Інформаційно-аналітична діяльність
2.6. Характеристика основних різновидів ІАД
Цільове призначення аналітичного документа визначається рішенням, яке споживач має прийняти на його основі. У зв´язку з цим інформаційні потреби для вирішення конкретних завдань можуть бути різноманітними, зокрема:
— отримати уявлення про зміст первинних документів з певної проблеми з метою відбору генних джерел для поглибленого вивчення;
— оцінити стан і шляхи розвитку відповідної галузі науки і техніки з метою визначення місця проблеми, яка вирішується, поміж інших проблем;
— використати новітні досягнення певних галузей науки і техніки з метою підвищення ефективності діяльності організації;
— звернути увагу на проблему, яку вивчають з метою показу позитивних і негативних сторін досліджень, що проводяться;
— оцінити інформаційну ситуацію в конкретній сфері з метою визначення найперспективніших рішень поставленого завдання;
— визначити досягнутий рівень розвитку конкретної сфери розвитку суспільства чи організації й порівняти з ним рівень виконаної роботи;
— встановити значущість ідей, теорій, концепцій, гіпотез, практичних рішень з метою використання їх у вирішенні конкретного завдання;
— виявити тенденції розвитку основної і суміжних галузей науки і техніки та встановити оптимальні технічні й економічні показники нових об´єктів, які створюють.
Одним з найпоширеніших видів інформаційно-аналітичної діяльності є реферування. Витоки практичної реферативної діяльності, як відомо, зародилися й набули розвитку в бібліотечно-бібліографічній практиці, при цьому увагу приділяли, головним чином, змісту документа, його основним даним і висновкам.
У системі наукової комунікації та інформаційно-аналітичної діяльності реферат є основною інформаційно-комунікативною одиницею, що зумовлено його споживчими властивостями:
• серед усіх видів вторинних інформаційних документів реферат відрізняється найбільшою інформативністю в розкритті змісту першоджерела;
■ використання реферату для пошуку поточної або ретроспективної інформації дає змогу зекономити до 90 % часу, необхідного в разі звернення до первинних документів;
■ форма подання інформації у вигляді реферату зручніша для тривалого Зберігання у фондах інформаційних служб, полегшує та прискорює підготовку інформаційних видань і створення інформаційних масивів - БД рефератів (на їх підгрунті в подальшому можливе створення БД повнотекстових електронних документів);
■ у деяких випадках реферат може затінити першоджерело (коли необхідна користувачеві інформація стосується не основної теми роботи, а суміжних питань, або коли первинний документ недоступний унаслідок мовного або організаційного бар´єрів).
Реферат - багатоцільовий засіб відбиття інформації. Тому існують різні класифікації та погляди на його суть. Аналіз сучасної практики реферування доводить, що обсяг реферату істотно відрізняється в різних реферативних виданнях. На сьогодні - це одне з найбільш дискусійних питань.
Реферат - це багатофункціональний вторинний документ. Він виконує безліч функцій: інформативну та науково-комунікативну, прогностичну, довідкову і адресну, індексування й індикативну.
Відповідно до завдань реферат може надавати необхідну систематизовану фактографічну інформацію, оцінювати, узагальнювати, синтезувати її, рекомендувати найбільш нові, цінні та корисні повідомлення для конкретного користувача.
Факт поділу рефератів на інформативні та індикативні був визнаний Міжнародною конференцією з наукового реферування (Париж, 1949 p.).
Інформативний реферат - містить аргументи й наводить основні дані та висновки оригінальних документів, які вносять цінний вклад у загальну систему знань або корисні для певного кола читачів.
Індикативний реферат - це стислий реферат, створений з метою допомогти читачеві у вирішенні питання, чи слід йому звертатися до оригінального документа.
Реферування - це інтелектуальний творчий процес, що потребує осмислення, аналітико-синтетичної переробки інформації та створення нового документа — реферату, котрий має специфічну мовно-стилістичну форму.
