Основи менеджменту

6.4. Місія організації та цілі в управлінні

Одним із головних завдань менеджменту є встановлення цілей, заради досягнення яких формується, функціонує і розвивається організація як цілісна система. Цілепередбачення - це вихідний момент у діяльності менеджера, що набуває все більшого значення в умовах ринкової економіки, що розвивається. У результаті роздержавлення і демонополізації, законодавчого закріплення різноманіття форм власності, децентралізації і регіоналізації управління економікою в ній з кожним роком збільшується число знову утворених об´єктів управління. Кожний з них починає свій життєвий цикл зі стадії створення, на якій насамперед визначаються цілі і задачі організації, її спеціалізація, розміри, ресурси, ринки споживачів продукції чи послуг тощо. Такі завдання повинні постійно вирішувати і діючі самостійні суб´єкти, що господарюють, і несуть всю повноту відповідальності за результати.

Цільова функція починається з установлення загальної мети підприємства, що виражає причину його існування. У літературі вона нерідко позначається такими поняттями, як "політика", "філософія", "місія". У ній звичайно деталізується статус підприємства, декларуються принципи його роботи, заяви і дійсні наміри керівництва, дається визначення найважливіших характеристик організації.

У колишніх умовах господарювання наші підприємства не визначали свою місію, тому що за централізованого управління цілі і задачі кожного керованого об´єкта встановлювалися і жорстко диктувалися зверху. Як правило, вони розкривалися через систему планових завдань і показників використання виділених центральними органами ресурсів. Зараз вступають у силу закони ринкової економіки, які вимагають визначених правил поведінки суб´єктів, що господарюють. Серед них - обнародування місії організації, що дає уявлення про її призначення, необхідність і корисність для навколишнього середовища, співробітників, суспільства в цілому. Наукою менеджменту не вироблені які-небудь універсальні правила, які застосовуються при формулюванні місії. Тому існує безліч найрізноманітніших підходів до визначення місії і до її змісту, що відбивають оцінку ролі і значення організації, у першу чергу, з боку керівників, що приймають рішення. Центральним моментом місії є відповідь на запитання: яка головна мета організації? На першому місці повинні стояти інтереси, очікування і цінності споживачів (покупців виробленої продукції), причому не тільки в даний час, але й у перспективі. Як приклад можна навести формулювання місії компанії "Форд" - як надання людям дешевого транспорту. У ній чітко позначена область діяльності компанії - транспорт, споживачі продукції - люди, а також орієнтація на широке коло споживачів. Таке формулювання місії здатне вплинути на стратегію і тактику всієї діяльності компанії.

Приклад іншого підходу до формулювання місії як філософії компанії наведений нижче.

Філософія компанії

Досягнення високої майстерності у всіх сферах - у наших цілях, продукції, послугах, людях і нашому стилі життя.

Мета - стати високотехнологічною компанією, що забезпечує 20% прибутку на вкладені активи.

Якість - невід´ємна частина нашої продукції, нашого робітника оточення і людей.

Професійний менеджмент, повна довіра людям, підтримка творчості й обґрунтованого ризику.

Прийняття управлінських рішень менеджерами всіх рівнів за чітко визначених повноважень і відповідальності.

Чесність і відкритість, робота в єдиній команді, вільний обмін інформацією.

Ми хочемо, щоб люди мали можливість сказати, що наша компанія - це чудове місце для роботи і що вона підтримує і визнає індивідуальні досягнення.

Тут у центрі уваги знаходиться якість - поняття, що розкривається із самих різних сторін, даючи уявлення про компанію, її продукцію, стилі керівництва і менеджменту, характері роботи і відносин між людьми.

Місія не повинна залежати від поточного стану організації, форм і методів її роботи, тому що в цілому вона виражає спрямованість у майбутнє, показуючи, на що будуть направлятися зусилля і які цінності будуть при цьому пріоритетними. Тому в місії не прийнято вказувати як головну мету одержання прибутку, незважаючи на те, що прибуткова робота є найважливішим чинником життєдіяльності організації. Але прибуток як місія може істотно обмежити спектр розглянутих організацією шляхів і напрямків розвитку і, у кінцевому рахунку, приведе до неефективної роботи. Саме ці рекомендації враховані у формулюваннях місії деяких організацій, наведених у табл. 6.3.

