Інформаційно-аналітична діяльність
2.1. Актуальність, суть, основні принципи ІАД
Інформаційна аналітика виконує насамперед завдання якісно-змістовного перетворення первинної інформації, функціонально перетинаючись в цьому плані з науковою (виробництво нового знання) і управлінською (розробка варіантів рішень, сценаріїв) діяльністю. Характер функціонального перетинання (взаємодії) у системі «аналітика-наука- керування» визначається специфікою аналітики. З наукою її поєднує інформаційний спосіб пізнання і наукового аналізу реальності. Аналітика найбільш близька до гуманітарної науки, що спирається на інтерпретацію текстів, документів, даних, повідомлень про події і т.п., а також до тих розділів науки, видів наукових завдань, коли нове знання одержують не дослідно-експериментальним шляхом, а на основі аналізу й інтерпретації існуючих теорій, описів фактів, засобами інформаційного моделювання реальності.
Аналітик, спираючись на інформаційні моделі (відбитки в інформаційному просторі подій, фактів, дій, ідей, думок, почуттів людей, природних, соціальних, політичних, фінансових, економічних процесів і т.п.), виявляє в них об’єктивні закономірності і тенденції, визначає рушійні ними механізми, причинно-наслідкові зв´язки. У цьому змісті аналітик створює нове знання про той фрагмент реальності, що знаходиться в полі його професійного інтересу, виступаючи дослідником своєї предметної області.
Разом з тим існують і принципові розходження між аналітикою і наукою. Науковий аналіз покликаний виявляти насамперед фундаментальні, об´єктивні закономірності досліджуваної області, що повторюються, істотні зв´язки об´єктів, узагальнені параметри процесів і т.п. Інформаційна ж аналітика, спираючись на наукове знання, загальні закономірності, найчастіше має справу з реаліями буття, здійснюючи оцінку фактів і подій, прогнозуючи їхній розвиток з обліком не тільки узагальнених типових параметрів, але і цілого спектра факторів, включаючи суб´єктивно-особистісні, випадкові впливи, а також свідомі акції конкурентів, протиборство інтересів, активне втручання соціальних технологій і т.п.
Інформаційно-аналітична діяльність безсумнівно є широкою і багатогранною сферою діяльності. Вона включає в себе підбір і систематизацію фактів щодо певного питання, їх оцінку, відбір, тлумачення, чітке й продумане викладення в усній або письмовій формі. Варто зазначити, що добування необхідних матеріалів, діяльність, пов’язана з придбанням, систематизацією, перекладом і поширенням книг та документів сюди не відноситься. Головна мета аналітичної діяльності полягає в отриманні максимальної користі від інформації, яка є в розпорядженні, для того щоб правильно зрозуміти і оцінити ситуацію, бачити її у перспективі, а в кінцевому підсумку - успішно діяти. Весь інтерес аналітичної роботи полягає у тому, що використовується величезний набір методів і засобів, які успішно застосовують в математиці, логіці, гуманітарних, природничих науках, при написанні історичних досліджень. Інформаційно-аналітична робота пов’язана буквально з усіма процесами і явищами буття. Для того, щоб така широка і цікава діяльність залишалася в рамках і приносила максимальну користь, слід вміти не розпорошувати сили і час на дрібниці, проявляти логіку і швидкість суджень і зосереджувати увагу на найважливіших, найголовніших речах.
Інформаційно-аналітична робота - це процес, в результаті якого первинна інформація (сирі факти) перетворюються у вторинну, нову, аналітичну інформацію, довершену продукцію, передбачену для передачі замовнику. Будь-яка кількість фактів, оброблених найкращим чином, занесених в досьє, проіндексованих, - не має жодної цінності, поки ми не розкриємо їх смисл, не зіставимо між собою, не покажемо перспективи розвитку ситуації, явища, процесу і не передамо у тому вигляді, в якому їх значення буде абсолютно ясним і зрозумілим споживачу.
Для розуміння суті та механізмів організації інформаційної діяльності у сфері управління різними соціальними системами (підприємствами, установами, громадськими організаціями та ін.) розглянемо ключову ланку цієї форми діяльності — інформаційно-аналітичний процес у сфері підготовки та прийняття управлінських рішень.
Інформаційно-аналітичний процес у сфері управління являє собою процес пошуку, збору, переробки та подання інформації у формі, придатній для її використання при прийнятті управлінських рішень. [З, с.130]
Треба зазначити, що управлінські рішення, на відміну від рішень, які приймаються, наприклад, у сфері теоретичних, фундаментальних наук, спрямовані на розв´язання конкретних питань, як правило, мають чіткі термінові межі й у встановлений період повинні втілюватись у життя. Особливо наочно це проявляється в бізнесі, де термін виконання ділових угод завжди визначений. Це ж стосується й військової сфери, особливо під час бойових дій. Та й у політиці, попри, здавалося б, досить часту невизначеність та швидку зміну впливу багатьох факторів, рішення, спрямовані на управління тим чи іншим політичним процесом, мають більш-менш чітко визначений термін реалізації.
