Інформаційно-аналітична діяльність

3.7. Етапи і порядок підготовки інформаційно-аналітичних документів

Інформаційний пошук (ІП) (англ. Information retrieval)— наука про пошук неструктурованої документальної інформації.

Особливо це відноситься до пошуку інформації в документах, пошук самих документів, добуття метаданих з документів, пошуку тексту, зображень, відео та звуку у локальних реляційних базах даних, у гіпертекстових базах даних таких, як Інтернет та локальний Інтернет.

Найвідомішим прикладом систем ІП можна назвати пошукові системи в Інтернеті.

Об´єктом інформаційного пошуку є текстова інформація, зображення, аудіо, відео інформація.

Завданням інформаційного пошуку є знаходження відповідних (до пошукового запиту) інформаційних об´єктів, або документів серед доступного для пошуку матеріалу. Завдання для інформаційного пошуку задається у вигляді інформаційного запиту (query), який може містити слова, фрази чи речення або комбінацію їх. Переважна більшість пошукових систем орієнтована на роботу з пошуковими термінами — словами або словосполученнями, які пошукова система розпізнає як одне ціле. Для здійснення інформаційного пошуку потрібно мати збірку інформаційних об´єктів (бібліотека, комп´ютерні файли) і систему (алгоритм або програму) яка здійснює пошук. Для здійснення інформаційного пошуку користувач (людина або інформаційна система) формує інформаційний запит (information query). Результатом пошукової роботи є список документів який укладається згідно з певним принципом. Такий список називають впорядкованим.

Пошукова система переглядає всі доступні інформаційні одиниці (документи) зі збірки і відбирає документи відповідні до інформаційного запиту. Оскільки реальні пошукові системи знаходять не всі відповідні документи, говорять про точність пошукових систем. Результатом роботи пошукової системи є список відібраних документів, серед яких є відповідні до запиту документи. Для ідеальної пошукової системи список відібраних документів та відповідних документів повинні збігатися. В реальних пошукових системах в списках відібраних документів знаходяться і невідновідні до запиту документи. Тому говорять про ефективність пошукових систем.

Ефективність пошукових систем оцінюється двома параметрами: пошукова відповідність та пошукова якість. Пошукова відповідність визначає частку відповідних документів серед відібраних на запит. Пошукова відповідність визначає якість отриманого результату інформаційного пошуку. Пошукова якість визначає частку отриманих системою відповідних до запиту документів серед загального числа відповідних до запиту документів у збірці. Загальне число відповідних до запиту документів завжди є невідомим і може бути встановлене лише при повному перегляді збірки людиною. Крім того, роботу пошукових систем оцінюють швидкодією — часом, за який отримують список відповідних до запиту документів.

Існує лише три методи збирання зовнішньої інформації:

- спостереження;

- вивчення документів і джерел;

- інтерв´ю.

Спостереження - пасивний метод збирання інформації. Сутність його полягає в тому, щоб, дивлячись, помічати кого- чи що-небудь, звертати увагу на когось, щось.

Кожен аналітик мусить бути пильним, уважним до деталей спостерігачем. У багатьох випадках спостереження є початковим етапом підготовки матеріалу, є поштовхом, який народжує потім обширний задум. Але, як правило, завжди в значному аналітичному матеріалі наявні елементи, джерелом яким є метод спостереження. Це все те, що побачене власними очима аналітика: виробництво, люди, що виконують певну роботу, тощо. А відтак, спостереження, відіграючи ніби другорядну роль у збиранні інформації, займає значне місце в аналітичному матеріалі.

Аналітика знає такі типи спостережень, як відкрите і приховане, включене і невключене. Сутність їх полягає в тому, що аналітик (а часто до такого вдаються й письменники) стає на певний час членом якого-небудь колективу, організації, закладу, установи, щоб досконало, впритул, з близької відстані вивчити їх діяльність, настрої людей, умови праці, механізми здійснення фінансових чи бартерних операцій. Відкрите спостереження передбачає обізнаність навколишніх з тим, що їх вивчають, приховане - відсутність такої обізнаності. Приховане спостереження дає авторові майбутнього аналітичного продукту більше можливостей для ознайомлення з дійсним станом справ, гарантує неупереджене ставленця до нього членів колективу. Включене спостереження передбачає зарахування аналітика на штатну посаду й виконання ним самим певних службових обов´язків. Невключене дає можливість вивчення ситуації іззовні, але забезпечує більш широке ознайомлення аналітика з об´єктом вивчення, можливість побувати в різних структурних підрозділах великої фірми чи установи.

