РR в органах державної влади та місцевого самоврядування

Сараєва Н.М. Прес-служба в органах місцевого самоврядування (на прикладі діяльності відділу громадських зв’язків та інформації Запорізької міської ради)

Демократичне суспільство передбачає підвищення ролі та впливу масової свідомості на поведінку й ухвали центрів прийняття рішень (Президента, уряду, парламенту, державних органів, органів місцевого самоврядування тощо). Масова свідомість членів суспільства формується також під впливом інформації про діяльність урядових структур, прийняті ними рішення, їх ефективність та оптимальну виваженість, результативність дій тощо.

Обираючи на основі демократичних процедур легітимні владні структури, громадяни мають право знати про діяльність своїх обранців, яким вони довірили владу. Тож останнім потрібно активно створювати власний імідж, оскільки на наступних виборах знову доведеться переконати громадян, що саме вони найдостойніші кандидати на керівні посади.

Залежно від характеру діяльності та завдань організація обирає форму підрозділу, який виконує інформаційно-комунікаційні функції.

Прес-служба — це структурний підрозділ, який забезпечує інформаційні та комунікаційні потреби урядових відомств, політичних, громадських, бізнесових, а також постійно діючих міжнародних організацій.

Відділ преси (або відділ громадських зв’язків) — структурний підрозділ у міністерствах і відомствах, який здійснює цілеспрямовану роботу серед акредитованих кореспондентів, забезпечуючи їх інформацією, і сприяє контактам журналістів з різними організаціями та громадськими діячами.

Центральні та місцеві органи влади набагато більше, ніж будь-які інші сфери, потребують організованої та налагодженої діяльності прес-служб, тому що неінформовані виборці не можуть сприяти розвитку демократії. Водночас відсутність взаємодії з громадськістю не дає можливості членам ради виконувати накази своїх виборців.

Розглянемо вищеозначену тему на прикладі діяльності прес-служби (у нашому випадку — діяльності відділу громадських зв’язків та інформації) Запорізької міської ради.

При її висвітленні автор користувався власним досвідом практичної роботи у відділі громадських зв’язків та інформації Запорізької міської ради.

Муніципальне управління — це особлива форма публічної влади територіальної громади, яка бере на себе весь тягар вирішення міських проблем управління і використання громадських об’єктів з метою задоволення спільних потреб жителів міста.

Місцевий орган влади — це колективна відповідальність, яка вимагає ділового партнерства та співробітництва між громадськістю та обраними до нього особами. Прес-служба в муніципалітеті (у нашому випадку — це відділ громадських зв’язків та інформації) найефективніший засіб досягнення такого співробітництва.

Прес-служба стає тим знаряддям інформування та виховання виборців, який стимулює їх до діяльної та продуктивної участі у справах місцевого самоврядування.

Для задоволення інформаційного інтересу громадян працівники відділу використовують різноманітні види інформації.

Політична інформація (внутріполітична інформація) відображає події, факти, процеси зі сфери політичного життя міста. Це насамперед інформація про проведення виборів до органів місцевого самоврядування (вибори міського голови, депутатів міської ради), органів законодавчої влади (депутатів Верховної Ради), інформація про проведення референдумів тощо. Політична інформація — один з головних важелів державного управління, за допомогою якого держава управляє суспільством.

Економічна інформація розкриває відносини людей у процесі матеріального виробництва. Вона включає відомості про господарчу діяльність, стан економіки, про державне регулювання економічних процесів. Сюди ж зараховуються відомості про фінансову політику в місті. Наприклад, інформація про результати діяльності підприємств різної форми власності, функціонуючих на території міста, або про розподіл та використання бюджетних коштів тощо. Така інформація підвищує економічну грамотність громадян, допомагає їм краще орієнтуватися в економічній політиці міста, регіону, держави.

Правова інформація відображає норми, стосунки, поведінку людей у суспільстві, які держава встановила законодавчо. Але правова інформація — це не тільки кодекси законів, які не можна порушувати. Це також і супутні відомості, наприклад, інформація про діяльність та рішення судової влади, будні міліції, порушення громадського порядку та ін.

