Основи менеджменту
10.1. Поняття регулювання та його місце в системі управління
З функціями планування та організації тісно пов´язані функції координації та регулювання, котрі здійснюються органами управління в процесі виконання планів. Здійснення організаційної функції не виключає на практиці виникнення деякої невідповідності між усіма елементами утворюваної системи або механізму досягнення мети, що об´єктивно вимагає уточнення характеру дій виконавців, спрямованих на досягнення узгодженості, оптимальної гармонійності й ефективності. Таке настроювання системи дістало назву функції координації спільної діяльності. Узгодженість дій персоналу через встановлення між ними гармонійних зв´язків досягається на основі раціональності, чіткої взаємодії виконавців, оперативності й надійності. Функція координації (узгодження) різних процесів праці та їхніх результатів у різних сферах діяльності людей зумовлено рухом усього виробничого організму на відміну від руху його самостійних органів.
Координація забезпечує узгодженість у часі й просторі дій органів управління та посадових осіб, а також між системою в цілому і зовнішнім середовищем. Функція координації відіграє в управлінні виробництвом роль, яку образно можна порівняти з роллю диригента в оркестрі. Саме завдяки їй забезпечується динамізм системи виробництва, створюється гармонія взаємозв´язків виробничих підрозділів, здійснюється маневр матеріальними та трудовими ресурсами всередині підприємства у зв´язку із зміною техніко-економічних завдань.
Об´єктом функції координації є як управляюча система, так система якою управляють. Призначення діяльності органів управління - забезпечити єдність дій усіх управлінських підрозділів, працівників управління та спеціалістів для найбільш ефективного впливу на процес виробництва.
Координація означає синхронізацію зусиль усього колективу, інтеграцію їх у єдине ціле, тобто це процес розподілу діяльності в часі, приведення окремих елементів у таке поєднання, яке дало б змогу найбільш ефективно та оперативно досягати поставленої мети. Координація - це головна функція процесу управління, яка забезпечує, по-перше, його єдність і безперервність, і по-друге, взаємозв´язок усіх функцій (рисунок 10.1.).
Рис. 10.1. Взаємозв´язок функцій менеджменту
Регулювання - це діяльність із підтримки в динамічній системі управління виробництвом заданих параметрів. Його завдання - зберегти стан упорядкованості, котрий задається функцією організації як у підсистемі виробництва, так і в підсистемі управління. Функція регулювання детермінується нормативністю: в полі її зору перебуває будь-яке відхилення від норми. Зміни в самому виробництві фіксуються завдяки диспетчеризації, що є специфічною формою оперативного регулювання.
Отже, саме функція регулювання забезпечує виконання поточних заходів, пов´язаних з усуненням відхилень від заданого режиму функціонування організаційної системи виробництва. Здійснюється вона в процесі оперативного управління спільною діяльністю людей шляхом диспетчеризації на основі контролю й аналізу цієї діяльності.
У практиці менеджменту функція регулювання трактується далеко не однозначно. Термін "регулювання" традиційно знаходить застосування в оперативному управлінні виробництвом, де його роль полягає в усуненні перешкод і відхилень від заданих планових показників. Такий же розгляд функції регулювання застосовується в кібернетиці. В основі його лежить зворотний зв´язок, що використовується для усунення впливів.
Необхідність у регулюванні системи полягає не тільки у зв´язку з негативними явищами. Найчастіше це пов´язано з потребою природного динамічного розвитку організації, з появою нових завдань управління, з переходом системи в новий стан під впливом внутрішніх і зовнішніх факторів. Мартиненко Н.М. дає наступне визначення регулювання.
Регулюючий вплив на об´єкт управління робить будь-яке прийняте і реалізоване управлінське рішення. Процес регулювання являє собою заключну стадію ухвалення управлінського рішення - акт спонукально-практичної діяльності керівника, який здійснюється за заздалегідь розробленому і свідомо обраному варіанті.
