Паблік рілейшнз
2.5. Ділові наради і ділові переговори в системі ПР
Поширеною формою спілкування у діловому житті є ділові наради — спільне обговорення і вирішення певних питань. На них розв´язують різноманітні стратегічні і тактичні завдання. Культура, стиль їх проведення впливають на формування іміджу фірми (організації), її керівника, збагачення корпоративної культури. Це можливо за дотримання основних засад, які є неодмінною умовою професійної кваліфікації керівника колективу, ПР-фахівця.
Такі наради повинні мати чіткий регламент, заздалегідь підготовлений план, належні проекти рішень, інших документів, які необхідно буде виробити за її результатами.
Для розв´язання ПР-завдань використовують і ділові бесіди (переговори) — процес поетапного досягнення згоди між партнерами за наявності різних, інколи суперечливих інтересів. Вони є неодмінними складовими загальної системи менеджменту, а вміння їх проводити — елементами ділової культури керівника. У бесідах важливо аргументувати свою позицію, до якої співрозмовник обов´язково прислуховується, бути ввічливим, гнучким, уміти обирати з кількох взаємовигідних варіантів оптимальні. При підготовці і проведенні ділової бесіди необхідно дотримуватися таких правил:
1. Поставте перед собою конкретні завдання.
2. Заздалегідь складіть план бесіди.
3. Виберіть оптимальний час і зручне місце для бесід з урахуванням їх впливу на процес здобуття очікуваних результатів.
4. Перед початком бесіди створіть атмосферу взаємної довіри.
5. Від початку і до завершення бесіди дотримуйтеся основного напряму, що веде до наміченої мети.
6.Зафіксуйте одержану інформацію в придатній для подальшого використання формі.
7. Зупиняйте бесіду після досягнення наміченої мети.
Ділові бесіди (переговори) керівники, менеджери влаштовують не тільки з підлеглими, а й з партнерами. На них припадає 80—90% усього робочого часу керівника. Крім розв´язання суто прагматичних завдань, вони мають формувати сприятливе ставлення до фірми (організації). При цьому важливі володіння предметом переговорів, обстановка, одяг, реакція на зовнішні подразники тощо. За усного передавання інформації з різних причин майже половина її втрачається, а в екстремальних випадках співрозмовник запам´ятовує лише до чверті даних, тому необхідно результати переговорів фіксувати на папері.
Дуже важливе вміння слухати, адже справжнє спілкування є двостороннім процесом, в якому необхідно враховувати інтереси всіх учасників. Дбаючи про досягнення прихильності до себе співрозмовника, слід дотримуватися таких порад:
1. Виявляйте щиру цікавість до інших людей.
2. Усміхайтеся.
3. Пам´ятайте, що для людини звучання її імені є найсолодшим і найважливішим.
4. Будьте гарним слухачем, заохочуйте інших розповідати про себе.
5. Ведіть розмову в колі інтересів вашого співрозмовника.
6. Давайте людям відчути їхню значущість і робіть це щиро.
У діловій сфері активно використовуються телефонні розмови. Ініціюючи розмову по телефону, необхідно представитися, поцікавитися, чи зручно партнеру в цей час спілкуватися. Свої думки, аргументи слід висловлювати точно і лаконічно, адже довгі монологи, насичені несуттєвими подробицями, дратують і свідчать про низьку комунікативну культуру. Важливо стежити за своїм тоном та інтонацією, бо груба розмова по телефону відбиває бажання спілкуватися з такою людиною, ввічлива — привертає увагу до фірми (організації), сприяє формуванню приємного враження про неї, що потім може позитивно позначитися на результатах можливої співпраці.
Дбаючи про успіх, багато політиків, керівників, бізнесменів, викладачів, журналістів, яким доводиться спілкуватися з різноманітними аудиторіями, опановують певні акторські навички. При підготовці представницьких заходів їм не зайві і набутки режисерської практики. Тому ПР-фахівці виявляють інтерес до цих сфер діяльності.