Методика реферування полягає у послідовному здійсненні операцій, пов´язаних з оцінкою, відбором, аналізом і узагальненням відомостей, які містяться у первинному джерелі. Процес реферування базується на виконанні цих логічних операцій. Однією з основних специфічних особливостей, на яку необхідно зважати у ході складання реферату, є його повна змістова та деяка формальна залежність від первинного документа. У такому розумінні реферат слід розглядати як інформаційну модель реферованого документа. Суть реферування - в зіставленні, порівнянні нової інформації з тією, що вже засвоєна та використовується в суспільній діяльності. Це завдання реферативних видань не відокремлюється від попереднього - сигнального (бібліографічного) інформування, на основі та у разі реалізації якого реферування і може бути ефективним та цілеспрямованим.
Анотація - це стисла характеристика твору друку (їх сукупності або частин) з точки зору змісту, призначення, виду, форми та інших особливостей.
Вона, як правило, складається на видання в цілому (книгу, журнал, збірник). Метою анотації є інформування користувачів стосовно основного предметно-тематичного змісту документа, аспектів розгляду теми, матеріалу, на базі якого проведено дослідження, його географічних аспектів та хронологічних рамок. Крім того, нового несе в собі інформацію про дане видання в зіставленні з іншими, спорідненими за тематикою та цільовим призначенням. У разі необхідності наводяться відомості про автора. Анотація сприяє орієнтації користувачів інформації у документальних потоках, у системі документальних комунікацій у цілому, вона допомагає відібрати потрібну літературу, заздалегідь націлити читача на особливості змісту й форми документа, висвітлює його позитивні якості та своєрідність. Середній обсяг анотації 600 др. знаків. У фаховій літературі існує безліч класифікацій анотацій залежно від:
■ видів анотованої літератури (художня чи наукова література, публікації документів тощо);
■ цілей та функцій анотацій (видавнича, для масових бібліотек тощо);
■ інформативності та глибини розкриття змісту документа.
Найвдаліша спроба типізації анотацій належить В. П. Леонову. Її головним
критерієм є функціональний підхід, який дав змогу відрізняти анотації з урахуванням їх суспільного призначення. Згідно з вищевказаним, анотації поділяються на рекомендаційні та довідкові.
Рекомендаційна - дає характеристику й оцінку документа з огляду на його гульове та читацьке призначення, служить пропаганді та рекламі кращої літератури й покликана зацікавити, привернути увагу, активізувати процес читання. Як правило, вона має дидактичну спрямованість і може вміщувати педагогічні рекомендації, методичні поради тощо.
Довідкова анотація - стисло уточнює незрозумілий заголовок і повідомляє розширені відомості про автора, а також форму, зміст, жанр, призначення й інші особливості документа, відсутні в бібліографічному описі. Довідкові анотації не містять критичної оцінки документа.
Залежно від використаного засобу характеристики документа, анотації поділяють на загальні та аналітичні. Перша - характеризує джерело загалом, аналітична - тільки певну частину його змісту (главу, частину, параграф) або висвітлює деякі сторони документа.
За критерієм глибини згортання інформації виділяють розширені та реферативні анотації. Розширена - крім характеристики твору друку, може вміщувати відомості щодо історії його написання, поширеності серед читачів, опрацювання літературною критикою, видань іншими мовами, а також висвітлювати історико-бібліографічні та текстологічні особливості. Реферативна анотація - це синтез індикативних та інформативних методів згортання інформації. Інколи цей вид вторинного документа називають індикативним рефератом. У реферативній анотації подається характеристика основних положень і висновків твору, переказ його змісту або окремих аспектів змісту.
У більшості випадків анотації використовуються для аналітичної обробки великих та багатоаспектних документів. За допомогою анотування здійснюється популяризація і пропаганда нової періодики, а також випереджувальне сигнальне інформування про видання, що готуються до друку. Крім того, анотування використовують інформаційні служби, що обмежені у коштах і не мають можливості забезпечити себе потрібним контингентом фахівців, але водночас повинні організувати високу оперативність інформування.
У структурі інформаційно-аналітичної діяльності вагоме значення належить оглядово-аналітичній діяльності. Мета цього напряму - інформаційне забезпечення управлінських рішень і створення системи інформаційної підтримки базової діяльності користувачів інформації.
