Паблік рілейшнз
Підготовка ПР-кампанії
Ефективне здійснення ПР-кампанії вимагає загальних підходів, єдиних методик, чітких рекомендацій в базових координатах, певної повторюваності елементів і можливості тиражування результатів. Без цього не може відбуватися жодна професійна діяльність. Процес підготовки і здійснення ПР-кампанії спрощено виражають формулою RACE: RESEARCH (дослідження) — аналіз, вивчення; ACTIO (дія) — розроблення програми, кошторису; COMMUNICATIO (спілкування) — реалізація програми комунікацій; EVALUATIO (оцінювання) — контроль, аналіз результатів, коригування програми. Цю формулу можна розгорнути в більш детальну технологічну схему, яка передбачає такі етапи:
1. Одержання замовлення. ПР-кампанія завжди починається із замовлення або отримання завдання. Цей етап передбачає уміння фахівців знайти потенційного замовника і переконати його в необхідності ПР-кампанії. Здійснення її є свідченням професіоналізму ПР-фірми чи ПР-структури, ПР-фахівця. Отримати замовлення можна кількома способами:
а) самостійний пошук замовлення. Такий підхід передбачає організацію регулярних зустрічей з потенційними замовниками; участь у конференціях, семінарах та інших заходах; контакти з представниками інших ПР-фірм; участь у тендерах і конкурсах на кращий ПР-проект; вивчення реклами і повідомлень ЗМІ про відкриття нових підприємств, суспільно-політичні акції та іншої подібної інформації; поширення рекламно-інформаційних матеріалів про свою ПР-фірму, її спеціалізацію, спектр і якість послуг.
Потенційному замовнику можна підготувати коротку (до двух сторінок) добре оформлену пропозицію про послугу. Відправивши таку пропозицію адресату, бажано приблизно через тиждень з´ясувати по телефону ставлення до неї. За позитивної реакції необхідно продовжити контакти. До зустрічі з потенційним клієнтом важливо попередньо вивчити його проблеми, створити сприятливу атмосферу переговорів з ним.
Під час першої розмови представника потенційного замовника, як правило, цікавить, хто є постійними клієнтами ПР-фірми, який її досвід у цій сфері діяльності і чи має вона можливості щодо налагодження зв´язків з державними та управлінськими органами, засобами масової інформації, скільки коштуватиме організована і здійснена нею ПР-кампанія. Тому потрібно бути готовим ознайомити співрозмовника з досвідом ПР-фірми, практикою складання кошторисів, надати детальну інформацію про умови і терміни майбутньої роботи.
У процесі попередньої роботи замовник може запропонувати влаштувати в нього своєрідну презентацію, яка б засвідчила компетентність ПР-фірми, що цілком прийнятно на цьому етапі взаємодії. Однак вже тоді йому слід пояснити, що не варто очікувати рекомендацій, якщо він не збирається за них платити. Можна навіть включити до угоди умову про їх оплату, адже розроблення детальних пропозицій вимагає значного часу і чималих зусиль. Крім того, замовник має чітко уявляти, що на початку кампанії ПР-фірма зосередиться на вивченні його потреб, тому їй будуть необхідні різноманітні відомості, отримання яких залежатиме від його готовності надати таку інформацію, взаємодії персоналу фірми (організації) замовника і ПР-фірми. За таких умов обидві сторони працюватимуть злагоджено, що позитивно позначиться на результатах.
Під час попередньої роботи ПР-фірма має продемонструвати своє бачення проблем замовника, а також орієнтованість на задоволення його потреб. Важливо також спільно конкретизувати мету замовника, адже не завжди він може її чітко сформулювати. Розкриваючи, аргументуючи суть своєї пропозиції, ПР-фірмі не слід очікувати швидкого порозуміння, оскільки певний час замовнику не вистачатиме достатніх доказів ефективності майбутньої роботи. На цьому етапі не повинно бути великих пауз у спілкуванні, скільки б часу воно не тривало;
б) реалізація ПР-кампанії за пропозицією замовника. У такому разі ПР-фірмі не слід переконувати замовника в доцільності, меті і завданнях кампанії, хоч певні корективи вона може йому запропонувати. Не доведеться їй переконувати замовника у своїй компетентності, оскільки свій вибір він уже зробив. Однак всі дії повинні підкреслювати солідність ПР-фірми і відповідальність її працівників. Вибір замовником ПР-фірми залежить від її визнання на ринку ПР-послуг, творчого підходу у взаємодії з клієнтом і розв´язанні властивими паблік рілейшнз засобами його проблем, кваліфікованості, обов´язковості і точності у виконанні робіт, авторитету і досвіду її працівників;
в) виконання ПР-підрозділом фірми (організації) завдання керівництва. Було б краще, якби ПР-підрозділ сам ініціював проведення ПР-кампанії, беручи за основу загальну стратегію фірми (організації), її конкретні плани, зважаючи на оперативну ситуацію. За таких обставин можливе часткове використання загальної методики при підготовці та обговоренні пропозиції. Іноді ідея проекту може виникнути під час ділових розмов, виступів тощо. Однак завжди потрібна для цього налаштованість замовника на перспективу і його готовність оплатити роботу. Практика свідчить, що замовники здебільшого сподіваються одержати швидкі й ефективні результати без значних фінансових затрат.