Регулювання - це вид діяльності, що являє собою вплив керівника на підлеглих таким чином, щоб вони виконували роботу для досягнення цілей організації. У цьому випадку функція регулювання пов´язана із широко використовуваним терміном "управління". Таке поняття керівництва розглядає лише одну сторону процесу управління - вплив однієї особи (керівника) на підлеглих. Інша сторона полягає в тому, що управління - це процес впливу керівника на підлеглих за допомогою різних методів регулювання, а саме вплив, який здійснюється за допомогою влади і лідерських якостей керівника. Таким чином, функція регулювання - це процес управління, який здійснюється за допомогою методів формального впливу і підсиленого (владою і лідерством).
Змістовна сторона функції регулювання виражається в адміністративно-розпорядницькому впливі керівника на людей, що здійснюють процеси виробництва та управління.
Організація може успішно діяти та протистояти зовнішньому середовищу лише тоді, якщо вона може змінювати свій стан з такою швидкістю, як це відбувається у середовищі. Так як організація постійно знаходиться в динамічній рівновазі з факторами зовнішнього середовища, то цей процес необхідно підтримувати постійно. У цій ситуації функція регулювання повинна забезпечувати своєчасну реакцію підприємства, яка спрямована на адаптацію до зовнішнього середовища чи нейтралізацію її впливу.
Реагувати на вплив зовнішнього середовища може лише динамічно стійке підприємство. Тому зусилля керівництва направляється на те, щоб підприємство зберегло свою стійкість, на підтримку й удосконалення стану його упорядкованості, зв´язків між елементами, що змінюються. Своєчасно попередити вплив внутрішніх факторів, усунути їх наслідки допомагає функція регулювання.
Виживання в умовах ринкового середовища, можливість результативно існувати якомога довше - це найголовніше завдання більшості підприємств. Ці складові успішної діяльності забезпечуються ефективною реалізацією добре обгрунтованих і прийнятих управлінських рішень. Між процесом ухвалення рішення і його реалізацією існує безліч перешкод, на подолання яких спрямована функція регулювання. Виконання реальної роботи реальними людьми - головне призначення функції регулювання.
Всі інші функції (планування, організація, мотивація, контроль) не досягнуть своєї мети, якщо не буде результативно здійснюватися функція регулювання. Вона виконує з´єднуючу роль між менеджером і об´єктом, на який спрямована його діяльність. Тільки через здійснення регулювання можливий вплив менеджера на об´єкт управління для забезпечення його динамічної рівноваги.
Як правило, прийняті управлінські рішення визначають те, що мають робити люди в організації, яка необхідна робота має бути виконана і хто буде її виконувати. Тому прийняття рішення є початком реалізації функції регулювання.
Функція регулювання має також і стимулююче призначення. Якщо інтереси людини співпадають з роботою, то це збільшує ефективність її виконання. Тому від стимулюючої дії на працівника буде залежати його поведінка.
Функція регулювання має об´єктивну основу в процесах менеджменту. Щоденно в практиці управління організацією використовується багато різних способів регулювання, які спрямовані на поведінку об´єктів управління. Тому функція регулювання є обов´язковим проявом влади, лідерства і підпорядкування, що органічно існують у системі управління. Адже влада - це можливість впливати на поведінку інших людей.
Вона належить людині і являє собою реальну волю та можливість діяти й впливати на інших людей, а щоб впливати - необхідно мати основу влади.
Лідерство - це здатність людини впливати на окрему групу й особистість, вносячи зміни в їхню поведінку, відносини, напрямок діяльності, досягаючу визначених результатів.
Підпорядкування - це складова частина повноважень, що виражається в праві даної конкретної особи, що займає посаду керівника в апараті управління, розпоряджатися ресурсами. Підпорядкування розуміють як ієрархічну залежність підлеглих від керівника.
Таким чином, регулювання - це процес впливу на об´єкт, спрямований на усунення або на пристосування до факторів, що впливають на поведінку об´єкта.
