Інформаційно-аналітична діяльність
6.1. Загальна характеристика поняття «комунікації» та «комунікативного процесу»
Комунікація (від лат. communicatio — єдність, передача, з´єднання, повідомлення) - це процес обміну інформацією (фактами, ідеями, поглядами, емоціями тощо) між двома або більше особами.
Умови здійснення комунікації. Для ефективного здійснення процесу комунікації необхідні, принаймні, 4 умови:
1) Наявність щонайменше двох осіб: відправника - особи, яка генерує інформацію, що призначена для передачі; та одержувача - особи, для якої призначена інформація, що передається.
2) Наявність повідомлення, тобто закодованої за допомогою будь-яких символів інформації, призначеної для передачі;
3) Наявність каналу комунікації, тобто засобу, за допомогою якого передається інформація;
4) Наявність зворотного зв’язку, тобто процесу передачі повідомлення у зворотному напрямку: від одержувача до відправника. Таке повідомлення містить інформацію про ступінь сприйняття й зрозумілості отриманого повідомлення.
Форми комунікації:
комунікативна. Комунікативна сторона спілкування (чи комунікація у вузькому сенсі слова) складається з обміну інформацією між індивідами, що спілкуються.
- інтерактивна. Інтерактивна сторона полягає в організації взаємодії між індивідами, що спілкуються (обмін діями).
- перцептивна. Перцептивна сторона спілкування означає процес сприйняття і пізнання один одного партнерами з спілкування і встановлення на цій основі взаєморозуміння.
|
і |
Межі між цими формами умовні, вони можуть зливатися і доповнювати одна одну.
У процедурі спілкування виділяють наступні етапи:
- виникнення потреби у спілкуванні (необхідно повідомити або дізнатися інформацію, вплинути на співрозмовника тощо) — спонукає людину вступити в контакт з іншими людьми;
- орієнтування, з метою спілкування, в ситуації спілкування;
- орієнтування в особистості співрозмовника;
- планування змісту свого спілкування — людина уявляє собі (звичайно несвідомо), що саме скаже;
- несвідомо (іноді свідомо) людина вибирає конкретні фрази, якими буде користуватися, вирішує як говорити, як себе вести;
- встановлення контакту;
- обмін думками, ідеями, фактами;
- сприйняття і оцінка відповідної реакції співрозмовника, контроль ефективності спілкування на основі встановлення зворотного зв´язку;
- коригування напряму, стилю, методів спілкування і способів їх взаємодії.
Здійснення комунікацій - це процес, необхідний для кожного управлінського рішення. Існує думка, що ефективно працюючі керівники - це ті, хто досяг успіхів у налагодженні комунікацій.
Основна мета комунікаційного процесу - забезпечити розуміння інформації, яка є предметом обміну.
Але самий факт обміну інформацією не гарантує ефективності спілкування в ньому людей. Для кращого розуміння процесу обміну інформацією та умов його ефективності, необхідно мати уявлення про його стадії, в яких приймають участь декілька людей.
Ефективні комунікації — це такий процес передавання повідомлення, коли отримане повідомлення якомога близьке за значенням до первинного.
Ключовими складовими ефективних комунікацій є дані — це неопрацьовані цифри й факти, які відображають окремий аспект дійсності; а також інформація — це дані, представлені у вигляді або формі, які мають сенсові навантаження. Інформація є цінною, якщо вона достовірна, своєчасна, повна й доречна.
Комунікативний процес розпочинається, коли одна особа (відправник) хоче передати факт, ідею, думку чи іншу інформацію комусь іншому (одержувачу). Ця інформація має значення для відправника незалежно від того, чи вона проста й конкретна, чи складна й абстрактна.
Наступна дія — це кодування інформації у формі, що відповідає ситуації. Кодування може набувати форми слів, виразу обличчя, жестів, або навіть художнього вираження й фізичних дій.
Після того, як повідомлення закодоване, його передають відповідними засобами зв´язку (каналами).
Звичайні засоби зв´язку в організаціях — це наради, електронна пошта, записки, листи, звіти та телефонні розмови.
Далі відбувається декодування у форму, яка має значення для одержувача. Значення інформації може бути різним, і в багатьох випадках воно є підставою для відповіді; і тоді утворюється цикл, оскільки нове повідомлення в такій самій послідовності передається відправникові.