити на такі групи:
- акти або окремі норми в актах, що регулюють відносини, які виникли під час створення інформації в процесі наукової, науково-технічної, винахідницької, економічної, політичної або іншої творчої, громадської, приватної діяльності громадян та їх об’єднань, юридичних осіб, держави. Ці акти мають гарантувати закріплення права авторства та інтелектуальної власності на інформацію, що створюється. Акти або окремі норми в актах, що забезпечують порядок підготовки і надання достовірної і повної інформації шляхом оприлюднення в ЗМІ, під час формування державних інформаційних ресурсів, а також таких, що встановлюють санкції за створення та розповсюдження інформації, що не відповідає дійсності (закони України “Про авторське право і суміжні права”, “Про обов’язковий примірник документів”, “Про друковані засоби масової інформації (пресу) в Україні”, Указ Президента України “Про порядок офіційного оприлюднення нормативно-правових актів та набрання ними чинності”, постанова Кабінету Міністрів “Про офіційне оприлюднення регуляторних актів, прийнятих місцевими органами виконавчої влади, територіальними органами центральних органів виконавчої влади та їх посадовими особами, і внесення змін до Порядку оприлюднення у мережі Інтернет інформації про діяльність органів виконавчої влади” та ін. );
- акти, що створюють правову базу для формування та використання інформаційних ресурсів (закони України “Про інформацію”, “Про захист інформації в автоматизованих системах”, “Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах”, „Про електронні документи та електронний документообіг”, “Про науково-технічну інформацію”, “Про бібліотеки і бібліотечну справу”, "Про Національний архівний фонд та архівні установи", „ Про державну таємницю" та ін);
- акти, що забезпечують реалізацію права на інформацію фізичних та юридичних осіб (Цивільний кодекс України, що стосується ч. 278, 296, 302, які регулюють відносини юридичних та фізичних осіб, постанову Верховної Ради України “Про діяльність Кабінету Міністрів України, інших органів державної влади відносно забезпечення свободи слова, задоволення інформаційних потреб суспільства і розвитку інформаційного середовища в Україні”);
- закони з питань інформаційних технологій та засобів їх забезпечення (закони України “Про захист інформації в автоматизованих системах”, “Про телекомунікації”, „Про електронні документи та електронний документообіг”);
- акти з проблем інформаційної безпеки ( “Про державну таємницю”, “Про державну службу спеціального зв’язку та захисту інформації”, “Про захист інформації в автоматизованих системах”, “Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах”, “Про електронний цифровий підпис” та ін.).
Центральною фігурою інформаційного забезпечення є держслужбовець, діяльність якого характеризується значним психологічним напруженням, обмеженням у часі, різноманітністю інформаційних потреб, значним управлінським та інформаційним ризиком.
Проблеми інформаційного забезпечення державного управління можна вивчати у ґенезі та розвитку від теорії та практики інформаційно- бібліографічного обслуговування до інформаційного забезпечення управлінської діяльності науково-технічною інформацією. Еволюція уявлень про завдання і можливості науково-інформаційної діяльності відбулась, починаючи від проблем інформаційного обслуговування до концепції інформаційного менеджменту, до вирішення проблем інформаційної діяльності, виходячи з концепції розуміння інформації як стратегічного ресурсу розвитку підприємства. Саме такий підхід - інформаційний - до діяльності у сфері державного управління стає сьогодні домінуючим.
Виділяють такі основні принципи інформаційної діяльності органів державного управління [13]: принцип науковості інформації; принцип своєчасності інформування; принцип змістової несуперечності інформування; принцип адаптованості інформування; принцип достатності інформування;
принцип формалізації інформування; принцип документованості інформування.
Принцип науковості інформації. Передбачає врахування об’єктивних вимог соціальних, політичних та економічних законів та закономірностей розвитку суспільства; накопичення знань та визначення тенденцій розвитку об’єкта управління; присутність повних, достовірних та науково оброблених масивів інформаційних даних; наявність спеціальних знань, освіти та кваліфікації у особи, яка приймає рішення.
