Паблік рілейшнз
Робота прес-служб
Роботу з журналістами здійснює залучене фірмою (організацією) ПР-агентство. В іншому разі вона створює власну прес-службу — структурний підрозділ, який організовує всі заходи для журналістів, задовольняє їхні побажання, готує інформаційні матеріали для ЗМІ і аналізує їх матеріали. Основними її завданнями є систематичний моніторинг ЗМІ і підготовка відповідних аналітичних документів для керівництва фірми (організації); підготовка і поширення матеріалів для преси; проведення прес-конференцій, брифінгів, зустрічей з журналістами; сприяння журналістам в їх зустрічах із керівниками фірми (організації) й у підготовці ними матеріалів про її роботу; співробітництво з іншими прес-службами; внесення пропозицій щодо організації, вдосконалення комунікаційних заходів.
Внутрішня структура прес-служби залежить від її завдань, функцій і фінансових можливостей.
Робота прес-служби повинна базуватися на правових нормах, бути забезпечена відповідними матеріально-технічними засобами. Працювати в ній мають фахівці, що знають особливості функціонування ЗМІ, вміють готувати матеріали для телебачення, радіо і володіють організаторськими навичками. Головна фахова особливість працівника прес-служби полягає в тому, що він є не просто журналістом, а професіоналом прес-служби, що накладає на нього специфічні обов´язки.
Керівник прес-служби повинен не тільки забезпечувати підготовку матеріалів для зустрічей керівництва фірми (організації) з журналістами, а й самостійно контактувати з ними, роз´яснювати представникам ЗМІ позицію з різних проблем.
У штаті великих фірм, політичних структур запроваджується посада прес-секретаря — працівника, який забезпечує інформаційні потреби першого керівника держави, уряду, фірми (організації), виконує у взаємодії із ЗМІ представницькі, публічні функції. Нерідко ці обов´язки виконують журналісти, але такий підхід не завжди виправдовує себе, оскільки журналістська робота суттєво відрізняється від функціонального навантаження прес-секретаря.
Умовами ефективної роботи прес-секретаря є наявність на фірмі (в організації) системної інформаційної політики, доступ до необхідних відомостей, вміння оперативно організувати публікації матеріалів з актуальної тематики, спілкуватися з журналістами. Залежить ефективність і від індивідуального стилю діяльності прес-секретаря, використання ним оригінальних прийомів і методів роботи.
За великого обсягу роботи з пресою або для проведення окремого заходу чи їх серії організовують прес-центр — тимчасовий інформаційний орган, який забезпечує журналістів офіційною інформацією (текстами промов, фотоілюстраціями, бюлетенями, різноманітними довідковими матеріалами), допомагає у вирішенні організаційних питань.
Робота із ЗМІ повинна вибудовуватися на правових засадах, довірливих і чесних стосунках. Неприпустиме зневажливе ставлення до журналістів. Необхідно також враховувати, що журналіст щоденно має справу з багатьма подіями і йому потрібно переконатися, що запропонована ПР-фахівцем інформація варта уваги.
У роботі із зарубіжними журналістами необхідно подбати про їх акредитацію, надати змогу для участі в журналістських пулах (об´єднаннях), інформаційних заходах і посприяти налагодженню контактів з потрібними їм службами, особами.
Працювати із ЗМІ потрібно постійно. Не слід відмовлятися від зустрічі із журналістом навіть за відсутності актуальних повідомлень, адже це може негативно налаштувати представника ЗМІ до фірми (організації), менеджерів її прес-служби, ускладнити подальшу взаємодію з ним. До того ж за великого бажання, гострої потреби журналіст самостійно знайде матеріал, але напрям його пошуків буде інший.