Статистична інформація дає кількісну характеристику подій, явищ, які відбуваються в економічній, політичній, соціальній, культурній та інших сферах життя Запоріжжя.

Соціологічна інформація відображає ставлення окремих громадян та соціальних груп до суспільних подій та явищ, процесів, фактів.

Культурна інформація висвітлює досягнення у галузях мистецтва та освіти. Це повідомлення про фестивалі, концерти, конкурси, виставки, семінари, олімпіади тощо.

Запланована інформація відображає явища, події, які можна передбачити та підготуватися до їх висвітлення. Наприклад, оголошення про скликання сесій міської ради, засідання виконавчого комітету або постійних депутатських комісій міської ради та ін. дає можливість заздалегідь підготуватися до їх висвітлення, діяти планомірно, оперативно, своєчасно.

Незапланована інформація відображає події, які передбачити неможливо. Наприклад, інформація про стихійні лиха (снігопади, хуртовини, повені, епідемії), коли за відсутності повідомлень з поінформованих джерел домінують чутки. Щоб уникнути цього, працівники відділу громадських зв’язків та інформації повинні своєчасно забезпечити випуск інформаційних листків і проведення брифінгів.

Спеціальна інформація має міститися у виступах керівників міста, повідомленнях працівників управлінь, відділів, комітетів міської ради, матеріалах прес-конференцій, аналітичних довідках про стан громадсько-політичної ситуації у місті тощо.

Особливості та принципи роботи з журналістами

Необхідність порозуміння між міською владою та засобами масової комунікації нікому доводити не треба. Щоб дружні стосунки зміцнювалися, міська влада має:

  • виходити з того, що кожен кореспондент або редактор є людиною слова, якій можна довіряти будь-яку конфіденційну інформацію без побоювань про її передчасне оприлюднення;
  • пам’ятати, що кореспонденти зазвичай правильно орієнтуються у ситуації, якщо володіють достовірними фактами;
  • допомагати журналістам, по можливості передбачаючи їхні проблеми в отриманні правдивої інформації стосовно тієї чи іншої події;
  • ставитися до всіх журналістів без будь-якої упередженості. Журналісти не прагнуть прихильності влади. Єдине, чого вони хочуть, — це рівного ставлення до себе;
  • допомагати журналістам у виконанні ними термінових завдань;
  • відрізняти фактаж від фальсифікації, бажання надати гласності конкретним подіям;
  • постійно прагнути поліпшення стосунків з пресою через відповідні органи;
  • пам’ятати, що преса має право і повинна повідомляти читачам про те, що відбувається в їхньому місті.

Головні цілі відділу громадських зв’язків та інформаціїЗапорізької міської ради

Головні завдання прес-служб на практиці можна поділити на три групи.

Активна діяльність на досягнення доброзичливості. Створення та підтримка прихильного ставлення громадськості до діяльності організації з метою забезпечення нормального функціонування та розширення її функціонування.

Збереження репутації. Необхідно відмовитися від традицій та звичаїв внутрішнього життя організації, які можуть вступити у протиріччя з суспільною думкою, завадити взаєморозумінню з громадськістю.

Внутрішні відносини. Використання спеціальних заходів для створення у співробітників державної установи почуття відповідальності та зацікавленості у справах керівництва.

Відділ громадських зв’язків та інформації при Запорізькій міській раді виконує такі завдання:

  1. Розвиває громадську свідомість, виховує у людей активний інтерес до проблем місцевого самоврядування.
  2. Постійно інформує громадськість міста про політику ради та її повсякденну діяльність.
  3. Упроваджує у громадську свідомість позитивне відношення до політики, яку здійснює міська рада.
  4. Надає можливість громадянам міста висловлювати свою думку про нові важливі проекти, плани міської ради до прийняття остаточних рішень.
  5. Висвітлює результати діяльності керівництва міста.
  6. Інформує громадськість про роботу системи місцевого самоврядування, роз’яснює людям їхні права та обов’язки.
  7. Розвиває у запоріжців почуття громадської гідності.
  8. Сприяє становленню демократичних інститутів суспільства (громадських організацій, партій).
  9. Аналізує суспільні потреби та інтереси, готує моніто- ринги тенденцій суспільного розвитку.
  10. Прогнозує суспільно-політичні явища в місті, готує з цих питань аналітичні розробки.
  11. Формує позитивний імідж міської ради.
  12. Вивчає громадську думку, настрої з метою прогнозування ситуацій у місті на діяльність міської ради.

