Паблік рілейшнз
3.4. Матеріально-технічне і фінансове забезпечення ПР-діяльності
ПР-діяльність залежить від матеріально-технічного її забезпечення. Основним обладнанням, яке використовується ПР-фірмами і ПР-фахівцями, є засоби оргтехніки (персональні комп´ютери, копіювальні прилади, сканери, відеоапаратура, магнітофони, диктофони), програмні продукти, засоби зв´язку, нерідко — обладнання для участі у виставках тощо. В організації його роботи важливу роль відіграють не тільки поліфункціональність, надійність, а й захищеність інформації від несанкціонованого доступу.
Фінансове забезпечення ПР-діяльності залежить від об´єкта, характеру і спрямованості завдань, витраченого часу і кількості залучених до співпраці людей. Оскільки ПР-фірма живе за рахунок доходів, вона повинна мати чітку й обґрунтовану систему оплати за виконані роботи.
Традиційно кошторис конкретного ПР-проекту складають на основі одного з таких підходів:
а) визначення обсягу роботи на основі виділених замовником коштів і розцінок ПР-структури на певні види діяльності;
б) складання плану і кошторису проекту за обумовленими розцінками і відповідно до завдання замовника щодо його змісту, строків реалізації, очікуваних результатів.
На початку співпраці важливо чітко обумовити залежність системи оплати від обсягів та характеру виконаної роботи. На практиці до ПР-фірм часто звертаються з пропозицією розробити певні ПР-програми, що потребує немало часу, організаційних та інтелектуальних зусиль, а потім відмовляються від її реалізації і від оплати. Тому в угоді слід визначити етапи виконання робіт і їх оплату. Такими етапами, як правило, бувають: проведення досліджень, розроблення концепції і реалізація програми.
Якщо ПР-фірму запрошують до співпраці на тривалий термін, вона може призначати оплату у формі фіксованого попереднього гонорару; попереднього гонорару і щомісячної оплати за витрачений час на основі погодженого тарифу (за годину або за день); основної щомісячної оплати за виконання затвердженої програми з доплатою за додаткові роботи. Адміністративні, матеріальні та інші витрати включаються у вартість і додаються до основної оплати. Оплату праці окремого ПР-фахівця здебільшого здійснюють погодинно, за видами робіт, за кінцевим результатом.
При укладенні угоди не завадить обумовити можливість і принципи розподілу заощаджених при достроковому виконанні роботи коштів, можливе уточнення витрат у процесі виконання робіт або після їх завершення.
Розцінки за годину, окремі види роботи встановлюють ПР-фірма, ПР-фахівець з урахуванням всіх обставин. Загальна оплата роботи складається з оплати праці ПР-працівників, допоміжного персоналу; витрат на оренду приміщення, комунальні послуги, обладнання, засоби зв´язку; оплати авторам статей, прес-релізів та інших інформаційних матеріалів; оплати поліграфічних робіт, виготовлення відео-, аудіопродукції, придбання потрібних матеріалів; оплати проведених заходів, витрат на відрядження та ін.
ПР-підрозділи фірми (організації) працюють на бюджетній основі, мають штатний розклад, кошторис і погоджені з керівництвом плани. У них діє постійний мотиваційний механізм, їм не потрібно опікуватися замовленнями, а отже, і доходами. Бюджет ПР-підрозділу може бути сформований на основі фінансування в минулому році; певного відсотка від загального обсягу обігу коштів; встановленням конкретної суми; фінансуванням обумовлених завдань чи з огляду на перспективу розвитку фірми (організації). У ньому не враховуються погодинна робота, використання обладнання, що передбачено самим фактом існування ПР-підрозділу.
Для уникнення, мінімізації фінансових проблем не слід розпорошувати бюджет, намагаючись охопити надто велику кількість програм. Бажано обмежити кількість проміжних ланок, унеможливити дублювання матеріалів (особливо це важливо при роботі з кількома представництвами, структурами), ретельно контролювати витрати, не розпочинати роботи без попередньої її оплати замовником. Самодостатнє, стабільне у своєму функціонуванні ПР-агенство, як правило, орієнтоване на широке коло клієнтів, однаково професійно розвиває різні напрями своєї діяльності, має власні представництва в регіонах і сайти в Інтернеті, укомплектоване висококласними фахівцями, які вміло використовують різноманітні, в т. ч. власні, методики і технології.