Вивчення документів і джерел - важливий етап роботи аналітика над складними аналітичними матеріалами. Якщо спостереження (так само, як і інтерв´ю) постачає аналітику суб´єктивні знання, то документи, навпаки, дають точну, об´єктивну інформацію. За виключенням, звичайно ж, тих випадків, коли це псевдодокументи, тобто спеціально, на організаційному рівні, створені для дезінформації.

Під документом сьогодні розуміється усякий матеріальний носій, який створений людиною для закріплення будь-яким способом спеціальної інформації з метою передавання її в просторі й часі.

Матеріальними носіями інформації сьогодні є папір, магнітофонна стрічка, кіноплівка, фотографія, електронний накопичувач інформації тощо. З цього погляду джерела - це різновиди документів, а саме: письмові тексти, рукописні чи друковані, аудіо- та відеозаписи розмов та подій, фотографії, дискети з цифровими, текстовими матеріалами, на основі яких створюються аналітичні продукти. Насамперед слід сказати, що, працюючи в межах певної теми, аналітик мусить весь час її вивчати, поглиблювати свої знання з певної галузі життя, ознайомлюватися з новими документами, знати правила бібліографічного пошуку, звертатися до необхідних джерел у разі потреби. Без роботи з книжкою, журналом, газетою не мислимий сучасний аналітик. Першоджерела, звітна документація - ось найважливіші джерела оперативної і фундаментальної інформації.

Головна засада при роботі журналіста з документами й джерелами - неупередженість. Він не повинен шукати в них підтвердження наперед придуманої концепції, а, навпаки, концепцію будувати на документально підтверджених фактах. Бувають випадки, коли вже після завершення формування концепції виявляється новий факт, що цю концепцію руйнує; тоді підлягає не відкиданню новий незручний факт, а переглядові й уточненню сама вже готова концепція.

Відомі такі правила роботи з документами:

- переконайтеся в тому, що документ створений компетентною (за службовим становищем) або спеціально уповноваженою для цієї мети особою;

- обстановка, .у якій створювався документ, не вплинула на його зміст;

- у ньому не спотворені прізвища службових осіб; зміст документа відповідає відбиткові печатки та кутового штампу;

- документ підписаний уповноваженою для цієї мети особою.

Інтерв’ю. Це один з методів збирання інформації в аналітиці, сутність якого полягає в здобутті новин і повідомлень шляхом усного спілкування суб´єкта (аналітика) з об´єктом (бізнесменом, політичним діячем, науковцем). Аналітик мусить бути гарним комунікатором. За типом спілкування знає такі типи інтерв´ю:

- інтерв´ю на робочому місці;

- інтерв´ю вдома в об’єкта;

- інтерв´ю по телефону;

- інтерв´ю в інтер-ситуаціях.

Накопичення інформації про проблему означає збирання й обробку різноманітних відомостей щодо проблеми, яка розглядається. Якість вирішення проблеми залежить від якості інформації про неї. Якість інформаційних матеріалів у свою чергу оцінюється за допомогою таких критеріїв:

  • об’єктивність - це інтегральний критерій, який поєднує у собі наступні часткові критерії:
  • повнота інформації (наявність відомостей, включаючи суперечливі, які необхідні та достатні для прийняття рішення);
  • точність інформації (ступінь відповідності інформації оригіналу); несуперечливість інформації (окремі частини однієї і тієї самої інформації не мають суперечити одна одній);
  • переконливість інформації (доведеність, достовірність інформації); лаконічність - стислість та чіткість викладення інформації (досягається за рахунок високої згорнутості інформації без втрати її необхідної повноти);
  • актуальність - відповідність інформації об’єктивним інформаційним потребам;
  • своєчасність - здатність задовольняти інформаційну потребу у прийнятний для виконання строк;
  • комунікативність - властивість інформації бути зрозумілою для адресата.