Місцева влада зобов’язана регулярно інформувати працівників апарату про поточні справи, особливо з тих питань, які можуть мати до них безпосереднє відношення. Важливо, щоб усі члени місцевого органу влади були інформовані про всі справи, які потребують уваги. Ефективно працюючий прес-центр може забезпечити вичерпну інформацію з цього напряму діяльності.

Важливим аспектом роботи відділу громадських зв’язків та інформації залишається особистий контакт його співробітників з представниками ЗМІ та громадськістю міста.

Місцева влада вбачає основну ціль своїх зв’язків з громадськістю у тому, щоб докласти якнайбільше зусиль для встановлення дружніх відносин між співробітниками апарату та відвідувачами муніципалітету. Усі види контактів — особисті, листування, спілкування по телефону тощо — повинні бути максимально виваженими.

Основні методи діяльності відділу громадських зв’язківта інформації.Робочі зустрічі з керівниками мас-медіа

В місті продовжує вдосконалюватися система висвітлення діяльності Запорізької міської ради, її виконавчого комітету.

З метою вдосконалення зв’язків з мас-медіа журналісти провідних ЗМІ, власні кореспонденти центральних видань та інформаційних агентств беруть участь у найзначніших заходах міської ради: прес-конференціях, брифінгах та робочих зустрічах за участю міського голови, його заступників, керівників управлінь, відділів, комітетів міської ради. Головна мета їх проведення — привернення уваги журналістів до своєчасного та об’єктивного висвітлення діяльності місцевих органів влади, підвищення ролі засобів масової інформації у вирішенні політичних, соціально-економічних, культурних проблем міста та Запорізького регіону.

У відділі відпрацьована система передачі електронною поштою у засоби масової інформації міських новин стосовно діяльності міськвиконкому. На сайті міської ради щодня поновлюється ця інформація.

У міській пресі започатковані відповідні рубрики “Влада і територія”, “В міськвиконкомі”, “Запорізька міська рада - час дій” тощо. З метою підвищення дієвості друкованих видань, своєчасного реагування органів місцевої влади на критичні виступи газет фахівці відділу готують щотижневий моніторинг місцевої преси. Після відповідних доручень міського голови резонансні та критичні матеріали направляють для реагування у відповідні структури. Результатом впровадженої системи стало підвищення відповідальності керівників всіх рівнів. На шпальтах газет і в телерадіоефірі Запоріжжя з’явилися рубрики та передачі “Мер і Я”, “Дні відкритого листа”, “Читацький барометр”, “Нам відповідають” та ін.

Проводяться семінари з редакторами засобів масової інформації, в яких беруть участь керівники міста, структурних підрозділів міськвиконкому, вчені, економісти, фахівці різних галузей.

Прес-конференції та їх організація

Спеціалісти відділу готують прес-конференції у випадках коли необхідно висвітлити якийсь результат, або у тих, коли йдеться про важливу тему, з якої у кореспондентів виникли питання. Враховуючи те, що мас-медіа відіграють важливу роль у формуванні громадської думки, прес-конференція повинна стати однією з основних подій у місті. Хоча прес-конференція по формі — імпровізація, в дійсності реалізується за твердою схемою.

Розглянемо деякі важливі моменти планування прес-конференції, необхідні для успішного її проведення.

1. Обирається тема.

2. Обирається головний доповідач.

3. З’ясовується дата і час з урахуванням, щоб вони не збігалися із днями випуску більшості видань.