Принцип своєчасності інформування. Більш того, невчасно прийняте рішення може призвести до певних втрат матеріального або організаційного характеру, розбалансувати систему управління та потребувати значних витрат для його виправлення.
Принцип змістової несуперечливості інформування. Цей принцип передбачає врахування повідомлень у різних інформаційних потоках. При цьому визначальним фактором є відповідність інформаційного потоку з "центру" управління потокам, які надходять з "місцевих" джерел.
Принцип адаптованості інформування. Фактор часу, який суттєво впливає на процес прийняття рішень, диктує необхідність адаптації процесу інформування до можливостей оцінки та сприйняття такої інформації тими чи іншими суб’єктами державного управління.
Принцип достатності інформування. Він полягає у тому, що кожен суб’єкт інформаційної діяльності у системі органів державного управління має отримувати обсяг інформації, який є достатнім для виконання в повному обсязі поставленого перед ним завдання. Зменшення такого обсягу призведе до ризику посилення імовірності помилок в процесі управлінської діяльності, а надмірне збільшенні потоку інформації може призупинити процес, оскільки необхідно аналізувати та оцінювати великі масиви отриманих даних. Невизначеність (недостатність інформування) є, як правило, наслідком неможливості кількісно оцінити ймовірність можливих результатів. Найчастіше така ситуація складається у процесі вирішення нових, нетипових проблем, коли існують фактори настільки складні, що стосовно них неможливо отримати достатньо інформації. Невизначеність характерна і для деяких рішень, які доводиться приймати в швидкозмінних ситуаціях. У зазначеній ситуації суб’єкту державного управління доцільно спробувати отримати додаткову інформацію і ще раз проаналізувати проблему з метою зменшення її новизни чи складності, що дає можливість оцінити суб’єктивну, передбачувану ймовірність можливих результатів, або за браком часу чи засобів збору додаткової інформації спиратися на минулий досвід та інтуїцію.
Принцип формалізації інформування. Деякі рішення у сфері державного управління, які мають типовий характер, можуть бути формалізовані, тобто прийматися за заздалегідь визначеним алгоритмом (напр., за умови використання різноманітних технологічно-інформаційних чинників (програмного забезпечення) приймати формалізовані рішення як результат виконання раніше визначеної послідовності дій). Формалізація інформування зазвичай полягає у використанні різних кількісних показників того чи іншого явища, наприклад, інформації про збільшення кількості безробітних осіб у певному регіоні, впливає на рівень фінансового забезпечення допомоги по безробіттю.
Принцип документованості інформування. Документована форма інформування допомагає в обробці, використанні та зберіганні відомостей, що мають значення для державного управління.
До загальних принципів інформаційної діяльності органів державного управління можна віднести принципи: інструментальності; трансляційності інформації; синдикативності інформації; скомпенсованості асиметричної інформації.
Принцип інструментальності інформації полягає у тому, що інформація у сфері державного управління має бути суттєвою для виконання певних управлінських дій.
Принцип зкомпенсованості асиметричної інформації означає, що практично неможливою стає ситуація, коли у суб’єктів державного управління є доступ до вичерпних обсягів інформації щодо окремого явища, яке стало предметом організаційно-управлінського впливу. При цьому важливо врахувати таке положення: недостатність рівня поінформованості джерел "центральних" органів управління має компенсуватись інформацією, отриманою з джерел "місцевого" походження.
Теорія інформаційної діяльності оперує поняттям „інформація для керівництва”, під яким розуміють інформацію, призначену для певного кола осіб, відповідальних за організацію та управління будь-якою діяльністю, і яка сприяє прийняттю ними найбільш обґрунтованих рішень. Система інформаційного забезпечення керівників повинна складатись із трьох підсистем інформування: поточної (оперативної), оглядово-аналітичної (тактичної), прогностичної (стратегічної). Кожна з них, відповідно, призначена для керівників різних рівнів.
