Основи менеджменту

1.7. Методи досліджень

У виборі методу дослідження необхідно враховувати його здатність надавати достовірну інформацію про досліджуваний об´єкт. Крім того, він повинен базуватися на основах теорії управління і враховувати особливості техніко-економічних процесів на підприємствах. Метод повинен також дати можливість оцінювати величини взаємозв´язків підрозділів підприємства й окремих посадових осіб, тому що ми оцінюємо процеси управління з інформаційних позицій. Звідси випливає, що цінність матеріалів дослідження визначається, головним чином, застосовуваними методами. Вони повинні забезпечувати необхідну точність конкретного дослідження, гарантувати статистичну вірогідність результатів, тобто можливість за обмеженою кількістю спостережень екстраполювати результати на інші об´єкти досліджуваної сукупності.

У той же час необхідно враховувати й економічність методів. Існують різні за формою й ефективністю методи дослідження управлінських процесів і організації праці керівників. Найбільш відомі з них наступні: хронометраж, моментні спостереження, мікроелементне нормування, фотографії і самофотографії робочого дня тощо. Усі вони мають ті чи інші недоліки, що спотворюють сутність процесів управління.

Моментні спостереження неможливо застосовувати в принципі у дослідженні управлінських процесів і розподілі витрат робочого часу керівників, що дають досить об´єктивну характеристику організації їхньої праці, тому що діяльність керівників має дуже широкий діапазон, який далеко не ідентичний у різні дні. З цієї ж причини нічого не дає у вивченні витрат часу керівників і мікроелементне нормування.

Неефективна у вивченні процесів управління й розподілу часу і самофотографія. По-перше, тому що вона сама вносить істотні перешкоди у сформований управлінський процес і вимагає від керівників значних додаткових витрат часу та постійного фіксування своєї уваги на необхідності вести визначені записи. Правда, записи ці можна значно спростити, якщо підготувати спеціальні форми. Однак, як показала практика, навіть у цьому випадку самофотографія не відбиває реальностей процесу управління.

По-друге, керівники далеко не завжди фіксують усі елементи управління і витрати часу за конкретними напрямками, оскільки ці витрати нерідко практично дорівнюють витратам на запис, і керівник не в змозі їх зафіксувати. Це веде до того, що реальне навантаження керівника в процесі виконання ним функцій управління значно більше, ніж отримане методом самофотографії. Крім того, самофотографія не виключає суб´єктивного тлумачення керівниками своєї діяльності. Анкетне опитування також дає дуже приблизні результати і теж не виключає елементів суб´єктивізму.

Інтерв´ю можна використовувати тільки в оцінці якогось дуже обмеженого явища, і до вивчення процесів управління його застосувати практично неможливо.

Хронометраж: і фотографія робочого дня дають досить точні результати в застосуванні до вивчення витрат робочого часу керівників, але їхній недолік полягає в основному в тому, що вони оцінюють лише саме кількісні сторони управлінської діяльності та фактично не дають її якісного аналізу.

У зв´язку з цим для дослідження процесів управління найбільш ефективний поведінковий метод, який поєднує у собі елементи фотографії і хронометражу, але значно розширює число кількісних факторів, що враховуються, і дозволяє досить докладно фіксувати якісні фактори.

Суть поведінкового методу і його основне достоїнство полягає у тому, що він дозволяє фіксувати плин процесів, шляхом багаторазового спостереження за діяльністю управлінського персоналу в реальних виробничих умовах. Тобто ми одержуємо детальний сценарій у часі поведінки управлінських ланок і окремих посадових осіб з урахуванням усебічного впливу на цю поведінку різних позитивних і негативних факторів.

Оскільки процеси управління є інформаційним відображенням процесів виробництва, то в якості основної постійної, за поведінкового методу дослідження величини, повинен бути прийнятий інформаційний зв´язок, під яким розуміється будь-яка діяльність посадової особи у виконанні функцій управління, за якої він вступає в контакт з іншими посадовими особами чи документами, механізованими й автоматизованими джерелами інформації з метою одержання чи видачі значущої інформації.

Інформація вважається значущою, якщо вона: а) призначена для ухвалення рішення; б) несе в собі зведення про прийняте рішення.

За поведінкового методу дослідження фіксується цілий ряд показників, що характеризують діяльність окремих керівників, а через їхнє посередництво і діяльність окремих ланок управління і системи управління в цілому. Поведінковий метод дозволяє легко диференціювати управлінський процес на окремі складові, що дуже важливо для аналізу й оцінки якості управління.

Звичайно, поведінковий метод трудомісткий і вимагає, щоб провідні спеціалісти дослідження знали виробничі взаємозв´язки, мали визначені навички проведення досліджень і мали відповідну кваліфікацію.

