Соціологія
4.3. Засади управління організацією
Як і функції управління, засади управління організацією вперше були сформульовані Анрі Файолем. Він був глибоко переконаний, що успіх роботи кожної установи залежить, передусім від того, як організована в ній робота. На основі результатів багаторічних досліджень (а це понад 50 років) Файоль прийшов до висновку, що такими засадами є:
• Розподіл праці. Файоль попереджав, що не слід розподіл праці ототожнювати з професійною спеціалізацією, її деталізацією. Розподіл праці визначається видами діяльності організації. Це потрібно для того, щоб максимально реалізувати поставлені перед організацією завдання.
Існує декілька видів розподілу управлінської праці, зокрема: функціональний, ієрархічний, технологічний, професійний, кваліфікаційний, посадовий. Усі ці види, в свою чергу, мають відповідну спеціалізацію.
• Авторитет—включає в себе взаємозв´язки, які виникають в процесі виконання керівником своїх повноважень і його відповідальність за все, що діється в організації. Відповідальність є результатом влади. Поки ти її не маєш, твоя відповідальність обмежена сферою твого "Я". Коли тебе призначено чи обрано керівником, твоє "Я" поширюється на інших членів організації. У межах чинного законодавства, на засадах раціональності, ти вимагаєш від своїх підлеглих виконувати те, що вимагають настанови.
Людина, яка слідує високим моральним засадам, завжди буде виконувати свої посадові обов´язки не тільки сумлінно з точки зору службових приписів, а й бачити за цими приписами іншу людину. В діяльності керівника моральні засади повинні в житті наповнювати службові параграфи людяністю, гуманізмом, теплотою.
• Повноваження. Кожен керівник, щоб ефективно працювати, повинен мати певні повноваження. Відповідальність керівника повинна бути прямо пропорціональною його повноваженням. Не можна вимагати від керівника відповідальності більше ніж це визначено наданими йому повноваженнями,
• Дисципліна — це своєрідний важіль, завдяки якому все вирішується без зайвих нагадувань, вказівок і т. д. Організація тоді виступає як єдиний організм, коли всіма її членами свято дотримуються встановлені положення.
Дисципліна передбачає послух і повагу. Вона дає тоді ефект, коли норми і правила, які регламентують дисципліну, є обов´язковими для всіх без винятку. У випадку порушення дисципліни загальне благо підприємства вимагає застосування кари, яка повинна запобігти в майбутньому подібних випадків. Досвід і такт керівника перевіряються саме тут, яку він кару застосує: нагадування, попередження, штраф, відсторонення від виконання працівником його обов´язків, усунення від роботи. Слід завжди враховувати індивідуальні риси даної особи і обставини, в яких відбулося те чи інше порушення.
Підсумовуючи сказане, зазначимо, що дисципліна — це є внутрішня повага до діючих правил стосовно послуху, уваги, працьовитості і зовнішнього прояву пошани. Контролером дисципліни повинен бути не керівник-функціонер, а створена ним організаційна культура, її правова норма. Контроль, по суті, повинен бути не підсумковим, а процесуальним, що забезпечує гарантію передбачуваної організаційної поведінки працівників, їх самодисципліну.
• Єдність розпоряджень. Згідно з думкою А.Файоля, кожен член організації повинен чітко знати, хто є конкретно його керівником і кому він повинен складати звіти про результати своєї діяльності. Дифузійний характер підлеглості "розсіює" відповідальність членів організації, тому що невідомо, чиї розпорядження слід виконувати в першу чергу, а чиї здійснюються на засадах "ввічливості".
Як зазначають економісти і соціологи, засада єдності розпоряджень корінним чином відрізняється від принципу авторитарності. Попри жорсткість вимог в системі "керівник—підлеглий", засада єдності розпоряджень передбачає чуйне ставлення до підлеглого, а з боку останнього — людську пошану до свого керівника.
• Єдність керівництва. Згідно з цією засадою, кожна група в організації повинна мати одного керівника і єдиний план дій. Зовні ця засада подібна до засади єдності розпоряджень, але якщо остання стосується виключно управління людьми, то єдність керівництва стосується управління людьми і процесами їх діяльності.
Керівник зобов´язаний забезпечити організацію матеріалами, необхідними програмами, планами, а також здійснювати контроль за їх виконанням. При цьому плани, програми і т. д. повинні бути розроблені відповідно до загальних планів вищої організації.
• Ієрархія. В управлінні повинна бути чітко, добре "відшліфована" структура керівництва. Якщо члени організації навчились добре виконувати свої функції, окремі ланки цієї структури можна ліквідувати. Скорочення дає Позитивні результати, окрім того, заощаджує фінансові ресурси. І, навпаки, збільшення кількості керівних кадрів веде до зниження ефективності роботи управлінського апарату. Навіть за ретельного визначення обов´язків кожного керівника надмірна кількість управлінців часто вносить елементи плутанини у діяльність підзвітних їм структур.
• Порядок. І в матеріально-речовинних, і в соціальних сферах все повинно бути на відповідному місці і в відповідний час. Гасло Файоля: "Чітко визначене місце для кожної речі і кожна річ на своєму місці; чітко визначене місце для кожної особи і кожна особа на своєму місці".