Простір професійної діяльності держслужбовців є багатовимірним, пронизаний різноманітними соціально-економічними процесами, які не тільки визначають якість, ступінь поєднання інтересів держави та суспільства, а і умови діяльності, розвитку і самореалізації управлінських кадрів. Інформаційний простір державного управління характеризується:
- зовнішньою інформацією, яка відображає умови, у яких функціонує орган управління;
- внутрішньою інформацією, яка характеризує діяльність організації і залученість персоналу до реалізації поставлених завдань;
- порівняльним аналізом зовнішньої та внутрішньої інформації, який дає змогу робити висновки про рівень діяльності підприємства.
У професійній діяльності держслужбовця оперативна, повна і достовірна інформація є основою прийняття управлінських рішень з урахуванням процесів, що відбуваються, або спрямованих на прогноз зміни зовнішнього середовища. Ефективність інформаційного забезпечення фахівця залежить від подолання певних інформаційних бар’єрів.
Комунікаційний бар’єр - виникає внаслідок недостовірності інформації, недоступності джерел інформації для користувача. При цьому відбувається повна втрата корисної інформації, що призводить до негативних результатів діяльності. Певним чином, наявність цього бар’єру виникає внаслідок помилок власне споживачів інформації - некваліфікованості спеціаліста, неправильно сформульованої інформаційної потреби.
Мовний бар’єр - робить недоступною значну частину аналітичних матеріалів іншими мовами і ставить фахівця у залежність до професійного перекладача, а отже і від виділеного ліміту часу для аналізу та прийняття рішення з проблемної ситуації.
Методичний бар’єр - значна чистина інформації потребує від фахівця застосування специфічних методів аналізу-синтезу, які дають змогу відсіяти недостовірну, надлишкову інформацію, оцінити якість одержаних повідомлень, із непрямих повідомлень одержати інформацію у явному виді. Незнання фахівцем відповідних методів аналізу-синтезу інформації значно знижує коефіцієнт її корисного використання.
Часовий бар ’єр - визначається оперативністю одержання необхідної інформації.
Економічний бар’єр - недостатність коштів на одержання спеціальних інформаційних продуктів та послуг (пошуку інформації, перекладу інформаційних матеріалів), на формування інформаційного фонду організації тощо.
Психологічний бар’єр - визначається недовірою до інформаційних фахівців, які виконують складні види аналітико-синтетичної обробки документів (аналітичні записки, огляди та ін.), до можливостей одержання важкодоступних видів і джерел інформації.
Організаційний бар’єр - визначається відсутністю спеціалізованих інформаційних служб для забезпечення різних рівнів управління.
Широкий спектр питань, пов’язаних із специфікою діяльності інформаційного фахівця у сфері державного управління, доцільно виявити шляхом аналізу у системних зв’язках „фахівець з інформаційної діяльності (бібліотекар, інформаційний аналітик, документознавець) - управлінська інформація - державний службовець (користувач)”.
Як зазначено у Законі України „Про державну службу”, державна служба в Україні - це професійна діяльність осіб, які займають посади в державних органах та їх апараті щодо практичного виконання завдань і функцій держави. Специфіка професійної діяльності держслужбовців полягає в тому, що у процесі її здійснення реалізуються функції та повноваження державних органів влади. Професійна діяльність держслужбовців безпосередньо пов’язана з розподілом владних повноважень як відносно суспільства та громадян, так і всередині власне державної служби.
Отже, держслужбовець як суб’єкт інформаційного забезпечення, характеризується, перш за все, загальними і специфічними інформаційними потребами, психологічними особливостями їх формулювання та певною інформаційною поведінкою як представник окремої соціально-професійної групи.
