Інформаційно-аналітична діяльність

6.9. Удосконалення комунікацій

В ході здійснення інформаційно-аналітичного процесу аналітик виконує три основних ролі (здійснює міжособові відношення, проводить інформаційний обмін, приймає рішення) і чотири управлінські функції (планування, організація, мотивування і контроль) для визначення і досягнення цілей організації.

Для ефективного здійснення комунікацій, тобто якісної передачі повідомлення у вигляді методичних вказівок, інструкцій, наказів, доповідей, звітів потрібно враховувати різні фактори: підбір слів при формуванні повідомлень, настрій, самопочуття, потреби адресатів.

Ефективність передачі залежить від наступних об´єктивних факторів:

- якості обміну інформацією, яка безпосередньо впливає на ступінь реалізації цілей (дослідженнями встановлено, що у 73-85% випадків, комунікації є головною перепоною на шляху досягнення цілей);

- інформаційне перевантаження аналітика, який не здатний реагувати на всю інформацію ефективно;

- незадовільна структура організації (багатоступеневий рівень управління підвищує вірогідність інформаційних перекручувань, тобто кожний рівень управління може фільтрувати і корегувати повідомлення);

- незадовільний склад і використання кадрів, відсутність здорової атмосфери;

- конфлікти між різними групами і відділами організації;

- авторитарне відношення адміністрації до підлеглих, нечіткість або небажання керівників в повному обсязі виконувати свої обов´язки;

- невірне визначення прав і відповідальності, почуття страху керівників і підлеглих за наслідки надто відвертої інформації.

До суб´єктивних факторів, що знижують ефективність контактів відносимо:

- різне тлумачення людьми інформації, якою вони обмінюються;

- перебування у різному емоційному стані членів колективу;

- різниця в рівні знань фахівців, які спілкуються.

Розглянемо основні шляхи по удосконаленню комунікативного обміну в організації.

Регулювання інформаційних потоків. Аналітик повинен навчитися оцінювати якісну і кількісну сторону своїх інформаційних потреб, а також інших споживачів інформації в організації. Він зобов´язаний визначитися в оптимальному максимумі і мінімумі інформаційних обмінів. Інформаційні потреби залежать в значній мірі від цілей аналітика, приймаємих ним рішень і характеру показників особистої оцінки роботи, відділів і служб, а також підлеглих.

Удосконалення управлінських дій. Ці дії повинні бути спрямовані на удосконалення обміну інформацією (короткі зустрічі, оперативні наради, контакти з підлеглими) і знаходження додаткових можливостей управлінського дійства. Планування, реалізація і контроль формують додаткові можливості управлінського дійства в напрямку удосконалення інформаційного обміну. Обговорення нових планів, варіантів стратегії, цілей, необхідних для більш ефективної реалізації наміченого, контроль за виконанням робіт, звіти за результатами контролю є додатковою дією підвладною аналітикові.

Удосконалення системи зворотного зв´язку. Зворотній зв´язок складає частину контрольно-управлінської інформаційної системи в організації. Одним з варіантів цієї системи є переміщення працюючих із одного відділу в інший в цілях обговорення різних питань. Кожний аналітик переборює відстань між собою і підлеглими шляхом створення продуманої системи комунікацій, яка гарантує проходження повідомлення до кожного підлеглого і сприйняття їх останнім.

Опитування фахівців є одним із варіантів системи зворотнього зв´язку. Ці опитування рекомендується проводити для одержання інформації від аналітиків і фахівців з різних питань: чи надходить до працівників точна і своєчасна інформація, яка необхідна для роботи; чітко доведені до працюючих цілі діяльності їх підрозділів; відкритий керівник до пропозицій; інформовані підлеглі до наступних перемін в організації, які відзначаться на їх безпосередній роботі, тощо.

Удосконалення системи збору пропозицій, яка запроваджується в цілях надходження інформації до керівного складу. Всі працюючі при цьому мають можливість генерувати ідеї, які торкаються удосконалення діяльності організації. Ціллю цих систем є зниження рівня фільтрації або ігнорування ідей на шляху знизу вверх.

В основному така система реалізується у вигляді анонімних пропозицій, які працівники опускають у спеціальні скриньки, але цей варіант не завжди ефективний, тому що часто відсутній механізми відкритого розгляду пропозиції і стимулювання їх авторів. Систему збору інформації можливо розширити за допомогою телефонної довідки, посилення контактів з працюючими, створенні спеціальних груп з керівників і працюючих, які розглядають питання розвитку підприємства. Таким чином, обмін інформацією в організації може поліпшувати систему зворотнього зв´язку.

Впровадження інформаційних бюлетенів, публікацій. Великі підприємства видають щомісячні бюлетені, в яких міститься інформація для працюючих. В цих виданнях публікуються статті з оглядом пропозицій управління організацією, виробництва нової продукції, нових умов контракту, які пропонує адміністрація, а також відповіді керівництва на запитання працюючих. Ця інформація може доповнюватися відеооглядами про роботу підприємства.

Впровадження сучасних інформаційних технологій сприяє удосконаленню обміну інформацією в організації. Електронна пошта дає можливість направляти письмові повідомлення різним особам в організації, в різних установах, містах, областях і навіть країнах, що зменшує телефонні розмови.

Список використаної літератури

  1. Закони України: «Про інформацію», «Про доступ до публічної інформації»: чинне законодавство зі змінами та допов. Станом на 1 липн.2011р.: (офіц.. текст). — К.: ПАЛИВОДА А. В, 2011. -32 с.
  2. Кулицький С.П. Основи організації інформаційної діяльності у сфері управління: Навч. посіб./ С.П. Кулицький - К.: МАУП. 2002. -224с.
  3. Конотопов П.Ю. Аналитика: методология, технология и организация информационно-аналитической работы / П.Ю.Конотопов, Ю.В.Курносов. - М.: РУСАКИ, 2004г.-512 с.
  4. Семенюк О.А., Паращук В.Ю. Основи теорії мовної комунікації: навч.´ посіб. для. студ. вищ. навч. закл. / О.А. Семенюк, В.Ю. Паращук. - К.: Ін Юре, 2009. — 276с.
  5. Слободяник М.С. Бібліотека. Документ. Комунікації: вибрані праці / М.С. Слободяник.; уклад. О.Кириленко, за наук. ред. проф. В.Г. Чернеця. - К. Ліра-К, 2010.-308 с.
  6. Палеха Ю.І. Етика ділових відносин: Навч. посіб. - К.: Кондор, 2008. - 356 с.
  7. Палеха Ю.І. Іміджологія: Навч. посібник / За заг. ред. 3.1. Тимошенко. - К.: Вид-во Європейського ун-ту, 2005.- 324 с.
  8. Палеха Ю.І. Організація загального діловодства: Навч. посібник (зі зразками сучасних ділових паперів). - 2-ге вид. перероб. і доп. - К.: Ліра-К. — 2009. - 458 с.
  9. Почепцов Г. Г. Чукут С. А. Інформаційна політика. Навч. посібник./ Г.ГЛочепцов, С.А. Чукут — К.: Знання, 2008. — 663 с.