Виконання цих вимог компенсується високою вірогідністю й об´єктивністю отриманих результатів, тому що поведінковий метод робить практично неможливим навмисне перекручування інформації про процеси управління з боку об´єкта дослідження в силу інертності сформованих методів управління.

Результати роботи виробничих систем значною мірою залежать від якості рішень, прийнятих управлінським персоналом. Тому менеджери повинні добре уявляти варіанти можливих дій і результати, пов´язані з їхнім здійсненням. У звичних умовах, що повторюються, прийняті рішення можуть базуватися на досвіді, інтуїції, здоровому глузді, тобто на уявленні про виробничу систему, що склалося в конкретного керівника-менеджера. Однак багатоваріантність, багатокритеріальність, стохастичність виробничих систем породжують завдання, найкраще розв´язання яких не лежить на поверхні та не має аналогів у минулому досвіді, а ціна помилки за сучасних масштабів виробництва дуже велика. Найбільш надійним рішенням була б постановка експериментів безпосередньо на об´єкті. Проте натурні експерименти у виробничих системах найчастіше неможливі або утруднені у зв´язку з їхньою дорожнечею, тривалістю термінів проведення, небезпекою небажаних наслідків.

У тих випадках, коли не можна провести управлінський натурний експеримент або немає даних про результати різних рішень для подібних умов у минулому, є можливість побудувати модель ситуації, яка розглядається, і провести необхідні експерименти з нею.

Для формальної побудови процесу прийняття рішень у реальних ситуаціях використовується лінійне та динамічне програмування. Останні є реальними механізмами прийняття управлінських рішень. Будь-який такий механізм є моделюванням процесу прийняття рішень суб´єктом.

Модель - це об´єкт довільної природи (матеріальний, мислений, знаковий тощо), що відбиває істотні для завдання, яке розглядається, властивості об´єкта-оригіналу. Експеримент, який проводиться з моделлю системи, називається моделюванням. Моделювання дає змогу вивчити властивості об´єкта, прогнозувати його поведінку без постановки натурного експерименту.

Модель повинна відображати, відтворювати або замінювати оригінал у його головних рисах так, щоб її вивчення давало нову інформацію про об´єкт, а точніше, - про цілий клас об´єктів, для яких актуальне завдання, що розглядається. Оскільки в різних завданнях для однієї і тієї ж системи можуть бути задіяні істотно різні її властивості, то для їхнього опису можуть знадобитися різні моделі. Кожна з них буде відбивати головні, з погляду цього завдання, властивості системи й ігнорувати ті властивості, характеристики, які не вимагаються для розв´язання цього завдання. Таким чином, модель завжди існує разом із завданням, яке вирішується. Про модель будь-якого досліджуваного об´єкта є сенс говорити тільки тоді, коли добре з´ясовано завдання, стосовно якого створюється і буде використовуватися модель.

Після створення моделі частину рішень, що раніше вироблялися інтуїтивно, можна приймати на основі кількісних рекомендацій, одержаних у результаті аналізу моделі.

Типи моделей. Усі системи залежно від можливостей формалізованого опису можна поділити на три типи: добре структуровані, слабоструктуровані, неструктуровані.

Добре структуровані системи характеризуються наявністю стійких зв´язків і залежностей між підсистемами, що піддаються кількісним оцінкам. Управління такими системами можливе на основі стандартних процедур, правил, методик, розрахунків. Завдання, що виникають, можуть бути одноваріантними (розв´язувані методом прямого рахунку) або різноманітними (оптимізаційними).

У слабоструктурованих системах зв´язки між підсистемами чітко не регламентовані, мають несталий характер, не піддаються точному кількісному опису. При прийнятті рішення велика роль суб´єктивного фактора - багато рішень приймаються на основі екстраполяції оцінок. Специфіка слабоструктурованих завдань полягає в необхідності участі в їхньому розв´язанні колективу людей, частина з яких відповідає за ухвалення рішення.

Неструктуровані системи відрізняються неможливістю формалізації мети і критеріїв оцінки. Для цих систем характерні якісні постановки завдань, в яких кількісні залежності між складовими не відомі, формальних методів рішення немає, а вибір варіантів рішення утруднений невизначеністю мети діяльності й альтернативних способів досягнення їх. У вирішенні таких завдань переважну роль відіграють експертно-евристичні методи.

За способом подачі можна виділити три основні типи моделей: концептуальні, матеріальні, знакові.

Концептуальна модель - це певний ідеальний образ об´єкта, що залежить не тільки від його об´єктивно існуючих властивостей, а й від знань, досвіду та інших факторів, властивих суб´єктові-дослідникові.

Для того щоб перевести концептуальну модель з форми уявного образу у форму використання відповідно до свого призначення, можуть застосовуватися мовний (вербальний) опис, графічні засоби, математичні символи, відомі засоби різних спеціальних мов подачі даних і знань.