4. Кожен журналіст повинен отримати максимум даних у письмовому вигляді (прес-кіт). Прес-кіт — це вичерпна інформація на зазначену тему (папка), а саме: прес- реліз, інформаційний листок, біографії офіційних осіб, які виступатимуть на прес-конференції, копії їх доповідей, фотографії. У такий спосіб зібрані відомості допомагають журналістам без проблеми одержати вичерпну інформацію, а також прискорити дослідження теми.

5. Місце для прес-конференції повинно бути зручним для всіх.

6. Запрошуються представники усіх засобів масової інформації (поштою, телефоном, факсом).

7. Підготувати орієнтовані відповіді на можливі запитання присутніх на прес-конференції кореспондентів.

8. Надати консультацію доповідачам з питань: як поводитися під час прес-конференції, як відповідати на запитання, допомогти їм розробити план виступу, за необхідності — план захисту.

Для проведення прес-конференції необхідно мати підготовлений персонал, щоб: привітати журналістів, зареєструвати їх (записати їхні імена, назву видання, теле-, радіостанції, адресу, телефон, факс, адресу електронної пошти). Дати їм папку з матеріалами до прес-конференції.

Відповідно має бути підготовлена кімната, в якій буде проведена прес-конференція.

Прес-секретар виступає в ролі ведучого. Рекомендує доповідача, оголошує мету прес-конференції та її тривалість.

Головний доповідач оголошує початок прес-конференції, надаючи журналістам час для запитань.

Після прес-конференції готують відповіді на запитання, на які не вдалося відповісти під час її проведення, і негайно повідомляють репортерам.

Матеріали з прес-конференції передають у ті засоби масової інформації, журналісти яких не були присутні.

Добирають вирізки з газет, касети тощо, перевіряють, чи скористалися журналісти матеріалами прес-конференції.

Інформаційні повідомлення (прес-релізи)та особливості їх написання

Більшість міських новин, опублікованих у запорізьких газетах, бере свій початок з інформаційних повідомлень або прес-релізів, які щоденно готують спеціалісти відділу громадських зв’язків та інформації.

Щоб написати влучний прес-реліз, по-перше, спеціаліст відділу повинен розуміти важливість і глибину теми. По- друге, відповідно написати короткий вступ, розкрити основну інформацію на початку прес-релізу і перейти до менш важливої. Це так званий стиль перевернутої піраміди.

Прес-реліз має бути певною мірою ускладненим, адже деякі видання використовують його дослівно.

Кожен прес-реліз повинен бути стандартним за стилем і форматом, містити точну дату випуску прес-релізу, час, коли його треба оприлюднити, прізвище людини та номер телефону, за яким можна отримати довідку, мати заголовок, який приверне увагу читачів. Бланки використовуються офіційні, адже вони надають професійності тому матеріалу, який подається, і, як правило, містять номер телефону, факсу та адресу.

Тези виступів держслужбовцівяк гарантія запобігання спотворення офіційноїінформації у ЗМІ

Мабуть, найбільш важлива та найменш використовувана форма розповсюдження офіційної інформації — тези виступу, які запобігають перекручуванню інформації, цитат, фактів. Це гарантія того, що сформульована думка виступаючого буде правильно донесена до читача. Теза містить три взаємопов’язаних елементи: думка або положення, правдивість яких треба довести, аргумент, за допомогою якого обґрунтовується правдивість тези, і демонстрація — засіб доказу, сукупність міркувань, які застосовуються при введенні тези з аргументів, інакше кажучи — це зв’язок аргументів між собою та тезою.

Відвідування міських об’єктів як інформаційний привід привернення уваги громадськості до діяльності місцевих органів влади

Відвідування об’єктів журналістами відіграють важливу роль в інформаційній політиці міської влади. Виїзд на об’єкти (будівництво лікарні, нового супермаркету, пуск тролейбусної лінії тощо) може зацікавити ЗМІ та забезпечити висвітлення цієї події. Якщо виїзд представників мас-медіа погано організований, у них може скластися враження, що у цьому заході не було необхідності, про що журналісти можуть згадати у своїх репортажах. Щоб відвідання об’єкта було максимально корисним, слід продумати всі найважливіші організаційні питання.