2. Визначення мети ПР-кампанії. З´ясування специфіки ситуації, в якій опинився замовник, факторів, що спричинили її, термінів проведення кампанії та суми коштів, яку замовник готовий витратити на неї найкраще починати бесідою з першим керівником, під час якої визначають її конкретну суть, а також предмет і мету майбутніх змін. Для цього ПР-фахівцям доводиться ставити своїм співрозмовникам питання, які дають змогу визначити зміст основних турбот фірми (організації) та її керівництва і їх бачення.
На цьому етапі ПР-фахівець долає чималі психологічні труднощі, оскільки у спілкуванні із замовниками він змушений виконувати роль людини, яка знає більше, ніж вони. Та якими б не були обставини, слід з´ясувати, чого замовники очікують від ПР-кампанії. Найчастіше це стосується просування товарів (послуг) на ринок; поліпшення інформованості ключових співробітників або аудиторій; підвищення ефективності корпоративних відносин; вдосконалення комунікацій із суб´єктами зовнішнього середовища (органи влади, акціонери, фінансові установи); поліпшення репутації фірми (організації) або її керівника; розв´язання певних політичних завдань.
Обговорюючи мету і завдання ПР-кампанії, важливо досягти порозуміння із замовником у тому, що вона he тільки покликана реалізувати конкретні прагматичні завдання, а й стати складовою комплексних зусиль щодо досягнення більш широких і значних цілей.
3. Попереднє планування ПР-кампанії. Його здійснюють після визначення базової мети. Попередній план є основою для подальшої роботи. Його слід узгодити із замовником, що бажано засвідчити офіційно (формально), аби надалі не виникало непорозумінь щодо доцільності конкретних дій.
4. Формування бюджету ПР-кампанії. Залежно від масштабу робіт, передбачених попереднім планом, визначають бюджет (кошторис) ПР-кампанії. Завдяки цьому обидві сторони точно уявлятимуть майбутню роботу, розроблятимуть її детальний план, плануватимуть ресурси.
Виділені на ПР-кампанію кошти розподіляють на здійснення певних етапів робіт у таких пропорціях:
а) попереднє обґрунтування завдань ПР-кампанії — 5%;
б) дослідження умов, формулювання концепції, розроблення плану і кошторису ПР-кампанії — 10%;
в)реалізація ПР-кампанії — 60%;
г) аналіз ефективності, кореляція ПР-кампанії, підсумовування результатів — 15%;
ґ) резерв — 10% .
Залежно від домовленостей із замовником і завдань ПР-кампанії кошти можуть бути розподілені і в інших пропорціях.
Замовникові бажано подати на розгляд кілька варіантів попереднього плану і бюджету, щоб він міг обрати прийнятний для себе варіант. Завдяки цьому ПР-фірма уникне необхідності подальшого доопрацювання цих документів. А участь замовника у виборі плану дій певною мірою зробить і його відповідальним за результати загальної роботи. Такі документи, як правило, необхідно подавати і на тендери.
5. Підписання угоди. Цей етап роботи настає після одержання замовлення, перших переговорів, узгодження попереднього плану і бюджету ПР-кампанії. Оскільки вона передбачає досягнення конкретного результату, його необхідно чітко обумовити і зафіксувати в угоді, а також вказати суму витрат (у т. ч. на підготовчо-дослідну роботу) і порядок фінансування. Укладення угоди є підставою для реалізації наступних етапів ПР-кампанії.