На основі досвіду розвитку соціально-управлінської теорії і практики методологічно продуктивним та евристично цінним фахівцями визначається стратифікаційний підхід з його центральною ідеєю необхідності врахування особливої природи соціально-професійних груп. Це, в свою чергу, дає змогу розглядати держслужбовців як особливу соціально-професійну групу, акцентуючи специфічні риси, вузлові моменти її внутрішньої консолідуючої соціально-професійної самоідентифікації, корпоративності.
Однак, сьогодні ще немає єдиної думки стосовно того, чи можна виділяти держслужбовців у окрему соціально-професійну групу. Одні дослідники, відповідно до результатів проведених опитувань, роблять висновок, що сучасні держслужбовці не усвідомлюють себе окремою професійною групою. Науковці вважають, що на даному етапі соціально-професійна група держслужбовців знаходиться у стадії становлення і остаточно ще не сформувалась.
Інші дослідники вважають, що сучасний стан системи державного управління визначає державних службовців як особливу соціально-професійну групу, яка має специфічні соціально-психологічні характеристики, котрій, як груповому суб’єкту, притаманна самосвідомість, певний характер групових професійних психологічних якостей. Результати проведених соціально-психологічних досліджень держслужбовців [104 та ін.] свідчать про певний психологічний профіль цієї групи, який має як позитивні, так і негативні ознаки. Серед позитивних виділяють певний ступінь гнучкості та терпимості до змін у різних сферах своєї життєдіяльності, схильність до порядку та відпрацьованих управлінських технологій, високий ступінь активності, цілеспрямованості. Серед негативних виділяють такі якості, як недосить високий рівень соціально-перцептивних здібностей відносно інших людей, завищені показники особистих амбіцій, а також намагання найбільш виграшно представити результати своєї діяльності незалежно від насправді одержаних. Соціально-психологічні характеристики держслужбовця, як представника професійної групи, впливають на його інформаційну поведінку, особливо зважаючи на те, що інформація у системі державного управління - це не тільки основа прийняття рішень, але й „сила та інструмент влади” [43]. У контексті розглядуваної проблеми особливої соціальної значущості набуває феномен управлінської інформації.
Управлінська інформація - основа інформаційного забезпечення і представляє собою елемент соціальної інформації, виділений із її загального масиву за критеріями причетності до обслуговування державно-управлінських процесів формування і реалізації керуючих впливів.
Рівень проблемності управлінської ситуації для держслужбовця пов’язаний із необхідністю приймати рішення в умовах невизначеності або неповних (надлишкових, викривлених або недостатніх) даних. Отже, основними причинами, які, з одного боку, породжують, а з іншого - гальмують інформаційну активність держслужбовця, є:
- суперечності між нормативністю та інноваційністю діяльності, що особливо проявляється у держслужбі;
- необхідність приймати рішення в умовах інформаційного ризику та невизначеності.
Специфіка професійної діяльності держслужбовців полягає в тому, що у процесі її здійснення реалізуються функції та повноваження державних органів влади. Професійна діяльність держслужбовців безпосередньо пов’язана з розподілом владних повноважень як відносно суспільства та громадян, так і всередині власне державної служби.
Інформаційні потреби користувачів в органах державного управління визначаються спрямованістю діяльності та характером завдань, що виникають, мірою відповідальності за наслідки рішень, які приймаються, віком та освітою, досвідом попереднього життя та ціннісними орієнтаціями, лімітом часу, який має держслужбовець - такий неповний перелік умов, які впливають на зміст інформаційних потреб, і визначають унікальність потреб кожного фахівця.
Закономірно, значно жорсткішими у системі державного управління є вимоги до інформації, яка надається - до її повноти, точності, оперативності та комфортності умов використання. Сьогодні традиційні бібліографічні списки і покажчики не завжди задовольняють вимогам комфортності, а замість дібраних на їх основі повних текстів надається перевага дайджестам, фактографічним та аналітичним довідкам. Зміни та ускладнення інформаційних потреб пов’язані не тільки з динамічним характером діяльності фахівців, а і з їх орієнтацією у проблемі: фахівець починає бачити більш широко і глибоко вирішуване завдання, виявляє його взаємозв’язки з іншими проблемами та іншими галузями.
