Інформаційно-аналітична діяльність
4.4. Нові інформаційні технології обробки інформації
З розвитком інформаційних технологій у всьому світі зростає розуміння переваг, які може надати організаційній структурі інформаційно-комунікаційна система. Тому питання створення інформаційно-комунікаційних систем, які б ефективно працювали з інформаційними ресурсами, є надзвичайно актуальним на сьогодні.
На сьогодні інформаційні технології впроваджуються на багатьох підприємствах, організаціях та різних органах влади.
Нова інформаційна технологія є не що інше, як сукупність автоматизованих процесів руху (по каналах зв´язку) і обробки інформації тієї чи іншої предметної області (або їх сукупності), що видається користувачу на екран ЕОМ.
Інформаційні технології (IT) - це системноорганізована для вирішення завдань управління сукупність методів і засобів реалізації операцій збирання, реєстрації, передачі, накопичення, пошуку, обробки і захисту інформації на базі застосування розвиненого програмного забезпечення, використання засобів обчислювальної техніки і зв’язку, а також способів, за допомогою яких інформація надається тим, хто її потребує.
Інформаційні технології в даний час можна класифікувати за рядом ознак, зокрема: способом реалізації в інформаційній системі, ступенем охоплення завдань управління, класами здійснюваних технологічних операцій, типом призначеного для користувача інтерфейсу, варіантами використання мережі ЕОМ тощо.
Із зростанням технічної потужності IT комп’ютери почали не просто полегшувати роботу людини, а дозволяють виконувати те, що без IT було неможливим. У зв’язку з тим, що аналітику доводиться приймати рішення в умовах високого ступеня невизначеності та ризику, нові можливості інформаційних систем дуже швидко починають знаходити застосування в бізнесі.
Кажучи про «нові» можливості ІС в управлінні, справедливіше називати деякі з них новими тільки для нас. Наприклад, системи підтримки прийняття рішень вже більше двох десятиліть використовуються в розвинених країнах, але поки що не набули широкого поширення в нашій країні.
Стратегічна мета інформаційних технологій - сприяти управлінню економічними комплексами, реагувати на динаміку ринку, створювати, підтримувати та поглиблювати конкурентні переваги. Виконання цього завдання вимагає побудови інформаційно-технологічних систем, які мають наступні атрибути:
а) максимальна доступність - кожна людина може дістати доступ до IT ресурсів у будь-який час і з будь-якого місця;
б) будь-який інформаційний об’єкт повинен бути доступний одночасно багатьом;
в) маневреність прикладних програм - необхідний перехід до мережевої архітектури, що призводить до серйозних змін в організації і роботі ІТ-відділів.
Удосконалення технічних засобів і методів по збиранню і обробці інформації свідчить про те, що є реальна можливість збирати первинну (фактичну) інформацію в ритмі виробництва, тобто близько до реального часу, здійснити перехід від рішення окремих обліково-планових і нормативних задач до системного рішення задач по управлінню підприємством в цілому. Цьому сприяє і впровадження комп’ютерної інформаційної технології, яка одержала назву нової інформаційної (безпаперової) технології.
Основу нової інформаційної (безпаперової) технології, при якій застосовуються ПЕОМ, складають розподілені системи сучасної обчислювальної техніки, програмне забезпечення, розвиток комунікацій, безпаперове (тобто екранне) видавання обробленої інформації користувачам. Користувачу, який не є програмістом, надана змога прямого спілкування з ПЕОМ за допомогою діалогового режиму. Програмно-апаратні засоби (бази даних, експертні системи, бази знань тощо), якими забезпечується ПЕОМ, створюють зручність у роботі, дозволяють не тільки автоматизувати процес зміни форми і місця розміщення інформації, але і змінити її зміст. Сучасні ПЕОМ не викликають інформаційну продуктивність, але надають можливість фахівцю підвищити продуктивність праці шляхом збільшення обсягів робіт, які він виконує індивідуально.
Для такої технології характерні:
- праця користувача на ПЕОМ у режимі маніпулювання;
- прохідна (наскрізна) інформаційна підтримка на всіх етапах проходження інформації на основі інтегрованої бази даних, яка забезпечує єдину уніфіковану форму зображення, зберігання, пошуку, відображення, відновлення і захисту інформації;
- безпаперовий процес обробки інформації, при якому на папері фіксується (за необхідністю) лише остаточний варіант розрахунків у вигляд;
- документи, проміжні версії і необхідні дані записані на машинні носії і доводяться до відома користувача через екран ПЕОМ;
- інтерактивний (діалоговий) режим рішення задачі (одержання необхідних показників) з широкими можливостями для користувача;
- можливість колективного виконання документів на основі об´єднаної каналами зв´язку групи ПЕОН, які працюють в одному режимі;
- можливість адаптивної перебудови форм і способу подання інформації у процесі рішення задачі або при одержанні необхідних показників.