6. Проведення досліджень. Після визначення загальної мети ПР-кампанії, підписання угоди й одержання авансу необхідно ретельно проаналізувати стан справ на фірмі (в організації), без чого неможлива подальша компетентна робота. При цьому замовник повинен бути готовим надати вичерпну і достовірну інформацію про свої справи, в іншому разі йому не слід розраховувати на ефективну ПР-кампанію.
Кожна ПР-акція, як відомо, має орієнтуватися на обслуговування потреб, інтересів клієнтів, а не їх показних чи прихованих амбіцій, які іноді можуть суперечити законодавству, суспільній моралі. Якщо клієнт пропонує проводити, наприклад, прес-конференцію, то це ще не означає, що її обов´язково влаштовувати, оскільки навіть найкраща прес-конференція не завжди сприятиме досягненню мети. Тому передусім необхідно заздалегідь визначити цільовий орієнтир замовника. Далі до роботи залучають фахівців з реклами, маркетологів, психологів, менеджерів та ін.
На підготовчому етапі ПР-фірми застосовують такі види досліджень:
а) кількісні дослідження. їх використовують для вивчення ринку, аналізу конкретних даних (віку, статі, місця проживання, соціально-економічного статусу споживачів, клієнтів), а також статистичних відомостей про фірму (організацію). Такі дослідження сприяють пізнанню подій, що відбуваються, ситуації, що виникла, з´ясуванню і прогнозуванню їх можливого розвитку;
б) якісні дослідження. Вони пояснюють, чому і як відбуваються певні події, процеси. Завдання їх полягають більше в розумінні, ніж в описі; поясненні, ніж в аналізі; інтерпретації, ніж у вимірюванні; виробленні
загальної стратегії, а не в плануванні. Вони ґрунтуються на знаннях із психології, гнучкому підході, індивідуальній методології і орієнтовані на задоволення специфічних потреб замовників.
Загалом у якісних дослідженнях використовують гіпотези, думки. Цінність їх полягає в зосередженні уваги на явищі, тлумаченні його. Це забезпечує генерування нових ідей, пошук небуденних шляхів розв´язання проблем.
Під час їх проведення інформацію, що стосується певного параметра, черпають із багатьох джерел за допомогою різних методів. Здебільшого з цією метою використовують аналіз повідомлень внутрішніх і зовнішніх засобів масової інформації, соціологічні опитування та ін.
Далі здійснюють аналіз внутрішньої інформації. Для цього необхідно мати гарантовані домовленості з вищим керівництвом фірми (організації) про доступ до неї і використання її. Дуже плідними є в цьому процесі неформальні комунікації. Для отримання внутрішньої інформації вдаються до опитувань (письмових або усних), в т. ч. експертних, а також інтерв´ю. У цій справі важливо дібрати компетентних експертів із середовища менеджерів, представників громадських організації, іноді — клієнтів, у процесі взаємодії з якими можна побачити ситуацію на фірмі (в організації) з різних точок зору.
Однак за прямого опитування не можна отримати всієї інформації. Тому потрібно ініціювати нетрадиційні форми спілкування, які можуть відкрити приховані від стороннього ока факти, але при цьому важливо неухильно дотримуватися вимог абсолютної анонімності та коректності.
Одним із методів збору інформації є робочі наради. Завдяки спостереженню за ними можна сформувати думку про особливості їх проведення, поведінки учасників, ознайомитися з певними рішеннями, пропозиціями. Іноді можна змоделювати з дослідницькою метою нараду, яку замість керівників проводитиме запрошений модератор (лат. moderator — той, що стримує) — особа, яка забезпечує посередництво у публічному обговоренні певної проблеми.
Цікавим для аналізу зовнішнім матеріалом можуть бути різноманітні документи, статті про загальну політичну, економічну, соціальну, науково-технічну ситуацію в галузі (регіоні); документація конкурентів; каталоги виставок; спеціалізовані журнали тощо.
Не менш важливо постійно відстежувати події, що відбуваються на фірмі (в організації). Плідним щодо цього буде вивчення оголошень; огляд інтер´єру; зустрічі з працівниками; спостереження за перебігом робочого дня, системою формальних і неформальних стосунків, обідніми перервами, різноманітними зібраннями, неформальними групами.