Деталізація концептуальної моделі, приведення її до вигляду, який дає змогу експериментувати з моделлю для одержання інформації про об´єкт, може здійснюватися у двох основних формах: матеріальній і знаковій.

Матеріальні моделі можна поділити на три типи: предметні, фізичні, аналогові.

Предметні (геометричні) моделі призначені для відтворення й аналізу переважно тих властивостей об´єкта, що визначаються його розмірами, формою, іншими ознаками, які характеризують об´єкт без урахування його внутрішньої природи. Типовий приклад - макети в архітектурі й техніці, навчальні муляжі.

Фізичні моделі дають змогу відтворювати і вивчати властивості об´єкта або процесу, зберігаючи його фізичну природу або хімічні властивості. Це лабораторні дослідні установки в хімічних технологіях, гідродинамічні моделі кораблів і гідротехнічних споруд, аеродинамічні моделі літальних апаратів і т. ін. Фізичні моделі засновано на теорії подібностей, за допомогою якої встановлюється відповідність між оригіналом і моделлю. Фізичне моделювання призначене для вивчення властивостей і поведінки об´єкта-оригіналу в різних умовах зовнішнього середовища у різних варіантах реалізації самого оригіналу.

Аналогові моделі служать тій же меті, що й фізичні, але природа процесів, що протікають в оригіналі моделі, різна. Типовий приклад - електронне моделювання на аналоговій обчислювальній машині або електронній моделюючій установці процесів, що мають механічну, хімічну й іншу природу (коливання центра мас автомобіля під час руху в різних дорожніх умовах, поведінка літака під час польоту в повітряній атмосфері, протікання хімічної реакції залежно від активності каталізатора та ін.). В основі аналогового моделювання лежить подібність між математичними описами процесів оригіналу і моделі.

Знакові моделі відбивають властивості оригіналу за допомогою різноманітних символів і можуть бути поділені на мовно-описові, графічні та математичні. Мовно-описова (вербальна, лінгвістична) модель є описом властивостей реального або уявного об´єкта певною природною мовою. Це може бути технічне завдання, постановка завдання при проектуванні АСУ, пояснювальна записка до проекту і т. ін. Розробка такої моделі допускає досить велику свободу у виборі засобів і способів опису, обмежену синтаксичними та семантичними нормами використовуваної мови, а також вимогами формально-нормативного характеру (вимоги Держстандарту). Такі моделі дають змогу описати об´єкт достатньо повно, однак їх не можна використовувати безпосередньо для аналізу, прогнозу, одержання нової інформації про об´єкт.

Графічні моделі залежно від призначення можна поділити на портретні й умовні. Графічна портретна (іронічна) модель - модель, котра графічними засобами відображає реально або теоретично властивості, характеристики об´єкта (креслення конструкції, план місцевості, схема маршрутів міського транспорту та ін.).

Графічна умовна модель служить для відображення у вигляді графічного способу характеристик, властивостей об´єкта, безпосередньо недоступних для спостереження (графіки, що відображають функціональні зв´язки між змінними, гістограми, що характеризують розподіл випадкових величин за результатами експерименту, діаграми стану в металознавстві).

Математична модель - опис внутрішніх властивостей системи та істотних для розглядуваного завдання процесів мовою математики (функціональні й логічні залежності, алгебраїчні системи; диференціальні рівняння, графічні структури і т. ін.). Побудова математичної моделі означає перехід від змістовного опису об´єкта моделювання до формального і дає змогу застосувати для дослідження властивостей об´єкта формальні перетворення, його описи, характер яких залежить від виду математичної моделі, тобто в результаті від розглядуваного завдання.

Якщо розглядаються завдання, пов´язані з функціонуванням системи як цілого, то головний інтерес становить її взаємодія з навколишнім середовищем, а особливості внутрішньої побудови, склад підсистем і закономірності процесів, що протікають у них, може бути опущено. У такому випадку говорять про функціональну модель, тобто модель, котра відображає основні особливості функціонування системи.

В інших випадках, навпаки, інтерес становлять особливості побудови системи, склад підсистем і взаємозв´язки між ними. Моделі, що відбивають ці властивості, називаються структурними. При їхній побудові та дослідженні широко використовується математичний апарат теорії графів. При побудові функціональних моделей, як правило, описується стан великої системи: причинно-наслідкові зв´язки, які визначають зміну станів; можливості впливати на них у потрібному напрямі та зіставляти різні варіанти управління (впливу), що приводять до бажаної мети. Стан системи як об´єкта моделювання можна описати деякою множиною величин, що групуються залежно від характеру їхньої участі в процесі. Загалом можна виділити вектор вхідних (некерованих) змінних:

X = (X₁ ,X₂, ... , X_n)

вектор вихідних змінних:

У = {У_Х,УХ₂,...,У_п),

вектор керованих впливів:

U = (U_u,U₂,...U_k)

і вектор параметрів:

G = (G₁,G₂,...,G_p).

