Паблік рілейшнз
2.4. Організація представницьких заходів як елемент системи ПР
Формуванню доброзичливого ставлення до фірми (організації), поширенню про неї вигідних відомостей, налагодженню контактів сприяють різноманітні представницькі заходи. У ПР-практиці одним із найвикористовуваніших заходів є презентації (лат. praesentatio) — офіційне представлення нових проектів, програм, об´єктів тощо. Підготовка її починається з визначення мети і завдань. Після цього розробляють її логічну послідовність, визначають час початку, загальну тривалість заходу, окреслюють коло учасників, враховуючи журналістів, формують робочу команду, яка повинна забезпечити підготовку і проведення всіх презентаційних заходів.
Успіх презентації залежить від місця її проведення. Цей захід влаштовують у приміщеннях фірми (організації) або в орендованих ресторанах, кафе, клубах, залах готелів. Місце повинно бути зручним, відповідати кількості запрошених.
Ведучим презентації має бути комунікативно підготовлена особа. Нерідко для цього запрошують акторів, шоуменів. У її програмі слід обов´язково передбачити виступ осіб фірми (організації), які достеменно знають предмет, вміють про нього компетентно розповісти і відповісти на запитання. Такою особою не обов´язково має бути перший керівник, особливо, якщо він не може ефективно виступати.
Після визначення основних орієнтирів презентації затверджують порядок і тривалість виступів, узгоджують їх теми і зміст, щоб уникнути повторів. Водночас готують експозиційні матеріали.
Відповідно до завдань презентації формулюють ключовий акцент (фразу) виступів, який мали б запам´ятати учасники, моделюють бажану реакцію аудиторії, прогнозують подальші дії. Усе це впливає на підготовку текстів виступів, інформаційних матеріалів, які вручають запрошеним. Ці матеріали не слід поділяти на категорії («для преси», «для гостей», «для почесних гостей»), оскільки це негативно впливає на тих, кому дістанеться менш змістовний інформаційний пакет.
Одночасно готують приміщення для прийому гостей, закуповують напої, теки, сувеніри. Сувеніри, як правило, позначають логотипом фірми, товарними знаками, девізами. Бажано також подбати про одяг виступаючих, допоміжного персоналу: він має відповідати меті, тональності презентації, характеру аудиторії. Не зайвою буде і репетиція презентації за участю осіб, які мають забезпечити її успіх. Особливо ретельно слід продумати і відпрацювати початок презентації, адже він задає тон, темп, інтонацію всій програмі.
У день презентації організатори повинні заздалегідь прибути на місце її проведення і перевірити готовність до неї, особливо — технічні засоби.
Початок презентації передбачає невеликий і динамічний вступ, що має на меті акцентувати увагу на найважливіших моментах презентації, допомагає^ налагодити зв´язки з аудиторією, відчути її настрій. Його елементами традиційно є:
а) привітання (ведучий висловлює вдячність гостям за участь у презентації зі сподіванням, що вона буде їм цікавою і корисною);
б) представлення аудиторії ведучого і виступаючих;
в) оголошення предмета, мети, завдань презентації, інших особливостей, завдяки яким вона буде корисною для гостей;
г) повідомлення про тривалість презентації, регламент та інші умови. Ведучий, прагнучи діалогу з аудиторією, повинен заохочувати виступаючих до запитань і колективного обговорення. Бажано проінформувати гостей, що наприкінці презентації їм видадуть копії виступів, інших матеріалів, що звільнить їх від додаткової праці під час вислуховування промовців;
ґ) закінчення презентації. Фінал презентації має бути добре спланованим, з цілеспрямованим акцентуванням на найважливіших питаннях. Він передбачає:
—коротке резюме найважливіших положень, повторення ключових фраз, аргументів, фактів;
—пропозиції щодо того, якими мають бути дії учасників після презентації;
— огляд допоміжної літератури з обговорюваної проблеми;
— завершальні слова вдячності.
Розв´язання різноманітних ПР-завдань відбувається під час засідань круглих столів, семінарів, конференцій — зібрань, на яких обговорюють актуальні для фірми, суспільства проблеми. Активно використовують семінари для вироблення політичних рішень, налагодження взаємодії представників органів влади з громадськістю.
Після презентації, прес-конференції та подібних заходів традиційно влаштовують фуршет (прийом). Він не лише дає змогу розважитися, а й можливість продовжити спілкування у неформальній обстановці, налагодити контакти, уточнити питання, які не вдалося з´ясувати раніше, отримати ексклюзивні відомості. Під час фуршету неприпустимо поділяти гостей на категорії, бо зневажливе ставлення до будь-кого з учасників може зіпсувати враження добре організованого і проведеного заходу. Особливо це стосується журналістів. Взаємодію із представниками ЗМІ необхідно налагоджувати на основі поваги до них, визнання значущості їх праці. Запросивши, наприклад, журналістів на презентацію, засідання, нараду, конференцію, семінар, необхідно подбати, щоб вони почувалися там, як і всі інші учасники, мали необхідний доступ до розповсюджуваних мате ріалів, були оточені належною увагою. Журналіст, який відчуватиме повагу до себе, намагання забезпечити йому сприятливі умови, з адекватною налаштованістю писатиме матеріал про захід, на якому йому довелося побувати. В іншому разі він може загалом зосередитися на його недоліках або нічого не написати про нього. А наступні запрошення організаторів можуть бути проігноровані.