Слід зазначити, що за однією й тією ж тематикою фахівцям можуть знадобитись різні відомості. До того ж, важливою є не тільки профільність потреб, а й рівень „інформаційної підготовленості” фахівця: його навички роботи з інформацією, „система очікувань”, яка характеризується орієнтацією на одержання „готового рецепту” або ж ідей як передумов для самостійної розробки рішення.
Колективні та індивідуальні інформаційні потреби фахівця знаходяться у тісному взаємозв’язку, оскільки інформаційні потреби, які виникають для реалізації планових завдань діяльності, виникають у конкретних людей і завжди залежать від особливостей суб’єкта пізнання. У інформаційних потребах відображаються колективні, об’єктивні потреби, на які впливає посада, функціональні обов’язки та психологічні особливості особистості. До того ж, у держслужбовців можуть виникати і суто індивідуальні інформаційні потреби, пов’язані із самоосвітою, підвищенням кваліфікації тощо.
Інформаційні ресурси державного управління пов’язані із складністю, багатовимірністю проблем, які доводиться вирішувати, а також невизначеністю ситуації, у якій доводиться приймати рішення. У сфері державного управління існують такі проблеми, як попередження конфліктів і соціально-політичних ситуацій, оцінка можливих наслідків прийняття рішень, виявлення тенденцій і закономірностей розвитку фінансової ситуації, стратегічне планування - всі ці проблеми характеризуються інформаційною відкритістю і невизначеністю меж проблемної галузі, унікальністю кожної ситуації, високими вимогами до оперативності прийняття рішень за умови фрагментованості й суперечливості інформації.
У такій ситуації постає проблема не просто надання інформації, а перш за все, виявлення взаємозв’язку профільної потреби із потребою інформації із суміжних галузей знань або суспільної практики. Наприклад, у роботі [26] визначені напрями діяльності регіональних органів управління - економіка регіону, управління територією, науково-технічний розвиток регіону, розвиток нетрадиційних форм господарювання і сприяння впровадженню ринкових відносин, екологія і використання природних ресурсів, соціальні питання, охорона здоров'я й утворення, зайнятість населення, регіональна політика в даному напрямку, загальнодержавна і регіональна політика, забезпечення законності і правопорядку, забезпечення прав і свобод громадян, підвищення ефективності управлінської діяльності органів регіонального управління. Ці напрями діяльності презентують відповідний перелік напрямів інформаційного забезпечення, а, отже, і аналіз та використання полісемантичного документального потоку.
Слід пам’ятати, що інформаційні ресурси мають такі специфічні особливості:
- невичерпаність, що забезпечує можливість їх багаторазового та багатоцільового використання, невідчуження при продажу або обміні;
- постійне зростання обсягу потоків;
- змінюваність складу внаслідок зміни інформаційних потреб суспільства і розвитку продукції та послуг, які пропонуються на інформаційному ринку;
- складність виокремлення активної та пасивної частини ресурсів через різні темпи старіння інформації; відсутність прямої залежності між часом створення інформації та її корисністю (цінністю), оскільки на старіння інформації впливає не час, а поява нових знань, які заперечують або уточнюють попередні;
- нерозривна єдність елементів, які складають сукупні інформаційні ресурси суспільства, неможливість або недоцільність використовування тільки якої-небудь їх частини (одного регіону, однієї країни тощо).