Основним засобом виконання цих завдань є підготовка оглядової інформації, що дозволяє систематизовано та узагальнено оцінити стан певної галузі науки, техніки, виробництва, культури, освіти (досягнутий рівень, тенденції та перспективи розвитку, організаційно-економічну ситуацію тощо).
Підготовка оглядової інформації базується на основних процесах обробки документальних джерел. Головними серед них є:
- витяг з документів і систематизація відомостей та кількісних даних, які характеризують різні аспекти стану розглянутого об´єкта;
- оцінка новизни, достовірності та взаємозалежності відібраних даних, їх доповнення та уточнення змісту;
■ логічна переробка отриманих даних з метою одержання нової інформації щодо стану певної галузі суспільної діяльності, тобто визначення досягнутого рівня, тенденцій і перспектив розвитку.
За результатами переробки першоджерел готуються оглядово-аналітичні документи, різного роду огляди, щорічні доповіді про найважливіші досягнення у певній галузі, аналітичні довідки, інформаційні повідомлення тощо.
До змісту оглядово-аналітичних документів висувають наступні вимоги: актуальність, достовірність, об´єктивність, фактографічність, наявність висновків та їх обґрунтованість, стислість.
Аналітичний огляд - це вторинний синтезований текст, в якому подано зведену характеристику певного питання чи проблеми, що базується на використанні інформації, отриманої з ряду першоджерел за певний проміжок часу.
Основним чинником, який визначає зміст і форму огляду, є мета його підготовки. Залежно від неї всі огляди можна поділити на дві групи: бібліографічні та огляди стану питання.
Бібліографічний огляд вміщує впорядковану сукупність бібліографічних описів джерел інформації; анотації, що розкривають їх зміст; текст, який пов´язує між собою описи окремих джерел. Мета підготовки такого огляду - допомогти фахівцям орієнтуватися в документальному потоці та вибирати найцікавіші джерела для вивчення.
Огляди стану питання містять інформацію із документів-першоджерел про результати досліджень, стан і шляхи розвитку певної галузі науки, техніки та виробництва. Залежно від цілей підготовки розрізняють два види таких оглядів — реферативні та аналітичні.
Реферативний огляд вміщує систематизовані та узагальнені відомості щодо стану і шляхів розвитку певної галузі науки, техніки й виробництва. Ці дані отримано внаслідок аналізу першоджерел, але без їх критичного опрацювання. Збережено висновки та оцінки авторів першоджерел щодо фактів, теорій, методів, про які йдеться у документах. Мета підготовки реферативного огляду — надання чіткого уявлення про стан робіт і висвітлення основних результатів досліджень у даній сфері, орієнтування в сукупності фактів, отриманих ученими та фахівцями.
Найбільш складним і синтетичним видом вторинної інформації є науково-аналітичні огляди. Вони вміщують систематизовані та узагальнені відомості про стан, тенденції та перспективи розвитку певної галузі суспільної діяльності чи окремої проблеми.
Аналітичний огляд як інформаційний твір може бути не тільки узагальнювальною характеристикою вихідних джерел, а й вміщувати висновки та рекомендації для розв´язання проблеми. Як інформаційна основа прийняття управлінських рішень і результат інформаційно-аналітичної роботи, він широко застосовується в економічній та політичній сферах. Існує багато різновидів інформаційних документів, складених з використанням його методики. До них можна віднести аналітичні довідки, інформаційні довідки, аналітичні звіти, дайджести тощо.
Названі документи, що містять прогноз розвитку проблемної ситуації, є засобом інформаційної підтримки прийняття управлінських рішень. Огляди дозволяють зекономити час фахівців, позбавляють їх необхідності безпосереднього перегляду документів під час пошуку потрібних матеріалів, акцентують увагу на особливо цікавих документах.
За цільовим призначенням та методикою створення розрізняють такі види оглядових документ: експрес-інформація, бібліографічний огляд,
реферативний огляд, огляд обґрунтування, щорічний огляд, щорічна доповідь, оглядова довідка тощо.