Результатом аналізу мають бути ідентифіковані проблеми фірми (організації)-замовника, а також достовірні і систематизовані відомості про особливості економічних і соціальних умов діяльності у галузі (регіоні) та інтересів замовника; стан виробничих і соціально-психологічних відносин на фірмі (в організації); рейтинг фірми (організації); ставлення суб´єктів зовнішнього середовища до фірми (організації); стан законодавства, яке безпосередньо регулює діяльність фірми (організації). На цій підставі формулюють міркування, пропозиції щодо майбутньої стратегії фірми (організації), моделей поведінки працівників з урахуванням внутріфірмових традицій і норм, внутрішнього клімату, ключових аудиторій, на які необхідно впливати, потрібних для цього ресурсів і вузлових заходів, а також пропонують конкретний план реалізації стратегії з формулюванням передбачуваного результату.
Для успішної реалізації таких проектів необхідно, щоб замовник був повністю переконаний в актуальності запланованих змін. Очолювати роботи щодо реалізації проекту має керівник фірми (організації), залучаючи до справ відповідні підрозділи і служби. Тому перед початком реалізації проекту бажано з´ясувати, яким буде співвідношення втрат і здобутків внаслідок його здійснення; що може статися при відмові від нього. Така інформація допоможе знайти правильні відповіді на питання, які стосуються доцільності реалізації ПР-кам-панії, забезпечить необхідними аргументами для переконання скептиків чи опонентів.
Під час проведення досліджень важливо продовжувати спілкування з керівництвом і співробітниками фірми (організації), що дасть змогу порівняти одержані фахівцями ПР-фірми спостереження з їхніми уявленнями. При цьому бажано нікого не посвячувати у результати досліджень і ймовірні плани, бо при остаточному їх узгодженні потрібно буде пояснити відхилення від попередніх версій.
Процес ідентифікації, оцінювання проблеми значною мірою залежить від ефективності зворотного зв´язку у спілкуванні із замовником, адже без з´ясування його ставлення до існуючого стану справ, передбачуваної роботи неможливо виробити й узгодити загальні підходи. За будь-яких обставин необхідні висока кваліфікація, сумлінність виконавця, довіра замовника до нього, його бачення проблеми і шляхів її подолання.
7. Розроблення документів ПР-кампанії. Результати аналізу викладають спершу в усній розмові із замовниками, а згодом у письмовій формі. Підготовка документів охоплює такі етапи:
а) складання підсумкової довідки. Структурними складовими її мають бути: експозиція (преамбула, вступ); загальна оцінка ситуації (проблеми); загальні цілі ПР-кампанії, які випливають з аналізу ситуації; концепція ПР-кампанії і її проблемно-тематичні (проблемно-функціональні) напрями; огляд засобів реалізації ПР-кампанії (преса, виставки тощо); передбачуваний концептуальний результат від її здійснення.
Важливе значення має форма довідки. Текст її повинен бути охайним, грамотним і добре сприйматися. Для цього документ структурують на розділи з підзаголовками, підкресленнями та іншими зовнішніми елементами, які виокремлюють головне, допомагають уникати повторів, сприяють концентрації матеріалів;
б) розроблення концепції ПР-кампаній. Добре підготовлена концепція має ґрунтуватися на результатах досліджень і враховувати засоби і ресурси, які потрібно задіяти для її реалізації. Це особливо відповідальний етап роботи, адже затверджена концепція є основою для перевірки ефективності ПР-кампанії.
Ефективним методом цієї роботи є мозкова атака — організований процес генерування ідей у результаті безперешкодного і відкритого обговорення проблем. Починають її з формулювання проблеми або теми. Ведучий просить усіх по черзі висловити свою думку, не вдаючись до критичних зауважень. Для продукування нових ідей він ставить стимулюючі запитання. Висловлені ідеї фіксують, потім з них обирають 1—2 найвдаліші;
в) розроблення робочого плану. Цю роботу здійснюють на основі цільових завдань. План повинен містити найменування акції, термін її проведення, необхідні витрати, ресурси і технічні засоби. Важливими його
елементами є докладний опис цілей ПР-кампанії; визначення ключових аудиторій і методів впливу на них; формулювання основних гасел для кожної аудиторії; принципи вибору засобів для роботи з ключовими аудиторіями; заходи щодо роботи з управлінськими структурами для здобуття їх підтримки; методи контролю за реалізацією ПР-кампанії; опис ймовірних ризиків у процесі реалізації ПР-кампанії і способи запобігання їм; можливість кореляції ходу ПР-кампанії; критерії оцінювання її ефективності.