Як зазначає Б.Гаєвськнй, адміністрація, укладаючи трудову угоду з працівником, повинна домовлятись не про якісь довільні пункти спільної діяльності, що створені в розрахунку на певний час, на певну ситуацію, підписувати режимний документ, на виконання якого працівник ішов би свідомо, подібно до статутних відносин в армії. Це жорстке порівняння ні в якому разі не повинно бентежити обидві сторони, оскільки мова йде про таку режимну організацію праці, про той її рівень, коли йдеться про свободу особистості, гуманістичний режимний порядок, що виключає адміністративний диктат, який завжди має тенденцію зазіхати на її свободу. Тут режимна організація праці і порядок постають вже як досягнення управлінської цивілізації.
• Згуртованість. "В єдності сила, — пише А.Файоль. — Ця приказка повинна бути добре усвідомлена і сучасним керівництвом підприємства. Гармонія, єдність персоналу — це ті частини, які дають силу підприємству".
Іноді в організаціях спостерігаються сварки, непорозуміння. Все це руйнує організаційну культуру. Деякі керівники, щоб відвернути увагу від свого невміння управляти, сіють незгоду між членами організації. Такий керівник є випадковою людиною в системі управлінського апарату. "Треба мати справжній талант, щоб вміло координувати зусилля, підтримувати запал, уміння людей, щоб достойно нагороджувати заслуги кожного працівника, але так, щоб не розбуджувати заздрості в інших і не руйнувати гармонію добрих взаємостосунків між людьми".
• Ініціатива. Ініціатива залежить від двох чинників: від самого члена організації і разом з тим від керівника цієї організації. Якщо останній чомусь не зацікавлений (заздрість до творчо налаштованої людини, побоювання зайвих клопотів тощо) в проявах ініціативи людей, реалізувати її дуже і дуже важко. Але стимулювання ініціативи чи її гальмування не повинно бути бажанням керівника. "Керівник повинен вміти відмовитись від власних амбіцій для того, щоб його підлеглі могли отримати задоволення від взятої на себе ініціативи".
• Стабільність колективу. Вивчаючи причини плинності кадрів, Файоль прийшов до висновку, що вона визначається поганим управлінням людьми. Фірму залишають люди, які вважають, і часто цілком справедливо, що їх праця оцінена несправедливо низько. За даними в українських підприємствах нормою плинності кадрів вважається показник, який не перевищує 5%.
• Справедливість і рівність. Всі люди, вважав Файоль, є рівними перед Богом і конституцією. Рівності не може бути в економічному, інтелектуальному житті, але в політичному всі повинні бути рівними. Засада справедливості повинна бути невід´ємною рисою життя організації в сфері розподілу обов´язків, благ, прав. Управлінець, який не хоче чи не може в силу якихось причин бути справедливим, не має морального права керувати людьми. Це визначається самим змістом поняття справедливість. Якщо поняття рівності має більш об´єктивно-суб´єктивний характер, то справедливість — суб´єктивно-об´єктивний. Тож саме від управлінця залежить, який настрій в організації в стосунках поміж її членами.
• Поєднання індивідуальних інтересів із загальними Згідно з цією засадою, управлінський процес повинен враховувати не тільки загальні інтереси, а й інтереси кожного члена організації зокрема. Гасло: "Колектив завжди має рацію" суперечить засаді поєднання індивідуальних інтересів із загальними. Не завжди колектив має рацію, як не завжди ЇЇ має і індивідуум, коли хоче нав´язати свою думку, яка на думку інших членів організації не є достатньо виваженою, слушною.
Працівник почуває себе "посвяченим" в організацію тоді, коли він ототожнює себе з останньою і відчуває певний емоційний зв´язок з нею. Тісне поєднання індивідуального інтересу з загальним робить "сильним" — ототожнення і відчуття співробітником своєї причетності до організації, що в свою чергу активізує його поведінку в прагненні допомогти організації, створює корпоративний дух, поєднує колективи.
• Справедливість винагород. У межах цієї засади Файоля, як зазначають соціологи і економісти, в менеджменті існує певна ідеологія:
а) людині потрібно обов´язково платити за її працю;
б) платити слід трохи більше, але ні в якому разі не менше, тоді у людини буде стимул — працювати краще.
Якщо в суспільстві на ринку праці кваліфікація людини оцінюється високо, вона повинна вище, ніж інші спеціальності, оцінюватись в конкретній фірмі, звичайно за умови, що її суб´єкт працює сумлінно, дисциплінований, націлений на творчість, на самовдосконалення.
• Централізація управління конче необхідна, коли організація знаходиться на першому етапі свого становлення. Але коли всі структури чітко визначені, люди знають свої обов´язки, слід переходити до принципу децентралізації, що передбачає ініціативу, творчі підходи до вирішення проблем.
Закінчуючи працю "Загальні засади адміністрації)", Файоль писав: "На цьому закінчую перелік засад. Не тому, що він вже є вичерпаним, він не маг встановлених меж... Ці засади, які я визначив, часто використовував сам. І тим самим я висловив своє особисте ставлення до них. Чи займуть вони місце в кодексі управління підприємством, який повинен бути встановлений? Це питання вже вирішить громадська думка".
Від часу написання цих слів пройшло більше трьох четвертей століття, але думки і засади, сформульовані Файолем, сьогодні такі ж актуальні, як і на початку XX століття. Свідченням тому є величезна кількість наукових праць з управління, в яких сучасні автори завжди спираються на його високоавторитетне ім´я.