Інформаційний огляд посідає провідне місце в системі інформаційних документів. Його особливістю є те, що інформаційний огляд складають шляхом логічної обробки документної інформації з метою одержання вихідного знання про стан, розвиток і можливі шляхи вирішення проблеми.
Отже, підготовка оглядової інформації - це не стільки опис, узагальнення документної інформації, скільки аналіз стану та розвитку проблеми на основі використання різноманітних джерел інформації.
Отримання оглядової інформації базується на таких процесах обробки документальних джерел інформації:
- вилучення з документів, відбір і систематизація системи даних і фактів, які характеризують основні аспекти стану об´єкта, що розглядається;
- доповнення їх, уточнення змісту, оцінка новизни і значущості, перевірка достовірності і встановлення взаємозалежності;
- логічне перетворення даних і фактів з метою отримання нової інформації про стан об´єкта, тобто знання про досягнутий об´єктом рівень, організаційно-економічну ситуацію і тенденції розвитку.
Інформаційний огляд містить систематизовані дані і факти, узагальнену інформацію про стан розробки питання без їхньої критичної (наукової, технічної, економічної) оцінки автором огляду. Основне призначення інформаційного огляду - орієнтування споживачів інформації на ознайомлення зі станом розробки проблеми, питання.
Огляд обґрунтування призначається для доведення необхідності й доцільності проведення конкретного дослідження або розробки, вибору оптимальних шляхів (напрямів, методики, принципового рішення), організації і планування роботи.
Оглядова доповідь містить відомості про окремі аспекти стану науково-практичних напрямів, проблем, об´єктів, організацій тощо. Вона має суттєве значення для оцінки поточних змін стану питання (проблеми, теми), що розглядається.
Бібліографічний огляд - це огляд, який містіть зв´язну і послідовну бібліографічну характеристику сукупності документних джерел з певного питання (проблеми, теми), що вийшли за певний період часу, а також бібліографічні описи цих документів. Бібліографічний огляд містить зведену характеристику документів, виконану на основі докуменхографічного аналізу. У бібліографічному огляді подають узагальнений опис змістових елементів, а також наводять формальні ознаки, характерні для цих видань.
Огляд стану питання - це огляд, що містить систематизовану й узагальнену інформацію про стан наукової розробки і практичної реалізації, тенденції розвитку питання, що розглядається (сфери науки або техніки, галузі, підгалузі, проблеми, питання, об´єкта, організації і т. ін.).
Огляд стану питання (проблеми, теми) складається з таких елементів: вихідні дані, реферат, вступ, аналітична частина, висновки, рекомендації, додатки, список використаних джерел, список скорочень, допоміжні покажчики, зміст.
Особливу роль відіграють оглядово-аналітичні документи в ухваленні виважених управлінських рішень.
Аналітичний прогноз містить аналіз інформації, яка відображає характер змін стану досліджуваного об’єкта (його структури, найважливіших показників і чинників, що визначають його розвиток), з метою виявлення закономірностей розвитку об´єкта, необхідних для проведення робіт з прогнозування. Цей огляд базується на аналізі первинних документів глибокої ретроспективи.
Прогнозний огляд складають для інформування про перспективи розвитку об´єкта на 5-10 років уперед і передбачають аналіз.
Прогнозний огляд має таку структуру: вступ (підстави для складання огляду), аналітична частина (стан об´єкта, тенденції і прогноз розвитку), висновки, пропозиції.
Аналітичний звіт про діяльність розпочинається з анотації або реферата з коротким викладом завдання дослідження та отриманих результатів і зі вступу, в якому характеризуються вітчизняні й зарубіжні досягнення з досліджуваної проблеми.
У самому тексті звіту викладають зміст завдання, формулюють технічне завдання, аналізують відомі методи і способи вирішення, розрахунки і результати експериментів. Завершується звіт висновками із зіставленням та аналізом результатів, отриманих у ході дослідження теоретичних та експериментальних даних, і, нарешті, висновками з оцінкою результатів і шляхів їх використання.
