Інформаційно-аналітична діяльність
4.8. Характеристики інформаційних потреб. Методи вивчення інформаційних потреб
Співвідношення інформаційних потреб і інтересів є складною залежністю, що обумовлюється рівнем суспільної свідомості, світоглядом і ерудицією замовників, специфікою фахової діяльності, психологічними особливостями.
Інформаційні потреби, як різновид пізнавальних, обумовлюються , у першу чергу, через складну систему суспільних, головним чином виробничих відносин, оскільки робота фахівців у галузі інформаційних відносин набуває яскраво вираженого колективного характеру. Інформаційні потреби формуються під впливом багатьох об´єктивних і суб´єктивних чинників, у першу чергу пов´язаних із необхідністю розв´язання перспективних (стратегічних) і оперативних (поточних) завдань у певній галузі чи сфері.
Інформаційна потреба за своєю природою динамічна. Вона постійно змінюється під впливом зовнішнього середовища, конкретизації завдань, зміни напрямку та інструментарію інформаційного пошуку. Мотиви потреби відображаються у свідомості людини й спонукують її до діяльності у певній галузі. Інформаційна потреба, що властива кожному індивідууму, залежить від ерудиції і набуває конкретного змісту у формі інформаційного запиту. У процесі контакту користувача з інформаційною системою, тобто в процесі комунікації, запит прагне і повинен наблизитися до потреби.
У залежності від відношення до оптимального розв´язання проблем інформаційні потреби можна розділити на явні і неявні, дійсні та уявні.
Явними - називають потреби, які користувач формулює сам.
Неявними вважають інформаційні потреби, що невідомі користувачу тільки тому, що вони не виявлені і не усвідомлені ним. Неявні інформаційні потреби визначаються аналітиком (експертом).
Дійсними вважають інформаційні потреби, що відповідають оптимальному розв´язанню проблем.
Уявними вважають інформаційні потреби, задовольняючи які користувач йде неоптимальним, а можливо і помилковим шляхом вирішення проблеми.
Будучи за змістом цілісною системою, інформаційні потреби залежать від багатьох чинників:
- галузь інформування (профіль інтересів користувача);
- вид інформації, необхідної користувачу в його безпосередній діяльності (політична, економічна, наукова і т.д.);
- режим інформування (систематичне, разове);
- форма подачі інформаційних матеріалів (першоджерело, анотація, опис, реферат, огляд, наукова доповідь, аналітична довідка);
- оперативність інформаційного обслуговування (періодичність інформування, час видачі відповіді на запит, час чекання при замовленні і т.д.);
- повнота, обсяг і глибина необхідної інформації;
- час інформування (час, що може витратити користувач для ознайомлення з інформацією);
- рівень допустимих матеріальних витрат.
Методи вивчення інформаційних потреб. У залежності від джерела відомостей про інформаційні потреби методи вивчення поділяють на прямі і непрямі.
Під прямими розуміють методи взаємодії (у тому числі опосередковані) із фахівцями - користувачами інформації.
До цих методів відносять:
- анкетування;
- інтерв´ювання;
- використання рубрикаторів;
- використання карт зворотного зв’язку;
- використання уніфікованих бланків-запитів або технічних завдань на інформаційне обслуговування.
Анкетування- (метод анкетного опитуванню! фахівців) - метод експертних оцінок, що полягає в розробці спеціальної анкети, збиранні даних, їхньому аналізі й обробці з метою виявлення необхідних показників інформаційних потреб.
Він дає можливість одночасно вивчати інформаційні потреби багатьох фахівців, автоматизувати обробку даних. Точність методу залежить від досконалості методології проведення опитування, якості формалізованої анкети і попередньої роботи з користувачами інформації.
Метод інтерв´ювання передбачає попередню розробку програми можливих цільових запитань, отримання відповідей на них у процесі зустрічей із фахівцями й аналіз даних.
Цей метод потребує високої точності при формулюванні запитань, значного часу на опитування й обробку даних.
Метод рубрикаторів передбачає існуючі і можливі напрямки інформаційного забезпечення. Фахівець відзначає, а при необхідності доповнює рубрикатори новими темами.
Позитивні результати забезпечують уточнення інформаційних потреб під час їхнього практичного задоволення. З цією метою матеріали, що направляються користувачу, супроводжуються картками зворотного зв´язку, що містять шкалу оцінок інформації.
Непрямі (документальні) методи базуються на аналізі документальних джерел інформації.
Серед непрямих методів на першому місці стоїть метод вивчення планово-директивних документів, у яких із неоднаковою мірою деталізації відображається зміст і терміни виконуваних робіт, а також визначені їхні учасники.
Також вивчають документи, що не публікуються. До них відносять: звіти, протоколи, пояснювальні записки, контракти тощо, що дає можливість оцінити інформаційні потреби працівників і рівень виконуваної ними роботи.
Об´єктивним методом визначення інформаційних потреб є аналіз бібліографічних посилань у різних видах опублікованих і неопублікованих документів. Ця процедура трудомістка, потребує певних навичок і підвищеної уваги.
Аналіз розподілу первинних матеріалів у вторинних документах забезпечує можливість більш повного визначення інформаційних потреб. У залежності від частоти їхнього використання у вторинних документах можна встановити зони розсіювання, виділити профільні і непрофильні, рідкісні і випадкові джерела інформації. Крім того, можна визначити документи частого використання, мало використовувані і такі, що зовсім не використовувалися протягом певного періоду. Проте частота використання конкретного документа не завжди характеризує його інформаційну цінність.
Одним із комплексних підходів визначення інформаційних потреб є побудова "дерева цілей", що являє собою ієрархічну структуру цільових настанов.
Формування інформаційних потреб для кожного рівня "дерева цілей" має свою специфіку.
Засіб прояву інформаційної потреби - інформаційний запит -
сформульована природною мовою в письмовій або усній формі усвідомлена вимога фахівця, організації, установи, що частково відтворює їхні потреби і спрямована до аналітика для одержання необхідних синтезованих відомостей, фактографічних даних.
У рамках специфічної діяльності користувачів інформаційні запити можна розділити на:
- концептуальні;
- аналітичні;
- документальні;
- фактографічні;
- адресні;
- методико-організаційні.
Концептуальні інформаційні запити пов´язані з теоретичними дослідженнями в даній сфері. Потреба в такій інформації виникає при розробці довгострокових прогнозів.
Аналітичні інформаційні запити пов´язані з оцінкою поточного стану в даній сфері (організації) і вибором конкретних рішень.
Документальні інформаційні запити обумовлені необхідністю одержання інформації з одного або декількох первинних джерел. Для цих запитів характерні одна або декілька пошукових ознак, наприклад: назва, рік видання, номер документа й ін.
Фактографічні інформаційні запити виникають у процесі розв´язання окремих задач, що мають конкретний характер.
Адресні інформаційні запити визначають сімейство джерел одержання інформації.
Методико - організаційні запити- запити з проханням подачі матеріалів з теорії та практики інформаційної діяльності.
При формулюванні інформаційних запитів, як правило, виникають перешкоди;
- психологічні;
- структурні;
- семантичні.
Психологічні перешкоди при формулюванні й оформленні інформаційних запитів з´являються внаслідок недовіри певного кола користувачів інформації комунікатору. У цих умовах на користувача сильніше усього може впливати тільки своєчасна видача повної і точної інформації на запит.
Структурні перешкоди обумовлені порушенням композиційної побудови інформаційного запиту.
Семантичні перешкоди пов´язані з неправильним тлумаченням змісту термінів, стилістичними помилками, використанням скорочень тощо.