Інформаційно-аналітична діяльність
6.5. Види і форми комунікацій
Для успішної інформаційно-аналітичної діяльності необхідні ефективні комунікації. Аналітик, виконуючи свою роль і здійснюючи основні функції, за допомогою якісної і своєчасної інформації може ефективно впливати на реалізацію поставлених цілей. Дослідженнями встановлено, що майже 50% інформації не доходить до фахівців. У багатьох випадках повідомлення сприймаються неправильно і тому обмін інформацією стає неефективним.
Завдання полягає в тому, щоб насамперед вміло використовувати різноманітні види комунікації, серед яких відзначаємо:
Інформаційна комунікація. До цього виду комунікацій відносимо читання лекцій, виступи, бесіди, проведення нарад і зборів.
Експресивна комунікація, яка виражається в силі прояву почуттів, переживань (наприклад, зустрічі після довгої розлуки).
Переконуючи комунікація, що означає прагнення вплинути на інших (висловлення захоплення, прохання, переконання, що особливо важливо до політичних діячів, юристів).
Соціально-ритуальна комунікація, яка передбачає використання норм і звичаїв соціально-культурної поведінки (процедура знайомства, звичаї, гостинність).
Паралінгвістична комунікація, передбачає спілкування за допомогою міміки, виразу очей і рота, а також у позі рухів. Можливості несловесних повідомлень не слід применшувати, тому що у ряді випадків одними словами не можна передати усі емоції.
Різноманітні види комунікації можна поділити на:
За формою подання: усну, письмову і візуальну. Усна комунікація є найбільш ефективною, яка може передавати усі деталі і але допускає неправильне розуміння. Письмова комунікація не допускає найменших неточностей, вимагає часу, веде до зайвої бюрократизації управлінського процесу. Візуальна (за допомогою телекомунікації}) складна за технологією і потребує наявності технічних засобів, але ефективна і майже виключає неправильне розуміння.
За цільовою спрямованістю: інструктуючу, мотивуючу та інформуючу.
За досягненням цілей: висхідну, низсхідну і горизонтальну. Висхідні комунікації здійснюються у формі звітів, пропозицій і пояснювальних записок, основною метою яких є інформування вищих органів про справи на місцях. Низсхідні комунікації інформують підлеглих про стратегічні плани діяльності організації, а горизонтальні здійснюють обмін інформацією між різними структурними підрозділами для досягнення координації і узгодження діяльності.
Залежно від матеріально-технічного обладнання, тобто каналів комунікацій, комунікації поділяються на три головні різновиди:
1. Усна комунікація, що використовує, як правило, одночасно як невербальні так і вербальні канали;
2. Документна комунікація, що використовує штучно створені документи, а потім і писемність, друк і різноманітні технічні засоби для передачі інформації в часі і просторі.
3. Електронна комунікація, заснована на космічному зв’язку, мікроелектронній і комп’ютерній техніці, оптичних засобах запису.