Психологія управління
Функція контролю
Контроль передбачає спостереження за процесом управління,оцінювання результатів, співвіднесення їх з визначеною ціллю. Упсихологічному аспекті він є особливим видом діяльності, пов´язаним ізнаданням своєчасної допомоги співробітникам, вжиття за необхідностівідповідних заходів з метою досягнення управлінської мети керівником івсіма підлеглими (схвалення, заохочення тощо).
Нерідко керівникидуже спрощено розуміють психологічні особливості контролю, зводячи своюдіяльність до того, щоб переконати підлеглих у неправильності їх дій івідповідно покарати. Але негативна мотивація не сприяє продуктивнійпраці: підлеглі або намагаються уникнути неуспіху, покарання, щопороджує в них негативні емоції, або звикають до покарання, що суттєвознижує його дію і загальний рівень роботи підлеглих.
Для того щобконтроль керівника за діями співробітників сприяв підвищеннюефективності діяльності організації, він повинен відповідати такимвимогам:
— об´єктивність оцінювання діяльності співробітників(оцінюючи діяльність персоналу, керівник повинен послуговуватиськонкретними її показниками, а не своїми симпатіями та антипатіями);
— гнучкість у ставленні до працівників (врахування їх індивідуальних та психологічних особливостей);
— дотримання законності (суб´єкт управління повинен діяти в межах наданих йому прав і повноважень);
— доступність і зрозумілість для об´єктів, яких контролюють (вимоги керівника мають бути зрозумілими та обґрунтованими);
— гласність (забезпечення тих, кого перевіряють, вичерпною інформацією);
— дієвість (передбачає не лише з´ясування стану об´єкта контролю, а й своєчасну допомогу підлеглим);
—орієнтація на кінцеві результати, на досягнення поставленої мети(контроль не повинен зосереджуватись на дрібницях, що відволікає увагуспівробітників від головного);
— забезпечення зворотного зв´язку (передбачає надходження інформації від виконавців);
— гуманне ставлення до співробітників (контроль не повинен виключати урахування їх потреб, позитивних спонук);
—безперервність і регулярність контролю (працівники, знаючи, щорезультати їх роботи підлягають неухильному контролю, намагаються діятизлагоджено, системно);
— зосередження уваги не на минулому, а намайбутньому (доцільність контролювати не те, що сталося, а те, що можестатися). Краще знати про ймовірну помилку, аніж виявити її тоді, коливона сталася, оскільки на майбутнє вплинути можна, а минулого вже непереробити;
— забезпечення самоконтролю (вміння керівникаконтролювати власні дії, емоції, оцінювати підлеглих за їх поведінкоюабстраговано від емоційного ставлення до них).
З поглядупсихології управління контроль передбачає з´ясування та аналізпсихологічних і соціально-психологічних чинників досягнення(недосягнення) накресленої цілі і на цій основі розроблення,впровадження системи коригувальних дій з метою досягнення бажаногорезультату. Психологічний аспект контролю пронизує всю контрольнуфункцію управління, головна мета якої — сприяти зближенню фактичних ібажаних результатів робіт.
Контроль охоплює фінансово-бюджетнусферу, операції та якість, інформаційну систему підприємства. Допідсистем контролю належать: технологічні процеси; якість продукції тапраці; додержання чинного законодавства, реалізація окремих завдань,етапів, напрямів, стратегічних програм і планів; виконання рішень,вказівок, наказів, розпоряджень вищого керівництва організації;дотримання встановлених фінансово-економічних параметрів функціонуванняпідприємства тощо.
Завдяки контролю керівник має змогу вчасновиявити недоліки і проблеми у роботі підлеглих, передбачати іздійснювати заходи щодо їх усунення. Звичайно, сподіватися навсеохопність запобігання майбутнім помилкам, особливо якщо йдеться пролюдський чинник, неможливо. Та, знаючи особистісні якості тавластивості працівників, можна передбачити ступінь і особливості їхпомилок. У зв´язку з цим важливими є запобіжні дії, спрямовані нанедопущення помилок.
Реалізація керівниками контрольних функційчасто пов´язана з обмеженням особистої ініціативи, індивідуальнихособливостей працівників. Такі обмеження виявляються у формі “боротьбиіз свавіллям”, “корпоративного духу”, “стереотипізації”.
Стереотипізація (грец. stereos — твердий і typos — відбиток), якправило, виявляється у керівника як стереотип мислення: пізнання,сприймання і оцінювання підлеглого на підставі особистого досвіду. Цедає йому змогу скоротити час для з´ясування і реагування науправлінські ситуації, але зроблені за таких умов висновки можуть бутипомилковими, неповними, суб´єктивними, що спричинить і неадекватні дії.Один і той самий прояв стереотипу за одних умов буде істинним, за інших— хибним, а значить і неефективним для розв´язання завдань контролю.Надзвичайно небезпечні застарілі стереотипи мислення блокуютьсприймання нових ідей.
Контроль супроводжує кожну управлінськуоперацію, потребує висококваліфікованих працівників. Завдання керівникаполягає в умілому організуванні діяльності цієї групи, чіткій взаємодіїз нею, що є запорукою ефективної її діяльності.
Якість контролюзалежить від поінформованості керівника. Керівник ефективно здійснюєконтрольну функцію, якщо володіє чіткою, значущою, необхідною ісвоєчасною інформацією. Без цього неможливо контролювати загальний стансправ в організації, забезпечити стійкий взаємозв´язок керівника зіспівробітниками, зв´язки фірми з постачальниками і споживачами.Вичерпна інформація про потреби споживачів є передумовою ефективноїстратегії, конкурентоздатності товарів на ринку. Керівники, котрівміють добре управляти інформаційними системами, багато проблемрозв´язують одночасно. А головне — враховують потреби і запити людей(підлеглих, постачальників, споживачів тощо). Велике значення з поглядупспхології управління має соціальна інформація і вміння керівників неюкористуватися в оцінюванні діяльності підлеглих. Вона охоплює дані прокадровий склад організації, загальнокультурну і професійну підготовкуперсоналу, про лідерський потенціал виробничих підрозділів і служб,зони “соціального напруження”, стан і причини плинності кадрів тощо.Найефективнішим способом для отримання такої інформації є безпосереднєспілкування керівника із співробітниками. Часто використовують прицьому і спостереження, вивчення ділової документації, індивідуальнібесіди тощо. Використання їх є і чинником контролю за роботоюпідлеглих. Контроль забезпечує зворотний зв´язок керівника зпрацівниками, розширює і поглиблює його знання про їх індивідуальні,особистісні особливості та професійні можливості, живить інформацієюпро те, як робота підлеглого впливає на досягнення загальної цілі,створює можливості для розв´язання конкретних психологічних ісоціально-психологічних проблем, допомагає підлеглим виправитинедоліки, скоригувати дії. Певне значення має контроль і для підлеглих,оскільки дає змогу порівняти фактичні результати з бажаними,поспілкуватися з керівником, поділитися з ним своїми думками, кращепізнати свої потенційні можливості, формує чіткі орієнтири поліпшенняроботи.