Нова інформаційна технологія може бути впроваджена на об´єкті управління як свідчить практика, двома способами: в локальні інформаційні структури, які засновані на адаптації нової інформаційної технології до діючої організаційної структури; та на удосконаленні докорінним чином діючої організаційної структури управління.
Перший спосіб впровадження нової інформаційної технології приводить до локального удосконалення методів обробки інформації, які діють на об´єкті управління і не міняє діючу організаційну структуру управління. Так як комунікації розвинуті недостатньо, то раціоналізуються тільки методи збору і обробки інформації на робочих місцях фахівців шляхом організації окремих автоматизованих робочих місць. При цьому відбувається зливання операцій по збиранню і обробці первинної інформації, а в ряд випадків і з функцією прийняття управлінських рішень.
За другим способом впровадження нової інформаційної технології удосконалюється організаційна структура управління таким чином, щоб ця технологія принесла якнайбільшу ефективність управлінню виробництвом. В цьому випадку відбувається розвиток комунікацій і розробляються нові інформаційні і організаційні взаємозв´язки, створюються комплекси взаємозв´язаних АРМ керівників і фахівців різних рівнів, впроваджуються розподілені бази даних. При цьому способі продуктивність організаційної структури управління збільшується за рахунок раціонального розподілення обробки інформації; відбувається зниження обсягів інформаційних потоків по каналах зв´язку, приближення обробленої інформації до користувачів різних рівнів, збирання і обробка первинної інформації в ритмі виробництва, яка передається відповідним користувачам в такому ж ритмі.
Таким чином, перший спосіб впровадження нової інформаційної технології орієнтований на діючу організаційну, структуру управління. При цьому ступінь риску від впровадження цієї технології зводиться до мінімуму, так як зроблені затрати незначні і організаційна структура не змінювалась. Другий спосіб спрямований на принципову зміну організаційної структури управління в бік її удосконалення. Однак для обох способів принципово змінюються методи використання обчислювальної, периферійної і організаційної техніки: замість централізованого впроваджується децентралізований збір і первинна обробка інформації і ці процеси наближається у першу чергу до місць, де виникає і використовується первинна (фактична) інформація. На практиці і в літературі ці методи використання одержали назву розподілених обчислювальних систем, в яких поряд з централізованою обробкою інформації на великих і середніх ЕОМ застосовується децентралізована, тобто розосереджена (розподілена) обробка інформації з використанням мікро-ЕОМ (ПЕОМ).
Розподілена обробка інформації дозволяє прискорити збирання і обробку її за рахунок максимального наближення засобів обчислювальної і периферійної техніки до місць, де виникає ця інформація, обробляється і використовується керівниками і фахівцями різних рівнів, більш ефективніше задовольнити різноманітні) часто мінливі інформаційні потреби управлінського персоналу, забезпечити необхідною інформацією процеси прийняття рівень для оперативного управління; знизити затрати на утримання всієї обчислювальної системи; збільшити гнучкість і підвищити живучість системи (вихід однієї пеон не приведе до віднови всі системи); безпосередньо приймати участь керівникам різних рівнів в процесі управління (в діалоговому режимі) і підвищити їх відповідальність за прийняті (або не прийняті) управлінські рішення; поступово (модульна) створювати обчислювальну систему за рахунок зміни окремих периферійних технічних засобів (добавлення нових, в тому числі і ПЕОМ.
Щоб організувати системну автоматизовану обробку інформації, яка використовується для управління об´єктом, потрібно створити таку систему, в якій достовірна первинна (фактична) інформація, яка характеризує виробничо-господарську і іншу діяльність, один раз в мінімальному складі в ритмі виробництва фіксувалась би і в такому ще ритмі передавалась і оброблювалась (разом з умовно-постійною) на ЕОМ таким чином, щоб одержана в максимумі результатна інформація була закінчена обробкою і повністю задовольняла би усім вимогам управління об´єктом, у тому числі інформуванню керівників і фахівців різних рівнів, а також процесам формування і планування, обліку і контролю, складання установленої зведеної звітності і проведення комплексного економічного аналізу за різні періоди часу і по різних структурних ланках і об´єкту управління в цілому.
Така системна обробка інформації може здійснюватись на різних рівнях, у масштабі різних організаційно управлінських ланок - цеху або виробничої одиниці, підприємства або виробничого об´єднання, галузі, регіону тощо. З збільшенням масштабності управлінської ланки значно зростають трудомісткість і складність організації системної обробки інформації.