Модифікацією аналітичного документа за цільовим призначенням та методикою створення є такі інформаційні документи, як тематична підбірка, дайджест, прес-реліз, досьє і т. ін. Такі документи часто називають синтезованими.
Тематичні підбірки як вид аналітичних документів - це синтезована сукупність первинних документів, частин тексту, рефератів, анотацій, рисунків, схем, діаграм тощо, підібраних з певного питання (проблеми), ´їх роблять за двох умов: при сталому споживацькому інтересі до певної проблеми і тоді, коли немає узагальнених публікацій з неї, інформація розосереджена в широкому колі джерел.
Структура тематичної підбірки має, як правило, такий вигляд: титульна сторінка, на якій, окрім теми, вказують хронологічні межі відбору документів або рік початку виявлення інформації, якщо тематична підбірка поповнюється новими матеріалами; зміст; коротка передмова (від укладача); певним чином згруповані копії текстів документів, інколи ілюстрований матеріал; бібліографічний список усіх виявлених і включених до підбірки копій джерел; список переглянутих джерел.
Близьким за характером аналізу і подання інформації є дайджест.
Дайджест - це документ, що становить добірку витягів із конкретного тексту, відібраних і згрупованих таким чином, щоб дати про нього загальне уявлення, чи добірку найцікавіших матеріалів, передрукованих з інших видань. Дайджести можуть бути неперіодичними, періодичними та продовжуваними. Дайджестом також називають короткий виклад чого-небудь.
Дайджест - це вторинний документ, результат аналітико-синтетичної обробки первинних документів, який містить новий текст “під завдання”: під рішення, яке приймає керівник; під навчальне завдання, запропоноване студентам; під потреби педагога, бізнесмена, які мають використати новий матеріал і т. д. Дайджест має проблемно-тематичне спрямування.
Структура дайджесту має такий вигляд: титульна сторінка; зміст; передмова (від укладача); основний текст, звично розділений на параграфи; список використаних джерел; додатки; ілюстративний матеріал (таблиці, графіки, діаграми, які розкривають основний текст); словник або глосарій основних термінів (у разі необхідності).
Дайджести створюють у друкованій або електронній формі на замовлення споживачів.
Прикладом аналітичного вторинного документа є досьє.
Досьє - це формалізований, тобто складений за певним планом вторинний документ, який містить розгорнуту характеристику об´єкта (окремої особи, організації, товару або послуги і т. д.).
Досьє створюють шляхом аналітико-синтетичної переробки значної кількості первинних документів і постійно актуалізують, оскільки фактичні дані швидко змінюються.
Аналогічними за змістом досьє про організацію (установу) є прес-релізи.
Прес-реліз - листівка, спеціальний бюлетень або брошура, головним чином, з офіційним повідомленням для органів масової інформації.
До прес-релізів висувають такі інформаційні вимоги:
1) зацікавленість споживачем (інформативність);
2) змістовність (інформаційна місткість);
3) яскравість у рекламному оточенні (контрастність);
4) виразність основних елементів (первинна фіксація уваги);
5) запам´ятовуваність (вторинна фіксація уваги - зворотна інформація);
6) вчасність - необхідність для певних споживачів у потрібний час.
Аналітичні документи містять нову узагальнену інформацію, отриману в
результаті всебічного, глибокого і критичного аналізу первинних документів, аргументовану оцінку стану і тенденцій розвитку проблеми, що розглядається. їх створюють у процесі поглибленого аналізу і синтезу первинних документів з метою вилучення, оцінки, узагальнення і використання інформації, що в них міститься.
Однією з характерних рис аналітичного документа є наявність в ньому "аналітичної частини", яку становлять як концепції, погляди, ідеї, висновки, запозичені з первинного документа, так і власні думки, ідеї, судження автора вторинного документа.
Деякі аналітичні документи дають можливість уявити інформаційну модель проблеми. Це, перш за все інформаційно-аналітична довідка, інформаційний звіт про діяльність, аналітичний огляд тощо. Для створення таких документів застосовують як загальнонаукові методи, так і інформаційно-прогностичні методики (моделювання, контент-аналіз, аналогій і т. ін.).