Таблиця 6.3. Приклади формулювань місії

Організація	Місія
Комерційний банк	Сприяння становленню та розвитку малого та середнього бізнесу України, шляхом надання широкого спектра банківських послуг, високої якості обслуговування клієнтів і ефективного розвитку.
Ювелірно-художня фірма	Виробництво та реалізація виробів з дорогоцінних металів та каміння, що доступні широкому колу споживачів з різним достатком.
Державне підприємство	Наша діяльність направлена на розвиток науково-технічного потенціалу галузі, підтримка високого рівня розробок, створення нових робочих місць і культура виробництва.
Компанія, яка виробляє обладнання для офісів	Наша ціль - це вирішення проблем. Ми допомагаємо вирішити наукові, адміністративні та людські проблеми.
Інвестиційна компанія	Ми ладні інвестувати капітал у будь-яку область, що працює прибутково і має потенціал майбутнього розвитку.

Найважливіша передумова успішного застосування майже всіх прийомів і методів управління полягає у визначенні і розумінні цілей. Хто хоче досягти мети, повинен її знати. Ця фраза звучить банально. Але, між іншим, цей принцип порушується скрізь і всюди. Без перебільшення можна сказати, що щорічний збиток, який при цьому завдається, вимірюється мільярдами гривень.

Радники і консультанти різних рівнів, яких запрошують підприємства, залишилися б без роботи, якби їх основні підрозділи впритул до цехів знали чітко і недвозначно, чого вони намагаються досягти. Мистецтво вибору і формулювання цілей, управління процесом їх реалізації притаманні дійсно успішному керівнику.

Марк Твен жартував: "Хто не знає, куди прямує, дуже здивується, потрапивши не туди". Неможливо намагатися керувати людьми, якщо і керівникам, і підлеглим цілі зовсім не зрозумілі. Управляти - значить спонукати інших до досягнення конкретної мети, а не примушувати інших робити те, що вважаєш правильним. Весь процес управління базується на знаходженні та поставлені цілей.

Що ж таке мета? Мета - це бажаний ідеал, те ціле, що ми бажаємо одержати. Вибір мети - чисто людська, творча справа.

Часто ми уникаємо чітких формулювань цілей і намагаємося обмежитися вказівками загального напрямку: "Потрібно докласти всіх зусиль до того, щоб максимально скоротити затрати" або "Якість нашої роботи необхідно підвищити". Ступінь реалізації Заявленої таким чином мети неможливо оцінити. Таке визначення мети, як правило, не мобілізує, а розхолоджує. Формулювання мети повинно містити кількісні показники, а також вказівки на часовий період, протягом якого ця мета може бути досягнута.

Наприклад, молода дівчина вирішила покращати свої знання з англійської мови в цьому році. Наприкінці року вона досягла своєї мети: два чи три рази вона заглядала у свою стару англійську книгу. Щось при цьому вона вивчила. Хіба її мета мала на увазі щось інше?

Молодий чоловік вирішив кожного тижня вивчати 50 англійських слів і відпрацьовувати заняття із підручника. До кінця року він знав, що не вивчив чотири заняття, крім того, він зменшив тижневу норму до 30 слів. І, не дивлячись на це, його словниковий запас збільшився більш як на 1300 слів.

В останньому прикладі молодий чоловік несвідомо використав одне з правил поставлення цілей.

Короткострокові цілі більше, ніж довгострокові, сприяють внутрішній мобілізації. Тому, хто хоче досягти поставленої мети протягом року, здається, що в нього ще дуже багато часу. Він постійно відкладає початок виконання завдання. Завжди знайдеться щось більш термінове.

Річні цілі необхідно розробляти хоча б у вигляді квартальних. Контроль слід здійснювати за проміжними цілями. Тільки в цьому випадку можна розпоряджатися своїм часом для коригування роботи, яка була б більш ефективною, якби здійснювалася щомісячно.

Чи завжди і всюди необхідні цільові установки? Ні, це було б великою помилкою. Хто береться за все, найчастіше нічого не досягає. Важливіше сконцентруватися, але всерйоз, на небагатьох завданнях.

У виборі цих завдань знову можливі два шляхи, дві стратегії.

Стратегія ліквідації вузьких місць базується на виявленні основного вузького місця, після ліквідації якого всі процеси протікають повнокровніше. Стратегія неупущених шансів дозволяє вибрати і використати найбільш сприятливу із можливостей, які є.

Чи є потреба в нашій продукції? Яка продукція, в якій економічній формі користується попитом? Відповісти на ці питання життєво важливо для будь-якого підприємства. Хто виробляє не на ринок, а на склад (що, до речі, дуже довго відбувалося у нас), прогорає, якщо не одержує штучної підтримки. Таким чином, перша і вища мета будь-якого підприємства - задоволення потреб ринку.