Принципи роботи відділугромадських зв’язків та інформаціїЗапорізької міської ради

Об’єктивні основи управління відділом громадських зв’язків та інформації ґрунтуються на принципах, що повністю виправдали себе на практиці. Принципи управління — це основні засади, на яких базується організація роботи у відділі. На мій погляд, на практиці вони мало чим відрізняються від тих принципів, що діють в інших відділах громадських зв’язків та інформації або прес-службах органів обласної чи державної влади.

У відділі організована робота працівників за принципом розподілу та кооперації праці. Це означає, що будь-який працівник спеціалізується на виконанні певного кола обов’язків: організовує роботу відділу, збирає інформацію, аналізує чи передає інформацію у ЗМІ тощо. Разом вони готують прес-релізи, огляди, бюлетені, статті, інформаційні випуски тощо, формують позитивний імідж міської влади. Згідно з цим принципом у відділі здійснюється розстановка кадрів, чітко визначаються обов’язки, налагоджується взаємодія з засобами масової інформації, громадськістю, визначається правильне співвідношення творчих і технічних працівників. Чіткий розподіл праці забезпечує порядок та організованість у роботі. Спеціалізація працівників на виконанні певного кола обов’язків підносить їх відповідальність за доручену справу, дає можливість порівнювати результати. Водночас робота у відділі вимагає від працівників не лише спеціалізації, а й здатності виконувати будь-яке завдання.

У практиці відділу діє також принцип централізації. Він передбачає чітку систему підпорядкування кадрів, обов’язкову для всіх членів відділу, дисципліну і виконання кожним співробітником вказівок своїх безпосередніх керівників. Дотримання цього принципу забезпечує централізацію роботи, єдність волі і зусиль, чіткий ритм роботи відділу.

Принцип колективності передбачає участь усіх спеціалістів в обговоренні виробничих питань, у плануванні роботи й підготовці будь-яких матеріалів. Цей принцип забезпечує максимальне використання знань і умінь усіх членів відділу, колективний характер праці за реалізації спільно вироблених рішень.

І нарешті, принцип безперервного надходження інформації. Робота відділу громадських зв’язків та інформації стає ефективнішою, якщо:

  • до відділу постійно надходить інформація від управлінь, відділів та комітетів міської ради; відповідні служби інформують про події в місті;
  • інформація і вироблені на її основі матеріали передаються оперативно у ЗМІ;
  • “зворотний зв’язок” — відомості про виконання завдань оперативно надходять до керівників, що дає їм змогу бути в курсі справ підлеглих і за потреби вносити в їхню діяльність необхідні корективи.

Слід підкреслити, що розглянуті нами принципи роботи відділу громадських зв’язків та інформації передбачають персональну відповідальність кожного працівника за виконання покладених на нього обов’язків, дотримання виробничої дисципліни.

Сучасне життя сформувало нові принципи інформаційної діяльності, які проголошені у ст. 2 Закону України “Про телебачення та радіомовлення”. Це принципи достовірності, об’єктивності, своєчасності, компетентності, доступності, плюралізму. Цими принципами послуговуються у своїй роботі фахівці відділу.

Принцип достовірності вимагає точного викладення інформації відповідно до реальних подій.

Принцип об’єктивності вимагає правдивості інформації. Не можна перекручувати факти, ідеї, бути упередженим або припускатись помилок стосовно осіб, установ, громадських явищ або проблем.

Принцип своєчасності вимагає актуальності інформації про суспільно-політичні явища, процеси, події. Слід пам’ятати, що для радіожурналістів найважливіша своєчасність. Фахівці відділу передають інформацію про подію до ЗМІ оперативно та стисло.

Принцип компетентності вимагає володіння необхідними знаннями та розуміння суті процесів.

Принцип доступності. Інформація має бути зрозумілою для всіх категорій населення.

Принцип плюралізму вимагає враховування різних точок зору та поглядів, які відображають інтереси певних соціальних груп.