У процесі інформаційного забезпечення спостерігається явище, яке одержало назву „інформаційний парадокс”: обсяг документального потоку постійно зростає, але при цьому знижується „рецептурність” окремих повідомлень, отже і можливість їх безпосереднього застосування. Причиною цього є зростання унікальності умов роботи підприємств, внаслідок чого для користувача необхідним є співставлення відомостей, одержаних з різних джерел, їх переосмислення і адаптація до конкретних умов.
Слід виокремити ще одну проблему - низьку інформаційну активність осіб, що приймають рішення, їх пасивну позицію споживача відносно системи інформаційного забезпечення. Під інформаційною активністю будемо розуміти характеристику особистості, яка полягає у діяльному ініціативному ставленні до одержання інформації. Інформаційна активність є важливою характеристикою творчого потенціалу особистості, при чому щодо творчої активності держслужбовців існують дослідження, у яких виявлено не тільки психологічні проблеми, а й накреслено шляхи їх подолання. Причинами низької інформаційної активності може бути недовіра до можливостей організаційної системи інформаційного забезпечення та якості аналітичних матеріалів, спрямованість на відповідність у прийнятті рішень прийнятим нормативам, прецедентність розв’язання проблемних ситуацій тощо.
Основним результатом діяльності фахівців з інформаційного забезпечення є інформаційні продукти та послуги.
Одним із основних аспектів, за яким можна охарактеризувати інформаційну продукцію та інформаційні послуги у системі інформаційного забезпечення управління, є характер відомостей, що надаються, і відповідають даній меті:
- надання повного тексту документа (документальне забезпечення);
- надання бібліографічної інформації (бібліографічне забезпечення);
- надання фактографічної інформації (фактографічне забезпечення);
- надання аналітичної інформації (результати інформаційних досліджень);
- надання консультацій із самостійного пошуку інформації (консультаційне забезпечення).
Потреби у оперативному одержанні конкретних відомостей можуть виникнути при прийнятті рішень у діяльності органів державної влади та управління. При виконанні фактографічних запитів найбільш розповсюдженими об’єктами пошуку виступають:
- кількісні дані, економіко-статистичні показники (курси валют, демографічний склад населення та ін.);
- відомості хронологічного характеру (дати життя; початок-закінчення бойових дій, історичних подій; дати прийняття міжнародних угод, нормативно-правових документів);
- адресні дані (місцезнаходження організацій; місце роботи осіб - діячів науки, культури);
- персоналії (біографічні дані, що стосуються життя видатних діячів; встановлення повного імені, по-батькові, звань конкретних осіб);
- визначення або переклад терміна; розшифровка абревіатур (визначення нових понять, запозичених з іноземних мов і відсутніх у словниках);
- уточнення географічних назв та місцезнаходження об’єктів;
- уточнення цитат, крилатих виразів, авторів та назв творів, з яких вони походять.
Одним із важливих та складних напрямів діяльності служб інформації є підготовка вихідних матеріалів для усних виступів керівників, а також доповідей, які надаються до вищих інстанцій. Ця робота одержала назву спічрайтерство.
Спічрайтер (референт) створює базу для доведення новизни, правомірності, актуальності думок, пропозицій, концепцій керівника.
Підготовка матеріалів передбачає встановлення:
- теми;
- цілі, які ставить перед собою керівник;
- особливостей аудиторії звернення (кількості і складу присутніх; їх компетентності у даній області; ставлення до організації і того, хто виступає);
- регламента виступу;
- черговості виступу, тематики та послідовності інших виступів. Референту доводиться враховувати особливості усного мовлення:
- необхідність використання коротких фраз, які легко вимовляються;
- доречність та бажаність несподіваних порівнянь, прикладів, цитат, риторичних питань, які роблять повідомлення більш цікавим;
- виклад тільки найголовнішого з докладністю, яка відповідає рівню компетентності аудиторії звернення.