Підприємство повинно мати потребу в продукції, яка виробляється його структурними підрозділами.

Кожному керівникові потрібно виявити в межах свого підрозділу те вузьке місце, яке найбільшою мірою гальмує виробництво, зрозуміти, як його подолати і сформулювати відповідну мету. Кожен повинен запитати себе, які виникають труднощі на його робочому місці. Це може бути вибуховий темперамент, зниження працездатності в стресовій ситуації, невпевненість у веденні телефонних переговорів, просто неохайність і безлад на робочому місці (столі). Можна поставити собі запитання, чим конкретно викликаний успіх або невдача в професійному зростанні? Для управляючого останнє може бути викликане, наприклад, невмінням ефективно використовувати диктофон. У цьому випадку він може поставити перед собою мету: кожен день протягом кварталу 20 хвилин приділяти роботі з диктофоном.

Інший може використати стратегію неупущених шансів, якщо завчасно зуміє розпізнати, наприклад, у новому законі нові умови роботи. Добре вивчивши текст закону і одержавши консультації у спеціалістів, він сам може перетворитися у визнаного на підприємстві кваліфікованого експерта.

Мета - постійне поліпшення.

Через це менеджмент суворо контролює цілі і вже досягнутий рівень виробництва. Кожне підприємство, кожна організація досягли конкретного рівня виробництва: обсяг, обіг, прибуток, кількість зайнятих працівників, послуги тощо. Кожна організація повинна турбуватися про те, щоб не втратити свої завоювання. Тому вона контролює рівень продуктивності та якість праці своїх співробітників.

Цілі повинні бути глибоко продумані. Це може означати, наприклад, що певному підприємству слід не нарощувати обсяг виробництва, а зайнятись якістю продукції і не виробляти, наприклад, більше машин, а поліпшити обслуговування вже випущених моделей.

Добрий управляючий повинен добиватися того, щоб його співробітники вважали визначену мету своєю. Тоді вони зможуть допомогти в її здійсненні.

Мистецтво постановки - це мистецтво управління. Без мети немає контролю за ходом і результатом процесу. Без мети оцінка трудової діяльності співробітників має хитку основу. Без цілей затухає творчість і править бюрократія. Необхідно запам´ятати: найперша мета - це визначення цілей.

Види цілей і їх характеристика

Основна загальна мета організації - чітко виражена причина її існування - визначається як її місія. Мета розробляється для здійснення цієї місії. Місія деталізує статус фірми і забезпечує напрям і орієнтири для визначення мети і стратегії на різних організаційних рівнях.

Загальнофірмова мета формується і визначається на основі загальної місії організації і певних цінностей та цілей, на які орієнтується вище керівництво. Щоб зробити суттєвий внесок в успіх організації, цілі повинні мати ряд характеристик:

1.Конкретність та вимірюваність мети. Висловлюючи свою мету в конкретних вимірювальних формах, керівництво створює базу відліку для наступних рішень і оцінки ходу роботи.

2.Орієнтація мети в часі. Конкретний горизонт прогнозування - це друга характеристика ефективності мети. Слід чітко визначити не тільки те, що організація хоче здійснити, а також і строки досягнення результату. Цілі встановлюють на довгі та короткі проміжки часу. Довгострокова ціль має горизонт планування приблизно п´ять років.

Середньострокова мета має горизонт планування від одного до п´яти років.

Короткострокові цілі, в більшості випадків, - це один із планів організації, який слід здійснити за рік.

3. Реальність мети. Мета повинна бути такою, щоб її можна було досягти, і вона має служити підвищенню ефективності організації. Встановлення мети, яка перевищує можливості організації через нестачу ресурсів або через зовнішні фактори, може призвести до катастрофи.

Якщо цілі недосяжні, намагання робітників досягти успіху буде блоковане, і їх мотивація ослабне.

4. Кожна мета повинна підтримувати одна одну, тобто дії і рішення, необхідні для досягнення однієї мети, не повинні бути перешкодою в досягненні іншої.

Цілі будуть значущою частиною процесу стратегічного управління тільки в тому випадку, якщо вище керівництво правильно їх сформулює, проінформує про них і буде стимулювати їх здійснення у всій організації. Процес стратегічного управління буде успішним у тій мірі, в якій вище керівництво бере участь у формулюванні цілей і якою мірою ці цілі відображають цінності керівництва і реалії фірми.

Визначення мети повинно мати вигляд чітких намірів, точних формулювань явних і таємних потреб, інтересів, бажань або завдань, а також орієнтувати наші дії і вчинки на мету та її виконання.