Дотримуючись у своїй діяльності перелічених принципів, спеціалісти відділу громадських зв’язків та інформації забезпечують реалізацію основного права людини у демократичній державі — права на інформацію.

Відображаючи перебіг розв’язання вищевказаних правил, відділ громадських зв’язків та інформації Запорізької міської ради не лише інформує населення міста про події, але й орієнтує громадян у складних процесах сьогодення, формує у людей спільність поглядів, думок, оцінок, створює певний соціальний настрій. Зрештою, сприяє об’єднанню й організації зусиль громадян молодої Української держави на щоденну копітку роботу, а отже, виконує консолідуючу й інтегруючу роль у масштабах міста.

Відділ громадських зв’язків та інформації сприяє формуванню певних суджень про новини, оцінки, схвалення чи осуд явищ, подій, що відбуваються у місті. А це означає, що відділ громадських зв’язків та інформації у Запорізькій міській раді впливає на формування громадської думки, вироблення певних установок, переконань у людей, сприяє їх громадській активності. Він забезпечує реалізацію державної інформаційної політики — доступ громадян до інформації, створює належний рівень їх поінформованості та обізнаності. Тим самим відділ громадських зв’язків та інформації виконує свій професійний та громадський обов’язок — стоїть на сторожі інтересів суспільства.

Література

  1. Конституція України // ВВР України. — 1996. — № 30.
  2. Закон України “Про друковані засоби масової інформації (пресу) в Україні” від 16.10. 92 № 2783.-ХІІ. — Україна: інформація і свобода слова / Упоряд. А. М. Задворний. — К.: Молодь, 1997.
  3. Закон України “Про інформацію” від 02.10. 92 № 2657-XII // ВВР України. — 1992. — № 48.
  4. Закон України “Про телебачення та радіомовлення” від 21.10.93 № 3759-ХІІ. — Україна: інформація і свобода слова / Упоряд. А. М. Задворний. — К.: Молодь, 1997.
  5. Закон України “Про інформаційні агентства” від 28.02. 95 № 74/ 95-ВР. — Україна: інформація і свобода слова / Упоряд. А. М. За- дворний. — К.: Молодь, 1997.
  6. Закон України “Про порядок висвітлення діяльності органів державної влади та органів місцевого самоврядування в Україні засобами масової інформації від 23.09.97 // ВВР України. —1997.
  7. Указ Президента України “Про вдосконалення державного управління інформаційною сферою” від 16.09. 98 // ВВР України. —1998.
  8. Розпорядження Президента України “Про додаткові заходи щодо поліпшення інформаційної діяльності” від 5.10.98 // ВВР України. — 1998.
  9. Біленчук П.Д., Кравченко В. В., Підмогильний М. В. Місцеве самоврядування в Україні. Муніципальне право. — К., 2000.
  10. Бебик В. М. Менеджмент виборчої кампанії: ресурси, технології, маркетинг: Навч.-метод. посіб. — К.: МАУП, 2001.
  11. Бебик В.М. Політологія: теорія, методологія, практика. — К.: МАУП, 1998.
  12. Бебик В. М., Сидоренко О. Л. Засоби масової комунікації посткомуністичної України. — К.: МАУП, 1996.
  13. Блэк С. Паблик рилейшнз. Что это такое? — М., 1990.
  14. Королько Ю. Основы паблик рилейшнз. М.: Релф-бук, К.: Вак- лер, 2002.
  15. Почепцов Г. Г. Профессия: имиджмейкер. — К., 1998.
  16. Почепцов Г. Г. Элементы теории коммуникации. — К., 1999.
  17. Почепцов Г. Г. Паблик рилейшнз для профессионалов. — М., 2001.
  18. Почепцов Г. Г. Теория коммуникации. — М., 2001.
  19. Слісаренко І. Ю. Паблік рилейшнз у системі комунікації та управління: Навч. посіб. — К.: МАУП, 2001.
  20. Сурмин Ю. П. Теория общественного мнения: Курс лекций. — К.: МАУП, 1999.