Важлива також психологічна компетентність спічрайтера, яка дає змогу врахувати особливості особистості керівника. До уваги беруться такі чинники:
- імідж керівника, стиль поведінки, мислення, мови, які характерні для нього у повсякденному діловому житті;
- вік керівника і можливий віковий склад слухачів;
- субординаційні ознаки: ранг керівника порівняно з посадовим положенням аудиторії (підлеглі; колеги-керівники інших організацій; представники міністерства, наукова спільнота та ін.).
Одним із видів інформаційного аналізу діяльності організації, за яким складається аналітична довідка, це - комунікативний аудит.
Комунікативний аудит - це процес виявлення і аналізу зовнішньої та внутрішньоорганізаційної інформації, яка прямо або опосередковано характеризує репутацію закладу, його образ, що сформувався в уявленні різних груп громадськості та персоналу.
Цільове призначення таких звітів досить широке: призначені для керівництва організації, надаються у вищестоящі організації, використовуються при підготовці рекламних та іміджевих матеріалів.
Проведення комунікативного аудиту передбачає максимально повне виявлення і аналіз повідомлень, які містяться у трьох інформаційних потоках:
- зовнішньому - прямо або опосередковано присвяченому діяльності організації: статті у газетах та журналах, тексти передач на радіо і телебаченні, матеріали у комп’ютерних мережах, матеріали рейтингів;
- вихідному - повідомлення, що розповсюджуються від імені організації (на веб-сайті, рекламні матеріали та іміджеві публікації, доповіді співробітників на конференціях, симпозіумах, статті у професійних виданнях;
- внутрішньому - окремі організаційно-розпорядчі документи, матеріали у внутрішньоорганізаційних газетах і журналах, опитування співробітників.
У зв’язку із використанням управлінської інформації у системі державного управління, взаємообумовленими постають такі якісні характеристики діяльності у сфері державної служби як управлінська культура та інформаційна культура у таких її проявах як інформаційна компетентність та інформаційна активність особистості.
Визначаючи у структурі управлінської культури в державному управлінні такі складові як:
- управлінська компетентність - синтез теоретичної підготовки та практичного досвіду в галузі управління взагалі та особливо державного;
- поінформованість про всі проблеми, явища, процеси, перетворення, що відбуваються у сфері державного управління, можна бачити її безпосередній зв’язок з необхідністю формування інформаційної культури держслужбовця.
Характерною рисою сучасної управлінської культури держслужбов- ця має бути ініціативність, творчий підхід до справи, його творча активність у здійсненні професійної діяльності, а, отже, й прийняття неординарного, нетривіального управлінського, адміністративного, організаційного рішення. Рівень проблемності, творчий потенціал управлінської ситуації, а відтак, і використання інформаційного потенціалу, для держслужбовця значною мірою пов’язаний з необхідністю приймати рішення в умовах невизначеності при неповних, надлишкових, часто спотворених (свідомо або несвідомо) даних. Основними причинами, які породжують і, одночасно, перешкоджають творчій та інформаційній активності держслужбовця, є:
- суперечності між нормативністю та інноваційністю, які найбільш гостро проявляються у системі державної служби;
- необхідність приймати рішення в умовах інформаційного ризику та невизначеності.
Основні проблеми, які виникають при прийнятті управлінських рішень, і які значною мірою ініціюються недосконалістю інформаційного забезпечення управлінської діяльності та недостатністю інформаційної активності держслужбовця - це переважання неповноти відомостей, інтуїтивні міркування, чутки; недостатнє використання інформації у практичній діяльності; неузгодженість з інформацією на інших рівнях управління; наявність кількісних показників на шкоду якісним; відсутність культури використання інформації. Часто ці проблеми безпосередньо пов’язані із психологією держслужбовця як суб’єкта інформаційного забезпечення і зумовлені особливостями його діяльності як представника певної соціально- професійної групи.
