Інформаційно-аналітична діяльність
3.3. Методика написання аналітичної роботи
Без сумніву, методика написання аналітичного документа дозволяє швидко, ефективно і правильно вирішити проблему застосування тієї чи іншої технології інформаційно-аналітичної діяльності. Перше, що аналітик повинен зробити після зустрічі із замовником, це класифікувати цілі, які він ставить перед собою, щоб виконати поставлене завдання.
Цілі можуть бути такими:
- отримання якісно нового знання про систему/процес/явище;
- встановлення факту і локалізація неповноти і/або суперечності сукупності знань;
- систематизація, впорядкування певної сукупності знань;
- акцентування або виділення одного або декількох аспектів інформації (наприклад, часового, просторового, функціонального і т.д.);
- скорочення надлишку подання інформації;
- погодження подання інформації з системою обробки і інтерпретації;
- підвищення наглядності відтворення інформації;
- зміна рівня спільності/абстракції описів[4.,с.\80].
В залежності від класу цілі змінюються методи і технології структурування інформації. Необхідно розглянути види інформації, що належить структурувати, а також способи її подання.
Класифікація видів інформації за її суттю/змісту і способу її використання:
- інформація про цінності і цілі (інформація цілеполягання), що використовується при плануванні/прогнозуванні;
- інформація про функції системи/процесу;
- інформація про структуру системи/процесу;
- інформація про динаміку системи/процесу;
- інформація про стан системи/процесу;
- інформація про завдання системи/процесу.
В наведеній класифікації види інформації розташовані в порядку зменшення періоду стабільності/актуальності. Однак два класи інформації, що описує цінності, цілі і завдання, є відносно незалежними від стану, динаміки, структури і функцій системи/процесу, оскільки пов’язані з реалізацією функції цілеполягання. Хоча можна вважати, що рішення про використання саме такої схеми розміщення цих класів інформації небезпідставне, оскільки дозволяє вирішувати багато прикладних задач.
Крім всього іншого, необхідно враховувати ще і такі класифікаційні ознаки, як:
- відношення інформації до об’єкта:
- інформація, що відноситься до об’єкта;
- інформація, що відноситься до класу об’єктів;
- інформація, що відноситься до середовища;
- відношення інформації до моменту часу:
- інформація, що відноситься до минулого;
- інформація, що відноситься до теперішнього;
- інформація, що відноситься до майбутнього;
- відношення інформації до класу структурної організації:
- інформація неструктурована;
- інформація структурована;
- інформація впорядкована;
- інформація формалізована.
Вирішенню будь-якого практичного завдання передує мислиннєва діяльність з її концептуалізації. Вона здійснюється в три етапи:
- розробка концептуального підходу до вирішення проблеми;
- розробка самої концепції;
- розробка програми конкретних дій.
Після цього на аналітика чекають відомі етапи роботи з інформацією:
- пошук інформації;
- збирання;
- накопичення;
- зберігання;
- опрацювання(аналіз);
- передавання;
- використання;
- захист інформації.
Розглянемо перелік вимог до здійснюваних в інтересах інформаційно-аналітичного забезпечення управлінської діяльності процесів збору, обробки, аналізу інформації, моделювання і прогнозування ситуації і підготовки проектів управлінських рішень.
Тут потрібно виділити наступні найбільш загальні вимоги:
- цілеспрямованість і цілева ефективність;
- активність і ініціативність;
- безперервність і висока готовність до зміни ситуації;
- оперативність і швидкість реакції на зміни інформаційної ситуації;
- об’єктивність і науковість;
- історичність і актуальність;
- адаптивність і гнучкість;
- багатоаспектність і альтернативність[4, с.277].
Безвідносно до галузі основними напрямами аналітичного дослідження є:
- морфологічний аналіз системи;
- аналіз топології відносин і зв´язків;
- аналіз середовища і характеру подразнюючих дій;
- теперішній стан і тенденції змін ситуації;
- з’ясування проблеми і передумов її виникнення;
- аналіз статичних і динамічних характеристик системи;
- аналіз статичних і динамічних характеристик середовища;
- аналіз простору альтернатив;
- вибір критеріїв задовільного рішення;
- аналіз історичних прецедентів;
- синтез гіпотез і альтернативних стратегій вирішення проблеми;
- проведення моделювання;
- аналіз сформульованих стратегій;
- вибір критеріїв переваги;
- вибір багатьох стратегій, що відповідають критеріям[4, с.278].
В якості прикладу алгоритмізації процесів вирішення аналітичних завдань можна привести одну із ефективних методик проведення системного аналізу:
1. Постановка проблеми:
- виявлення проблеми;
- вивчення специфіки об’єкта і умов вирішень проблеми;
- формування цілі і критеріїв її досягнення;
- кінцеве формулювання проблеми.
2. Визначення типу проблеми і аналіз її структурування:
- стандартна;
- добре структурована;
- слабо структурована;
- неструктурована.
3. Вибір методу вирішення:
- несистемні методи вирішення;
- методи пошуку операцій;
- системний аналіз;
- експертно-інтуїтивні методи.
4. Процедура формування рішень і синтез альтернатив:
- моделювання;
- формування масиву вихідних даних;
- виконання розрахунків;
- інтерпретація отриманих результатів;
- внесення коректив у модель або масив вихідних даних (при необхідності);
- оцінка альтернатив;
- підготовка рішень;
- передача рішень[4, с.280].
Як бачимо, в інформаційно-аналітичному процесі персона аналітика - це той центр, біля якого і повертається весь всесвіт аналітики...
