Соціологія: 100 питань 100 відповідей
Які етапи і процедури процесу ухвалення рішення?
В рамках кожної управлінської функції ухвалюються певні рішення, типові для різних функцій управління. Виконання загальних і конкретних функцій управління вимагає ухвалення рішення. Наприклад, при плануванні ухвалюються планові рішення, при організації — організаційні, при мотивації — стимулюючі рішення.
Ухвалення рішення, як і обмін інформацією — складова частина будь-якої управлінської функції. Виконання різних функцій управління можна представити як послідовність відповідних рішень.
Крім того, управлінське рішення зв´язує функції управління, оскільки процес управління, що являє собою послідовну реалізацію функцій управління і направлений на досягнення поставлених цілей, може в цілому розглядатися як ухвалення рішення. Так, планування, як вже раніше наголошувалося, передбачає постановку цілей і вибір альтернатив і заходів щодо їхнього досягнення, організація і мотивація організують головні дії по реалізації ухваленого планового рішення, а контроль передбачає оцінку рівня виконання ухваленого рішення.
Можна говорити, що функція ухвалення рішень виконує в процесі управління особливу роль — вона необхідна для здійснення всіх інших функцій.
Функції управління можна "вписати" в окремі етапи процесу ухвалення рішення. Так, наприклад, на етапі "визначення проблемної ситуації", з якого, власне, і починається процес прийняття рішення, можна виділити функцію планування (роботи на даному етапі треба планувати). Керуючись подібними міркуваннями, можна вести мову про виконання на даному етапі також функцій організації, мотивації і контролю.
Таким чином, має місце взаємне проникнення і взаємозв´язок функцій управління і процедур ухвалення рішень. По суті справи, це важковіддільні один від одного види управлінської діяльності. Знання методів, засобів і процедур процесу ухвалення рішень є не обхідною умовою підвищення ефективності виконання окремих функцій управління, управління в цілому.
Прийняття рішень відбувається в часі, тому вводиться поняття "процес ухвалення рішення", який складається з послідовності етапів і процедур і направлений на розв´язання проблемної ситуації.
Ухвалення рішень — це наука і мистецтво. Часто особа, шо ухвалює рішення, не в змозі проаналізувати і чітко осмислити прийняте рішення. Велике значення при ухваленні рішення відіграє інтуїція.
Усвідомлення процесу ухвалення рішень як логічно впорядкованої сукупності неформальних і формальних процедур вимагає описування технологічної схеми виконання цього процесу, яке дозволяє структурно упорядкувати процес прийняття рішень і вибрати методи, на основі яких раціонально проводиться пошук і ухвалення якнайкращого рішення. Розгляд проблем в суворій логічній послідовності дає можливість плідно поєднувати формальні і естетичні методи в процесі підготовки і ухвалення рішень і добиватися їх більш високої якості.
• Виявлення і опис проблемної ситуації.
Зміни в організації і оточуючому її середовищі, що безперервно виникають, призводять до появи проблемних ситуацій, для вирішення яких і будується система ухвалення рішень.
Проблема — це складне практичне або теоретичне питання, що вимагає вивчення і розв´язання, це невідповідність бажаного (нормативного) і фактичного рівнів досягнення цілей. Гострота проблеми, можливості її ефективного розв´язання залежать від конкретних умов, в яких вона виникла і буде розв´язуватися.
Ситуація — це поєднання умов і обставин, в яких виникла проблема. Проблемну ситуацію характеризує терміновість, необхідність ухвалення рішень, місце в організації і особа, яка повинна ухвалювати рішення.
Виявлення і опис проблемної ситуації дає початкову інформацію для оцінки часу, який є в наявності для ухвалення рішення, і величини ресурсів, необхідних для цього. Оцінка величини ресурсів, необхідних для реалізації прийнятого рішення, здійснюється на подальших етапах процесу ухвалення рішення. Кінцевим результатом прийняття рішення на даному етапі є складання загального списку проблем, що вимагають розв´язання, і стисле описування проблемної ситуації для окремих проблем.
Таким чином, етап постановки завдання повинен дати відповіді на питання: яку проблему і в яких умовах потрібно вирішувати; коли потрібно її вирішувати; якими силами і засобами буде розв´язуватися проблема?
З інформаційної точки зору в процесі ухвалення рішень відбувається зменшення невизначеності. Формулювання проблемної ситуації зумовлює послідовне виконання наступних процедур.
Аналіз проблем, більш глибокий опис умов їхнього виникнення і розвитку проводяться на етапі аналізу проблемної ситуації.