В результаті правильної дії функції регулювання організація спроможна усувати всякого роду невизначеності в системі, спроможна зберігати "динамічну рівновагу" стосовно різних впливів.
Тому метою регулювання є збереження стійкості організації шляхом підтримки необхідного співвідношення між різними її елементами, своєчасної ліквідації можливих відхилень від установлених норм у функціонуванні об´єктів управління.
Так як регулювання має три області прояву (стабілізуючу, розпорядницьку та дисциплінарну), що відрізняються своєю роллю в процесі забезпечення стійкості підприємства і конкретним змістом, то це обумовлює наявність інших цілей, властивих кожному з видів регулювання.
Стабілізуюче регулювання.
Даний вид регулювання в значній мірі спрямований на забезпечення організаційної стійкості підприємства як суб´єкта ринкової економіки. Воно має регламентно-розпорядчу силу. Стабілізуюче регулювання спрямоване на упорядкування відносин підприємства із суб´єктами зовнішнього середовища, також внутрішніх відносин між різними його частинами. Як регулюючий вплив використовуються правила, що визначають порядок діяльності підприємства і його частин, а також система обмежень, що встановлює межі і пропорції, що їх має дотримуватися підприємство в процесі цієї діяльності. Це статутні положення, посадові інструкції, розпорядок дня, положення, що визначають порядок взаємин з постачальниками, споживачами, державними органами тощо. Процес регулювання вимагає обов´язкового підпорядкування правилам і обмеженням. Регулювання здійснюється шляхом розробки відповідних положень (вказівок, інструкцій тощо) і введення їх наказом у практику використання співробітниками організації. Ці положення вводять на визначений період часу й вони обов´язкові для виконання.
Отже, метою стабілізуючого регулювання є встановлення визначених організаційно-соціальних правил, точних розпоряджень до дії, а також меж діяльності й поведінки працівників підприємства.
Дана мета досягається шляхом розробки, введення в практику і контролю дотримання відповідних регулюючих положень (статут, правила внутрішнього розпорядку, посадові інструкції тощо), обов´язкових для виконання.
Розпорядницьке регулювання.
Розпорядницький вплив - це сукупність способів і прийомів, які спрямовані на регулювання поточної роботи. Це процес безпосередньої впливу на виконавців рішень, прийнятих керівником. Вони реалізуються шляхом прояву повноважень керівником стосовно підлеглих.
Мета розпорядницького регулювання полягає у впливі керівника на цілеспрямовану поведінку об´єкта управління, яке здійснюється відповідно до заданої програми чи умов діяльності підприємства.
Розпорядницьке регулювання призначене для підтримки необхідних заходів упорядкованості діяльності підприємства. Необхідність упорядкування стану визначається двома факторами, що діють відповідно до принципу динамічної рівноваги.
1. Своєчасною нейтралізацією зовнішніх і внутрішніх впливів чи їхньої адаптації до існуючих умов діяльності підприємства. Цими регулюючими впливами досягається зменшення ентропії, і підприємство повертається в стан динамічної рівноваги.
2. Природного розвитку підприємства і переходу його з одного стану в інший: зміна зовнішнього середовища, створення нового потенціалу, коректування системи цілей, постановка нових завдань.
Підтримка динамічної рівноваги забезпечується в значній мірі розпорядницьким регулюванням.
Дисциплінарне регулювання.
Цей вид регулювання пов´язаний із процесом делегування повноважень.
Суть дисциплінарного регулювання можна розкрити через процес встановлення відповідальності. Як відомо, за делегування повноважень відповідальність лише перерозподіляється між керівником і особою, якій делегуються повноваження. Керівник же має право делегувати обов´язки та права, й у цих межах покласти відповідальність на підлеглого. Але при цьому відповідальність у повному обсязі (у т.ч. і перерозподілену) керівник залишає за собою. Тому метою дисциплінарного регулювання є розвиток здібностей і творчих сил у підлеглих, спрямованих на використання делегованих прав самостійно приймати управлінські рішення.
