Інформаційно-аналітична діяльність
3.8. Проблема «пастки часу» і засоби її подолання
Як відомо, «пастка часу» - де невміння аналітиків (як правило, початківців) правильно розрахувати час для підготовки достовірного інформаційно-аналітичного продукту.
Очевидно, що проблема браку часу полягає у невмінні планувати час, а не у великому обсязі роботи, що виконується. Багатьом аналітикам не вистачає часу на те, щоб виконати всю роботу впродовж робочого дня. їм доводиться працювати поза межами робочого дня і у вихідні дні. Проблема підвищення продуктивності праці і ефективного витрачання часу була і є актуальною
Встановлено, що на виконання 80 відсотків всього обсягу роботи затрачається не більш, ніж 20 відсотків робочого часу. Решту часу з’їдає так звана рутина. Фахівці рекомендують, передусім, чітко визначитися зі стратегічними цілями і пріоритетами і саме їм віддати ось ці продуктивні 20 відсотків.
Всі справи фахівці радять розділити на чотири групи.
1. Важливі і термінові справи. Ними слід опікатися в першу чергу і бажано робити самому.
2. Важливі і нетермінові справи. їх доцільно помістити у графік виконання довгострокових завдань.
3. Неважливі, але термінові справи. Опікуватися такими справами слід доручити комусь і з співробітників, а собі залишити контроль за їх виконанням.
4. Неважливі і нетермінові справи. Справи цієї категорії слід передовірити підлеглим.
Слід щоранку на роботі виділяти 10-15 хвилин на те, щоб спланувати свій робочий день. Щоденно планувати потрібно лише те, що має бути виконане того дня. Аналітик мусить мати щоденник. Він - незамінний помічник у плануванні робочого часу. У спеціальних графах щоденника можна визначитися з черговістю виконання справ відповідно до пріоритетів.
Виконання найвідповідальніших справ бажано планувати на ті дні тижня, коли у працівника спостерігається найвища працездатність. У більшості випадків такими днями вважаються вівторок і середа. Здавна відомо, що понеділок - день важкий. Продуктивність цього дня - невисока.
Виконання рутинної і складної роботи бажано чередувати. Наприклад, чверть години говорити по телефону, а потім півгодини писати проекти. Справи, що потребують великих затрат часу, доцільно розбити на етапи. Після завершення чергового етапу, можна зайнятися якоюсь іншою менш важливою справою. Через кожні півтори години роботи доцільно влаштувати 15-хвилинний перепочинок.
Тайм-аути допомагають зберегти сили на виконання конкретної роботи і зберегти здоров´я у цілому.
Ніколи не слід забувати про облаштування власного робочого місця. Свій стіл доцільно тримати у порядку. Кожний документ, кожна річ мають бути на своєму робочому місті. Для висхідних і вхідних документів - окремі теки. На всіх теках мають бути наклейки, етикетки, вказівники та інші позначення, які дозволяють швидко і впевнено знайти ту теку, яку шукають. Гори паперів на столі заважають працювати. Здавна помічено, що чистий робочий стіл підвищує працездатність.
У світі є чимало людей, які не цінують ні свого часу, ні часу інших. Це, - як правило, люди, яким часу не бракує і вони думають, що і в інших його більше, ніж достатньо. Відволікати можуть підлеглі. Часто без причини або за дрібними причинами. Нерідко - щоб просто почесати язик. Слід ввічливо пояснити співробітникам, що у вас нині дуже ущільнений графік і ви з радістю поспілкуєтеся з ними в обідню перерву, наприкінці робочого дня або після його закінчення. Є й любителі телефонних розмов марафонської тривалості. Телефонні дзвінки і листування електронною поштою часто заважають продуктивній праці і забирають багато часу. Цю прірву слід завжди мати на увазі і докладати зусиль щоб тримати її у розумних межах.
На спілкування з клієнтами та партнерами доцільно резервувати не більш ніж 50-60 відсотків робочого часу. Максимальна тривалість переговорів не повинна перевищувати години. Якщо переговори топчуться на місці і не вбачається їх успішне закінчення, то переговори треба припиняти хвилин через 40 після їх початку. Слід навчитися користуватися словом "ні". Це слово може буди головним важелем у економії часу.
Фахівці рекомендують не відкладати на потім справи. Затягування розв´язання того чи іншого питання з´їдає час подвійно. Разом з відтягуванням ухвалення рішення відтягується і початок самої роботи з того чи іншого питання.
Фахівці пропонують такий перелік способів економії часу:
- точне визначення цілей;
- зосередженість на головному;
- створення стимулів;
- встановлення термінів;
- рішучість;
- вміння говорити "ні";
- контроль часу використання телефону і Інтернету;
- ведення нотаток;
- фільтрація перешкод;
- повне використання часу;
- зміна занять;
- контроль за вільним часом[2, с.328].