Важливим аспектом вивчення проблемної ситуації є класифікація проблем на зовнішні і внутрішні. Вирішувати зовнішні проблеми прямим чином керівники даної організації не можуть, не можна ж, наприклад, наказати конкуренту облишити ринок або державі змінити у вигідну сторону ввізне мито. Але можуть існувати непрямі методи можливого впливу на розв´язання таких проблем, у тому числі за рахунок внутрішніх можливостей організації (наприклад, підвищити якість продукції, понизити ЦІНИ і т.п.)
Кінцевим результатом робіт на даному етапі вироблення рішення є виявлення так званих базових, кардинальних проблем з детальним описом умов їхнього виникнення і розвитку.
На етапі вироблення пропозицій (гіпотез) здійснюється розробка сценаріїв розвитку ситуації. Під сценарієм розуміється вербально-аналітичне описування існуючого і прогнозованого станів об´єкта дослідження, варіантів розвитку проблемної ситуації. Виявляються і аналізуються сприятливі можливості, а також загрози, що таяться в зовнішньому середовищі, внутрішні умови і можливості розв´язання проблем, ЩО виникли.
На етані визначення цілей формулюються цілі вирішення базових, кардинальних проблем. Цілі повинні мати конкретні формулювання і кількісні характеристики, за якими можна буде судити про ступінь їхнього досягнення. Якщо цілі носять альтернативний характер, то обирається набір цілей, який кладеться в основу подальших дій по пошуку якнайкращого варіанту рішення.
Процес пошуку продуктивного варіанту розв´язання починається з виявлення і повного переліку альтернатив (варіантів рішень, що взаємо виключають один одного). В реальних умовах звичайно розглядаються два-три варіанти рішення, не більше: менше трудомісткість аналізу, менше шансів зробити грубу помилку. Проте і немає шансу ухвалити найбільш продуктивне рішення. Серед них взагалі може не бути якнайкращого. При більшому наборі варіантів рішень з´являється гарантія, шо в їхньому числі є якнайкраще.
Далі починається вибір припустимих альтернатив. Важливо знайти такий спосіб відбору варіантів для ретельного розгляду, який забезпечив би виключення явно нераціональних варіантів дій, шо не задовольняють певним обмеженням. Альтернативи, виявлені на попередньому етапі, ніби пропускаються через фільтр різних обмежень (ресурсних, юридичних, соціальних, морально-етичних та інших).
Завдання знаходження якнайкращого варіанту на цьому етапі розпадається на дві частини. Перше завдання полягає в тому, як з безлічі можливих варіантів відібрати допустимі (домінуючі, раціональні), а друга — в тому, як з порівняно невеликого числа припустимих варіантів вибрати якнайкращий.
На етапі попереднього вибору кращої альтернативи проводиться детальний аналіз допустимих альтернатив з точки зору досягнення поставлених цілей, витрат ресурсів, відповідності конкретним умовам реалізації альтернатив. Кінцевим результатом роботи наданому етапі є винесення судження про переваги альтернатив. Ці дані системними аналітиками представляються особі, що ухвалює рішення по даній проблемі.
Оцінка альтернатив з боку осіб, що ухвалюють рішення, проводиться на основі даних, отриманих на попередньому етапі, і за допомогою будь-якої іншої інформації (додаткових фактів і моментів, не врахованих системними аналітиками), виходячи з своїх переваг. Перевага — це інтегральна оцінка якості рішень, заснована на об´єктивному аналізі, здійсненому системними аналітиками, і суб´єктивному розумінні цінності, ефективності варіантів рішень з боку особи, що ухвалює рішення.
Експериментальна перевірка альтернатив характерна для ухвалення рішень в області науково-технічної діяльності. В області управління як приклад можна назвати ринкове тестування нового продукту, експериментальну перевірку різних варіантів організаційної структури управління, систем оплати праці і преміювання, організації контролю. Кінцевим результатом даного етапу є отримання додаткової експериментальної інформації, необхідної для остаточного формування думки про перевагу певного варіанту рішення.
Вибір єдиного рішення проводиться на основі експериментальної перевірки, з урахуванням інформації, представленої системними аналітиками. У ряді випадків можливе узгодження рішення з вищепоставленим керівництвом.
• Далі здійснюється діяльність по реалізації ухваленого рішення, що включає визначення етапів, термінів і виконавців ухваленого рішення, стимулювання їхньої ефективної роботи, координацію і контроль виконання рішень.
Кінцевим результатом реалізації рішення є досягнення поставлених цілей в установлені терміни в рамках відпущених ресурсів.
Таким чином, можна виділити декілька стадій формування управлінських рішень:
- розпізнати і визначити проблему і необхідність рішення;
- встановити критерії рішення;
- визначити пріоритети, значення і обмеження критеріїв;
- зібрати необхідну інформацію і факти;
- розробити і оцінити альтернативні варіанти;
- вибрати якнайкращу альтернативу;
- досягти поставлених цілей.