Щодо методики оформлення аналітичного документа, то в середовищі аналітиків широко відомо "правило п’яти сторінок", яке говорить, що при поданні висновків на вищий рівень управлінської ієрархії будь-якої організації об’єм аналітичної довідки повинен складати не більше п’яти сторінок, що приблизно відповідає 16 кілобайтам тексту.
Без всякого сумніву, коротке резюме, аналітичний реферат - це ідеальна форма подання інформації для проведення експрес-аналізу... Але що саме повинно бути включено в цей реферат? Поки обмежимось коротким, некоментованим перерахуванням вимог:
- найменування організації - виконавця;
- строга і ємна назва документа, що відповідає стилю організації;
- дата виконання документа, прізвище відповідальної особи (якщо це передбачено стилем організації виконавця);
- заголовок, що відтворює логіку викладу (можливо використання прийомів ієрархічного упорядкування з використанням відступів, при значному об´ємі документа - понад 100 сторінок - може бути використаний прийом "подвійного заголовку" - короткий розташовується на початку, а розгорнутий - в кінці);
- короткий вступ у проблему - формулювання проблемної ситуації - не більш 2-3 абзаців або 2/3 сторінки;
- пропоновані шляхи вирішення на рівні концепції і базових показників, що відображають об’єми затрат, ефективність і так далі;
- короткий висновок - вимоги до об ´ему ті ж, що і до вступу.
В результаті нескладних підрахунків отримуємо приблизно наступну структуру: - вступ, що не входить в об´єм довідки - плюс 1 стр. до об‘єму;
- заголовок або зміст, що звичайно не розглядається як сторінка документа, але все ж таки передбачена - плюс 1 стр.;
- вступу проблему (звідси розпочинається підрахунок сторінок) - 1 стр.;
- змістова частина документа - 3-3,5 стр. (в залежності від компонування висновків);
- висновки -1-0.5 стр [4. с.291].
Часто заголовок роблять стислим і розташовують на одній сторінці зі вступом.
Виходить без малого сім сторінок - ними потрібно скористатися з розумом. А саме це не завжди виходить ...
Існує маса причин, за якими навіть та інформація, яка є і достовірною і несуперечливою, може бути не сприйнята аналітиком - в числі цих причин одно з перших місць займає емоційне забарвлення інформації і стан аналітика.
Прийняття рішень - це науковий напрям, завданням якого є синтез і раціональних схем вибору альтернатив і оцінювання lx якостей. Завдання його в тому, щоб із багатьох конкуруючих стратегій рішення деякої проблеми, на основі аналізу умов і наслідків її реалізації вибрати кращу (оптимальну). Істотним доповненням до останньої фрази є те, що під умовами розуміється не деяка картина "сьогодні", що застигла, але і ті умови, які можуть скластися за час реалізації стратегії.
Під рішеннями, оптимальними в широкому сенсі, тут розуміються такі рішення, які спрямовані не стільки на ліквідацію наслідків тих чи інших процесів чи явищ, скільки на вирішення всього комплексу протиріч, що привели до виникнення проблемної ситуації - тим самим буде забезпечуватись врахування інтересів максимально широкого кола осіб. Це вимагає від кожної особи, що приймає рішення, здатності прогнозувати його наслідки і системного бачення проблеми.
Так, звичайно, проблеми краще не створювати, ніж ефективно вирішувати створені, але якщо вже вони є, і відмовитись від вибору рішення не можна, що тоді? Тоді залишається одне - починаючи з аналізу змісту проблеми і комплексу суперечностей, що її породить, рухатись через етапи розробки концептуальних підходів, моделювання процесу реалізації і прогнозування результатів до етапу вибору і реалізації управлінського рішення.
Якщо розглядати етапи вироблення рішення, то необхідно виділяти наступну ієрархію термінів, призначених для означення проміжних результатів:
- доктрина - опис стратегічних цілей і принципів досягнення результату, що не враховують наявність ресурсу;
- концептуальний підхід - загальна уява про шляхи і терміни вирішення проблеми, складене без деталізації конкретних кроків і механізмів, спрямованих на її вирішення. Як правило, для вирішення проблеми розробляється декілька концептуальних підходів;
- концепція вирішення - задум досягнення цілі, що враховує наявність і порядок використання певного ресурсу;
- програма дій - детально розроблений опис сукупності операцій, що ведуть до вирішення проблеми (завдання), включаючи використання ресурсів, розкриття механізмів реалізації ідей, техніко-економічних обґрунтувань і т.д.
Кожний наступний результат відрізняється від попереднього підвищенням ступеня деталізації, і скороченням числа альтернатив, вибір яких доступний керівнику, чиєю задачею є реалізація викладених шляхів вирішення проблеми.
По суті, спуск по цій ієрархії відповідає етапам еволюції моделі, що призвана відтворювати процес досягнення мети.
Природньо, що багато що залежить від замовника аналітичної розробки, який своїми вимогами диктує рамки дослідження і вказує на ті конкретні питання, на яких необхідно зосередити основну увагу. Після цього аналітиком підготовлюється план дослідження, в якому визначається загальний задум роботи, у вигляді функціональних блоків задається послідовність проведення дослідження. В ході подальшої роботи всі ці, пока ще не наповнені змістом ячейки будуть підлягати подальшому дробленню на більш дрібні блоки, що відповідають конкретним підзавданням. Наближаючись до завершального етапу проведення робіт, ячейки будуть наповнюватись, а поки, аналітик як бджілка, будує соти, намагаючись вписатися в рамки, запропоновані "пасічником"-замовником.
Після завершення етапу синтезу підходу проводиться перетворення концептуального підходу на повноцінну концепцію шляхом формування задуму з досягнення мети, що враховує наявність і порядок використання певного (обмеженого) ресурсу.