Інформаційні потреби держслужбоеця та їх задоволення є передумовою прийняття держслужбовцем ефективних управлінських рішень, а задоволення цих потреб є метою діяльності інформаційного фахівця. Інформаційні потреби користувачів послуг інформаційних підрозділів у органах державного управління визначаються спрямованістю діяльності та характером завдань, що виникають, мірою відповідальності за наслідки рішень, які приймаються, віком та освітою, досвідом попереднього життя та ціннісними орієнтаціями, лімітом часу, який має держслужбовець - такий неповний перелік умов, які впливають на зміст інформаційних потреб, і визначають унікальність потреб кожного фахівця.
Виявлення інформаційних потреб держслужбовців є обов’язковою функцією фахівців з інформаційного забезпечення державного управління.
Інформаційна потреба - потреба, яка виникає, коли мета, що стоїть перед користувачем у процесі його професійної діяльності або у його соціально-побутовій практиці, не може бути досягнута без залучення додаткової інформації.
Інформаційна потреба задовольняється в результаті пошуку повідомлень у інформаційному середовищі за інформаційним запитом, сформульованому природною мовою, який певною мірою відображає інформаційну потребу. Ступінь адекватності (відповідності) інформаційного запиту інформаційній потребі визначається різними чинниками. Віднайдені у результаті інформаційного пошуку повідомлення тільки певною мірою відповідають інформаційній потребі. Так, виділяють чотири представлення інформаційної потреби:
- реальна потреба - неусвідомлена справжня інформаційна потреба користувача;
- усвідомлена потреба - розуміння користувачем неусвідомленої потреби, яка постає перед ним;
- висловлена потреба - опис користувачем своєї потреби засобами природної мови;
- формалізована потреба - представлення вираженої потреби засобами мови запитів пошукової системи.
Характеристика відповідності повідомлення інформаційному запиту називається релевантністю.
Релевантність - Relevance - міра відповідності результатів пошуку завданню, поставленому у запиті.
Розрізняють змістову і формальну релевантність. Змістова релевантність - змістова відповідність текста (документа) інформаційному запиту. Формальна релевантність - відповідність пошукового образу документа формалізованому пошуковому припису, який виражає інформаційний запит.
Формальну релевантність часто називають релевантністю документа, а змістову релевантність - релевантністю інформації (мається на увазі „інформації, яка містить у документі”).
Оскільки інформаційний запит практично ніколи не відповідає повно і точно інформаційній потребі, релевантість інформації завжди відрізняється від її пертинентності.
Пертинентність - pertinence- відповідність одержаної інформації інформаційній потребі користувача.
Висновки. Інформаційне забезпечення держслужбовців є поліструктурним напрямом діяльності, який залежить від особливостей інформаційних потреб споживачів інформації, особливостей предметної галузі діяльності та психологічних особливостей сприйняття інформації держслужбовцем, який є представником окремої соціально-професійної групи. Необхідність подолання суперечностей і складнощів у інформаційному забезпеченні діяльності держслужбовців потребує створення ефективної системи інформаційного забезпечення на організаційному та методичному рівні, визначення завдань і функцій відповідних інформаційних служб.
Вирішення потребує кадрова проблема, яка полягає у необхідності підвищення кваліфікації персоналу, який займається інформаційним забезпеченням державної служби та забезпеченні готовності державних службовців до використання інформації та підвищення їх інформаційної активності.
Інформаційно-психологічний контекст професіоналізації інформаційного фахівця у органах державної влади безпосередньо пов’язаний із професіоналізацією державної служби, а отже, формуванням державних службовців як окремої соціально-професійної групи, урізноманітненням їх інформаційних потреб, становленням особливої управлінської та інформаційної культури у використанні інформаційних ресурсів для прийняття обґрунтованих рішень у системі державного управління.
Основні закономірності й принципи професіоналізації фахівця з документно-інформаційного забезпечення органів державного управління поєднуються та взаємоузгоджуються на основі таких концептів: інформаційно-комунікативна природа системи державного управління, професіоналізація державної служби, управлінська інформація як основа прийняття рішень.