Дисциплінарне регулювання виявляється в праві керівника вимагати від підлеглих:
а) конкретних результатів з визначених ключових моментів,що їм делеговані;
б) періодичних звітів про хід виконання завдань;
в) докладного виконання своїх інструкцій і дозвіл свободи дій лише у випадках крайньої необхідності;
г) буквального виконання інструкцій і наказів, негайного повідомлення за появи яких-небудь утруднень.
За дисциплінарного регулювання менеджер повинен виходити з того, що члени його колективу зобов´язані дотримуватися трудової і виробничої дисципліни, трудового законодавства, положенням і вимогам з організації праці й виробництва, технології, експлуатації машин і устаткування, правил користування інструментом, техніці безпеки й інших спеціальних інструкцій.
Таким чином, у системі цілей функції регулювання можна відмітити:
- регулюючий вплив таких форм суспільної свідомості, як право і відповідальність, які базуються, насамперед, на визначених соціальних нормах, але разом з тим велика роль елементів ненормативного характеру;
- розглянуті види регулювання, взяті разом, гарантують необхідну стійкість і динамічний розвиток підприємства.
Ефективність реалізації функції регулювання можна забезпечити лише за дотримання принципів, що обумовлюють цей процес.
Реалізувати функцію регулювання можна за допомогою адміністративних методів управління.
Професор Мартиненко Н.М. виділяє ряд принципів функції регулювання.
Принцип директивності визначає прийоми і способи здійснення регулюючих впливів на керований об´єкт. Це найбільш тверда форма регулювання, що вимагає обов´язкового і своєчасного виконання прийнятого рішення. Це активна форма регулювання процесів, що протікають на підприємстві, що спонукає до дії виконавців того чи іншого рішення.
Основною вимогою цього принципу є своєчасність регулюючого впливу. Цю вимогу потрібно розглядати з двох сторін: по-перше, своєчасність регулюючого впливу, тобто ухвалення рішення ситуації за ситуацією, яка виникла; по-друге, своєчасність реакції керованого об´єкта на регулюючий вплив, тобто виконання рішення. Директивність також визначає невідворотність настання санкцій у випадку несвоєчасного виконання регулюючого впливу чи його неадекватного виконання.
Принцип дотримання регламентів визначає дотримання встановленого заздалегідь порядку виконання управлінської і виробничо-господарської діяльності на підприємстві. Це спосіб непрямого регулюючого впливу на діяльність людини (в тому числі керівника), що має розпорядницьку силу. Наприклад, посадова інструкція регламентує обов´язки, відповідальність і права конкретної посадової особи і тим самим регулює сферу його діяльності. Цей принцип виявляється через регулювання меж (волі вибору поведінки) діяльності тієї чи іншої посадової особи на підприємстві. Особливістю цього принципу є обов´язковість дотримання встановлених регламентів. Порушення встановлюваних регламентів знижує організованість процесів, що протікають на підприємстві, а також приводить до настання відповідних санкцій.
Принцип нормативності. Поняття "норми" характеризує залежність між різними елементами підприємства. Дотримання принципу нормативності регулювання спрямовано на установлення визначених меж у діяльності людей. Це сприяє стабільності даного процесу, протікання якого засноване на обов´язковому дотриманні людьми загальних умов діяльності.
Принцип нормативності обумовлює правила регулювання умов здійснення процесів за допомогою організаційно-методичних, технічних, техніко-економічних, економічних, соціальних норм і нормативів (стандартів). Вони забезпечують дотримання визначених меж управлінських дій і меж їхніх можливих відхилень.
Функція регулювання відіграє активну роль сполучної ланки між суб´єктом і об´єктом управління. Тільки за допомогою функції регулювання керівник має можливість впливати на поведінку підлеглого.