Визначення мети означає погляд у майбутнє, орієнтацію та концентрацію наших сил і активності на тому, що повинно бути досягнуто. Таким чином, мета дає опис кінцевого результату. Мова йде не про те, що ви робите, а про те, для чого ви робите. Без мети відсутній критерій оцінки, за яким ви могли б вимірювати ваші трудозатрати. Мета, крім того, є ще й масштабом для оцінки досягнутого. Навіть найкращий метод роботи нічого не вартий, якщо ви завчасно й чітко не визначите, чого хочете.

Якщо якийсь індивідуум поставив собі мету, то внаслідок цього виникає такий стан напруження, який діє як рушійна сила і який зникає лише тоді, коли вона досягнута.

Мета є уявленням про майбутнє, для реалізації якого необхідно щось зробити. В іншому випадку мета залишається тільки благим наміром. Щоб визначити мету, треба думати про майбутнє. Традиційне мислення в межах окремих завдань небезпечне тим, що ви загубитесь у дрібницях. Мислення в масштабах цілей сприяє тому, що частковості підпорядковуються цілому. Стає зрозумілим, в якому напрямку рухатись і яким буде кінцевий результат. Щоденно, виконуючи свою роботу, ставте перед собою запитання: "Чи наближає мене те, що я в цю мить роблю, до досягнення відповідної моєї мети?"

Постановка мети - перманентний процес, оскільки мета не задається раз і назавжди. Вона може змінюватися з плином часу. Наприклад, у процесі контролю за реалізацією з´ясовується, що попередні уявлення були, по суті, неправильними, або були завищеними чи заниженими.

Якщо у людини є усвідомлена мета, на неї спрямовується й неусвідомлена. Мета служить концентрації сил на справді ключових напрямках. Усвідомлення своїх цілей може означати значну мотивацію для роботи.

Випадкові успіхи це - добре, але вони приходять рідко. Заплановані успіхи ефективніші, оскільки вони керовані і більш закономірні.

Передумова планування, а значить і успіху, полягає в точному знанні того, що, коли, і в яких масштабах необхідно досягти.

Визначення мети є безумовною передумовою планування, прийняття рішень і щоденної роботи. Якщо люди, прийшовши на роботу, вважають, що мають мету типу "працювати над тим, що саме на сьогодні важливо", то результату не буде. Поставте однозначну мету для себе (і для своїх співробітників) і працюйте за принципом: я буду працювати над тим, чого я сьогодні хочу досягти! Процес постановки цілей показаний на рисунку 6.4.

Завжди потрібно добиватися ясності мети. Знайти особисті життєві цілі і дати їм визначення - означає зробити своє життя Цілеспрямованим. Намагайтеся встановити мету, яка може бути перетворена в безпосередні дії.

Рис. 6.4. Процес постановки цілей

Наприклад:

1. Як не треба. Я хочу вести більш здоровий спосіб життя.

Як треба. Я хочу щоденно робити 15-хвилинну пробіжку на свіжому повітрі.

2. Як не треба. Я хочу мати кращі контакти зі своїми співробітниками.

Як треба. Я хочу для кожного співробітника кожний тиждень зарезервувати час додатково, щоб поговорити з ним на професійні та особисті теми.

Подібні конкретні, орієнтовані на певні дії цілі можна безпосередньо планувати, наприклад, фіксувати в щоденнику часу за певними днями або тижнями і реалізовувати за етапами. Точно опишіть те, чого ви конкретно хочете досягти!

Письмова реєстрація допомагає в тому, що часто фіксуються більш чи менш сміливі уявлення і бажання. Таким чином, ви привчаєтеся постійно займатися своїми цілями і уточнювати їх. У письмовій формі цілі до того ж візуально фіксуються і менше забуваються.

Кожна мета має значення тільки тоді, коли встановлені строки її виконання і сформульовані бажані результати.

Пам´ятайте при цьому і про такі аспекти, як фізичний стан здоров´я, оскільки добре здоров´я і конституція є передумовою активного життя та успішного самоменеджменту.

Для цього передбачайте у своїх планах заходи для сфери "здоров´я", самоосвіти, підвищення рівня знань і кваліфікації, культурний відпочинок.

Не беріть на себе дуже багато, оскільки нереальні завдання мають мало шансів бути виконаними. Чим більше цілей ви собі поставите, тим більше вам доведеться змінювати своє попереднє життя, тим більшу активність доведеться розвивати.

Отже, процес постановки цілей охоплює три фази:

- знаходження цілі: чого я хочу?

- ситуаційний аналіз: що я можу?

- формулювання цілей: до чого я конкретно докладаю зусилля?