При розробленні плану не слід обмежуватися загальними фразами, які можуть бути прийнятними в концепції, а необхідно використовувати чіткі положення, які передбачають можливість контролювання результатів. Завершений план передають для вивчення і внесення коректив керівництву фірми (організації), яке може по-різному відреагувати на нього загалом чи на окремі його положення. Як правило, гарантією успіху є змістовність робочого плану, його точність і професіоналізм. При обговоренні плану фіксують основні позиції, розподіляють обов´язки. На цьому етапі важливо, щоб замовник зрозумів свою відповідальність за майбутні зміни.
Підготовчий і дослідний етапи є досить трудомісткими і дорогими. Тому нерідко буває, що висока ціна, а також недовіра до результатів досліджень, невпевненість у доцільності ПР-кампанії зупиняють замовника. Знаючи це, ПР-фірми здебільшого проводять дослідження за собівартістю. Однак без достовірних, глибоких і всебічних результатів досліджень вони не можуть починати розроблення і реалізацію ПР-кампанії;
г) складання кошторису. У цьому документі визначають загальну суму, поетапні витрати і систему оплати. Клієнтові необхідно надати детальний опис робіт, щоб він міг чітко уявити окремі вузлові елементи і весь технологічний ланцюг. Передбачаючи, наприклад, публікації, потрібно починати з розроблення їх теми та ідеї, визначення переліку видань, у яких вони друкуватимуться. Для цього слід провести переговори з редакторами, забезпечити написання матеріалів і їх варіантів для різних видань, розіслати матеріали і відповіді на можливі запитання редакторів. Детальне планування усіх робіт надасть об´ємності плану і всій кампанії, внаслідок чого більш вмотивованою сприйматиметься сума витрат на неї.
8. Реалізація ПР-кампанії. Для цього необхідно подбати про ефективне використання всіх наявних засобів відповідно до наміченого плану.
Залежно від обсягу роботи, кількості її учасників та інших параметрів обирають систему здійснення ПР-кампанії. Якщо ПР-фірма одночасно супроводжує кілька проектів, бажано, щоб кожен з них очолював відповідний менеджер. Він повинен бути уповноважений приймати самостійні рішення, залучати інших співробітників (штатних і запрошених) для реалізації окремих елементів ПР-кампанії. Заходи ПР слід здійснювати, як органічну частину звичайного управління.
Під час здійснення ПР-кампанії важливо встановити конструктивні відносини з ПР-працівником фірми (організації) або співробітником, якому доручений зв´язок з ПР-фірмою. Він має бути докладно поінформований з усіх питань співпраці, але не рекомендується нав´язувати йому готові рішення, які належать до сфери його компетенції.
Для роз´яснення завдань, змісту, мети ПР-кампанії необхідно створити комплект базових документів, який би охоплював усі її аспекти, був добре структурованим, що є запорукою оперативного пошуку потрібної інформації. У ньому вміщують глибокі аналітичні матеріали, короткі, змістовні, вправно написані повідомлення, в т. ч. для ЗМІ, і рекомендації щодо здійснення передбачених заходів.
Проведення ПР-кампанії слід супроводжувати належною інформаційною підтримкою на фірмі (в організації) замовника. Будь-які зміни майже завжди болісно сприймаються людьми, адже багатьом із них доводиться переглядати своє ставлення до роботи, можливо, змінювати її режим, форми взаємодії з колегами. Дізнавшись про заплановані зміни, люди нерідко створюють опір їм. Тому працівники ПР-фірми повинні дібрати надійні аргументи, щоб ці люди мали змогу пізнати суть майбутніх змін, збагнути їх переваги. Таку інформацію краще надавати через одну авторитетну і впливову людину, здатну вести діалог. До цієї роботи можна залучити профспілкового лідера. Та не обов´язково прагнути, щоб усі стали активними прихильниками нових ідей. Необхідно передусім знайти лідерів громадської думки, виокремити групу осіб, налаштованих на позитивне сприйняття нового, налагодити співпрацю з ними, а решта з часом приєднається до них.
Визнанню суті, ідей ПР-кампанії сприятиме створення і використання фірмового стилю. Його елементи (девіз, логотип, кольори) можна використовувати на всіх документах і в інших випадках.
На всіх етапах реалізації ПР-кампанії керівник фірми (організації) повинен бути поінформований щодо перспективних і поточних справ. Цього можна досягти, сформувавши систему постійної взаємодії ПР-фірми з керівництвом фірми-замовника і налагодивши оперативне взаємоінформування, спільні засідання. Важливо також досягти конструктивних особистісних відносин між керівниками.