У математичних моделях виробничих систем вхідними змінними є характеристики виробничих процесів, що можуть бути визначені, але не підлягають зміні, наприклад, контрольований склад вихідної сировини, обсяги і терміни постачання сировини та матеріалів. Керованими називаються змінні, на які можна впливати, значення яких можна розраховувати, вибирати для досягнення бажаних результатів; розподіл завдання за групами устаткування, визначення порядку запуску деталей у виробництво, розрахунок складу шихти і т. ін.

Вихідними називаються змінні, значення яких залежать від вхідних (керованих і некерованих) змінних. Це, наприклад, собівартість продукції, прибуток, обсяги реалізації, сукупні витрати, стан основних фондів. Як приклад найчастіше використовуються різні норми і нормативи, директивні планові завдання за основними показниками виробничої діяльності. Для змінних X, У, U характерно те, що їхні числові значення в ході процесу можуть змінюватися на деякій ділянці, а параметри G постійні, але можуть бути іншими в аналогічних процесах.

Функціональну модель у найпростішому випадку може бути подано у вигляді:

У = F(X,U,G) Y=F(X, U, G),

де F - функціональна залежність, що пов´язує змінні та параметри системи.

Отже, математична модель має характеризувати поведінку вихідних змінних У залежно від значень параметрів і некерованих вхідних змінних, параметрів і керованих вхідних змінних, а також враховуючи зміни керованих змінних. Звичайно, будуючи модель, вибір складу вихідних змінних, що включаються в модель, не викликає труднощів, тому що вони визначаються самим завданням моделювання. Вибір вхідних змінних, керованих і некерованих, може бути виконаний різними способами, причому тут, крім визначення завдання, важливі вимоги точності й простоти, що висуваються до моделі. Якщо вхідних змінних занадто мало, модель втрачає точність, може стати неадекватною об´єкту; якщо їх надто багато - необхідні ресурси пам´яті й швидкості обчислень можуть перевищити наявні ресурси ЕОМ.

Моделі мають бути сформульовані так, щоб для застосування їх вимагалися лише доступні дані. Якщо, наприклад, недостатні запаси товарів призвели до збитків у торгівлі, то модель рішення, яке передбачає визначення оптимального рівня запасів, має включати систему грошових штрафів за ці збитки.

Модель має вимагати лише здійсненних реальних розрахунків. Наприклад, застосування методів лінійного програмування для складання графіка роботи сучасного великого підприємства може виявитися нездійсненним, бо час, необхідний для цих розрахунків, буде надто великим навіть для комп´ютерів. Завдання теорії прийняття рішень полягає в тому, щоб знаходити такі альтернативи, які ймовірно лише в наближенні вимагають невеликого обсягу розрахунків.

Моделі не можуть потребувати недоступної прогнозованої інформації. Програми, які будуть вимагати від відділу збуту оцінки товарообігу за другу половину наступного місяця, в процесі прийняття ділового і рішення не будуть мати широкого застосування, ні описового, ні нормативного.

Моделі описуються з погляду тих вихідних моментів, з якими, скоріше всього, той, хто приймає рішення, розпочне процедуру прийняття рішень.

Різні підходи до моделювання й оцінки ефективності управління підприємством визначають і різні моделі підприємства. "Механістична" модель розглядає підприємство як механізм, який являє собою комбінацію основних виробничих факторів, засобів виробництва, робочої сили, сировини і матеріалів, як машину для реалізації цілей її творців. Теоретичною базою цього підходу є положення школи наукового управління (Ф. Тейлор, М. Вебер). Велике значення при цьому надається аналізу техніко-економічних зв´язків і залежності різних факторів виробництва. А завдання менеджменту при цьому підході полягає насамперед у тому, щоб найкращим чином згрупувати всі частини системи і тим самим добитися максимальної ефективності в досягненні мети.

"Гуманістична модель" представляє підприємство як колектив людей, які виконують спільну роботу на принципах розподілу і кооперації праці, при цьому найважливішим фактором продуктивності є людина як соціальний діяч. Елементами моделі є такі складові, як увага до працюючих, їх мотивація, комунікації, участь у прийнятті рішень. Завдання керівників полягає в регулюванні відносин між працівниками, координації процесів виконання конкретних завдань виробничих планів шляхом особистого і безпосереднього впливу на співробітників. За критерій ефективності управління береться підвищення продуктивності праці за рахунок удосконалення людських ресурсів, тобто вважається, що якщо всі внутрішні процеси, які пов´язані з персоналом, управляються належним чином, то на підприємстві не виникає проблем з досягнення намічених цілей з випуску продукції, прибутку, доходів тощо.