Опрацювання інформації (анал). Опрацювання повідомлень необхідне для виявлення інформації, яку вони несуть. При цьому повідомлення є інформаційним моделями процесів і явищ, описаних у повідомленнях. Слово „модель" означає образ, зразок, замінник, опис. Різні типи моделей використовують для опису та вивчення тих чи інших характеристик об’єктів навколишнього світу. Незважаючи на існування загальноприйнятих методик і технологій інформаційно-аналітичного опрацювання інформації, кожний аналітик має свої улюблені методи і прийоми аналізу.

Аналітик забезпечує і визначає можливості автоматичного виконання стандартних процедур опрацювання інформації:

- у прогнозуванні та плануванні — багатоваріантних розрахунків під час розробки прогнозів, перспективних і поточних економічних та соціальних планів розвитку підприємства, а також оперативно-виробничих планів і планів з технічної підготовки виробництва з метою подальшого визначення оптимальних взаємозв’язаних наборів показників планування в почасовому (година, зміна, тиждень тощо) і в пооб’єктному (робоче місце, ділянка тощо) аспектах;

- в організації — моделювання організаційних структур управління та імітація процесів виробництва при різних критеріях і параметрах з метою вибору оптимальних;

- у контролі — спостереження за станом керованого об´єкта за всіма параметрами, а також за своєчасним і повним виконанням керівних команд;

- в обліку — одноразове збирання (в ритмі виробництва) й системна обробка всієї фактичної (разом з довідковою, плановою, нормативною та іншою) вірогідної інформації про наявність та рух ресурсів, а також про стан, процеси та явища, що мають місце у виробничо-господарській та іншій діяльності підприємства;

- в аналізі — зіставлення нормативних, планових і фактичних показників, що характеризують ті чи ті операції або процеси виробничо-господарської та іншої діяльності, виявлення відхилень (у кількісних, вартісних, відносних та інших величинах) від заданих параметрів із зазначенням причин і винуватців цих відхилень, оцінка виконання плану в різних аспектах та виявлення факторів, що впливають на ці відхилення;

- у звітності — автоматичне формування (на основі первинних даних) зведених показників для типових форм установленої бухгалтерської, статистичної та іншої звітностей за допомогою спеціальних перевідних масивів — довідників, — а також одночасне створення машинних носіїв зі зведеними показниками звітності для передавання каналами зв’язку їх до зовнішніх установ (інституцій) вищого рівня.

Вивчаючи різноманітні документи, перевіряючи на їх основі можливі припущення, тобто здійснюючи аналіз інформації, з наявних повідомлень виводять різні твердження та їх обґрунтування, висновки, узагальнення, тобто здобувають інформацію, подаючи результати у вигляді нових повідомлень, правил, тверджень, виявлених закономірностей, здійснюючи таким чином синтез нових знань, нової, аналітичної інформації. Інформація, що надійшла, називається вхідною інформацією. З цієї інформації після опрацювання утворюється якісно нова, вихідна (аналітична) інформація.

Передавання інформації. Аналітичні продукти, створені внаслідок опрацювання (аналізу) первинних документів, письмові, звукові, візуальні передають за допомогою сучасних засобів телекомунікацій (віддаленого зв’язку) — телефонного, радіо, електронного та супутникового зв’язку на будь-які відстані.

Використання інформації. Неправильне або зловмисне використання інформації в системах управління, зв’язку, виробничих та суспільних процесах може призвести до аварій, дезорганізації діяльності виробничих підприємств, соціальних криз тощо. Тому інформацію потрібно захищати від спотворювання, втрати, несанкціонованого доступу, зловмисного використання.

Захист інформації. В інформаційно-аналітичній діяльності постійно виникає необхідність аналітичні продукти приховувати від конкурентів, зачищати їх. Особливо це стосується бізнесових, політичних, соціальних проектів. Інформація сьогодні стала продуктом і товаром, який можна купувати, продавати, обмінювати.

За сучасних умов, особливо під час роботи в мережах, існує постійна небезпека псування або втрати інформації. Захист інформації слід здійснювати в кількох напрямах.

По-перше, це захист від випадкових чинників, тобто неправильних дій користувача, виходу з ладу апаратури.

По-друге, це захист від злочинних дій, що полягають у розкритті конфіденційності (секретної) інформації, у несанкціонованому доступі до інформаційних ресурсів. Ці завдання виконують служби безпеки, які забезпечують цілісність та надійність даних, контроль доступу до інформації і захист від збоїв апаратури.

Всі названі фактори, їх бездоганне виконання і є запорукою ефективної і результативної роботи аналітика.