7. Підсумовування результатів ПР-кампанії. Успішність ПР-кампанії залежить від точності сформульованої мети, правильного визначення ключових аудиторій, адекватного вибору засобів її реалізації і моніторингу змін, які відбуваються під впливом здійснюваних заходів.
Про результативність ПР-кампанії можуть свідчити:
—аналіз використання запланованих засобів і здійснення відповідних акцій;
—проміжні виміри ефективності окремих елементів ПР-кампанії;
—аналіз матеріалів ЗМІ;
—аналіз ефективності функціонування фірми (організації);
—вивчення динаміки розвитку громадської думки, уявлень управлінських та інших структур про фірму (організацію);
—вивчення динаміки звертань до фірми (організації), надісланих їй замовлень;
—результати опитувань партнерів, виборців, замовників, споживачів;
—дослідження соціально-психологічного клімату та інших показників усередині фірми (організації);
—визначення рейтингу керівника фірми (організації);
—дослідження реакції співробітників фірми (організації) на матеріали ЗМІ;
—бесіди у колективі, групах за інтересами (фокус-групах).
Для з´ясування ефективності ПР-кампанії беруть до уваги обсяг і характерні особливості підготовлених інформаційних продуктів, перелік осіб (організацій, ЗМІ), які їх отримали, а також кількість тих, хто відреа-гував на отриману інформацію. Певний матеріал для висновків дасть вивчення учасників спеціально організованих презентацій, прес-конференцій, круглих столів тощо; органів ЗМІ, які розмістили одержану інформацію або підготували власні матеріали після участі в заходах; членів цільової аудиторії, які змінили своє ставлення і інтереси (потреби, цінності) відповідно до очікувань до фірми-замовниці ПР-акції, здійснили бажані для замовника дії.
Ефективним методом оцінювання ПР-кампанії є порівняння витрат: якщо клієнти вкладають кошти в ПР-акції, значить вони бачать користь у цьому.
Іноді навіть за детального, на перший погляд правильного, планування ПР-кампанія не дає бажаного результату. Тому ще задовго до її завершення слід періодично заміряти її проміжну ефективність, порівнювати з планованою за основними параметрами, встановлювати відхилення від них, за необхідності вносити корективи, для чого використовують кошти з резерву. Необхідність проміжних вимірювань обумовлена неможливістю цілком покладатися на план, адже реалії життя постійно змінюються, спонукають до внесення коректив, без яких неможливо досягти очікуваного результату. За таких обставин доцільно розширити коло зацікавлених осіб, переглянути настанови, зорієнтуватися на іншу ідею тощо.
При підсумовуванні результатів ПР-кампанії потрібно мати на увазі, що в процесі її здійснення могли зазнати змін мотиви діяльності, професійна поведінка, ставлення співробітників до фірми (організації), а також ставлення до неї суб´єктів зовнішнього середовища, громадської думки. Водночас слід пам´ятати, що ПР-кампанія не дає негайного результату і не приносить швидкої вигоди.
10.Складання звіту про ПР-кампанію. Цей документ завершує роботу. Він має бути добре підготовленим, охайно оформленим, супроводжуватися добіркою всіх публікацій та інших матеріалів. У ньому фіксують результати всієї ПР-кампанії, рекомендації на майбутнє. Не виключено, що вони стануть основою для подальшого співробітництва. Та навіть якщо замовник надалі не працюватиме з ПР-фірмою, звіт не раз стане йому в нагоді.
11.Проведення остаточного розрахунку. Підставою для цього є завершення всієї роботи щодо ПР-кампанії, надання звіту. Доречною буде на цьому етапі бесіда з керівником фірми (організації) про досвід, враження від роботи, перспективи, які відкриває здійснена ПР-кампанія. Така зустріч повинна спонукати керівника фірми (організації) до розв´язання вже нових проблем, оскільки процес розвитку, вдосконалення є безперервним. Тому ПР-кампанії великих і успішних фірм (організацій) тривають упродовж багатьох років.
Справжній авторитет ПР-структур, виконання ними фахового призначення і соціальної ролі залежать не лише від того, наскільки якісно проведено дослідження середовища здійснення ПР-кампанії, визначено основні завдання і сплановано її зміст, а передусім від досягнення результату коректними за всіма критеріями способами.