Тому головне правило інформаційно-аналітичного процесу звучить так — аналітичний продукт (огляд, довідка, звіт, прогноз тощо), створений у результаті інформаційно-аналітичного процесу, повинен бути придатним для використання замовником, корисним для нього вже в момент свого створення.
Основні принципи організації інформаційно-аналітичного процесу, сформульовані ще кілька десятиріч тому фахівцем зі стратегічної розвідки американським генералом Вашингтоном Плетом: повідомляти достовірно, своєчасно та ясно.
Достовірність повідомлення є ключовою ознакою при оцінці будь-якого інформаційного документа, створеного в результаті аналітичної діяльності. Вона забезпечується завдяки правильному поєднанню ряду моментів, що визначають результативність роботи аналітика.
Головними серед них є:
- глибоке розуміння дійсності тим, хто аналізує повідомлення;
- правильний відбір фактів, які стосуються об´єкта аналізу;
- виділення на підставі аналізу фактів, основних моментів явищ і процесів, причинно-наслідкових зв´язків.
Як бачимо, вирішальну роль при підготовці достовірних аналітичних матеріалів має рівень кваліфікації виконавців робіт — професійні знання, ерудиція, вміння орієнтуватись і робити висновки в нестандартній ситуації тощо.
Другим основним принципом організації інформаційно-аналітичного процесу є своєчасна підготовка документів. Своєчасність отримання інформації багато в чому визначає її цінність для користувача. Значення своєчасного подання інформації особам, які приймають рішення, може бути настільки великим, що заради нього варто навіть дещо поступитися достовірністю повідомлень. Звичайно, йдеться не про суттєву зміну змісту повідомлення, а лише про певне зниження ступеня його точності.
По суті, ситуації, коли доводиться йти на певне зниження ступеня достовірності інформації заради своєчасного її подання, трапляються не настільки рідко, як здається на перший погляд. Ілюстрацією розв´язання дилеми "достовірність інформації — своєчасність інформації" є поведінка фінансових і фондових ринків.
Третім основним принципом організації інформаційно-аналітичного процесу є ясність викладення матеріалу. Суть реалізації цього принципу полягає в тому, щоб зробити доступними для інших результати роботи аналітика. Адже саме коректне сприйняття інформації робить її переконливою для споживача, а отже, забезпечує успіх справи. Іноді автор забуває про це.
Крім того, інформаційно-аналітичний документ має бути також лаконічним, зрозумілим (доступним) і перекотивши
Загальновідомо, що лаконічність — сестра таланту. Коротке повідомлення легше сприймається і краще запам´ятовується, ніж довге. До того ж коротке повідомлення має переваги перед довгим (великим) і з огляду на те, що час на підготовку й прийняття управлінських рішень завжди обмежений.
В середовищі аналітиків широко відомо "правило п’яти сторінок"[4;с.290], яке говорить, що при поданні аналітичних висновків на вищий рівень управлінської ієрархії будь-якої організації об’єм аналітичної довідки повинен складати не більше п’яти сторінок, що приблизно відповідає 16 кілобайтам тексту.
Інформаційно-аналітичний документ можна зробити зрозумілим, доступнішим для споживача, якщо дотримуватись ряду правил:
- перш за все він повинен мати чітку структуру;
- кожну думку краще висловлювати кількома короткими простими реченнями;
- викладати думку бажано простою (але не побутовою) мовою, намагаючись, уникати надмірного вживання спеціальних термінів.
Не можна забувати, що єдине призначення спеціальних термінів у інформаційно- аналітичній роботі — точна та коректна передача споживачеві змісту повідомлення. Якщо ж постає дилема: дотримуватися літературного стилю, дещо знизивши точність і коректність висловлюваної думки, або ж заради досягнення максимальної точності та коректності викладення матеріалу пожертвувати якістю його літературного стилю, то треба віддати перевагу другому варіанту. Тільки так можна зберегти ясність і переконливість інформаційно-аналітичного документа для споживача, не поступаючись його достовірністю.
І нарешті, щоб викладене у документі повідомлення було достатньо переконливим, воно має відображати суттєві причинно-наслідкові зв´язки у доступній, зрозумілій для споживача формі. Обов´язковою умовою виконання цього правила є високий рівень кваліфікації аналітика, його вміння знаходити необхідні аргументи для доведення своєї точки зору на проблему, що розглядається[3, с.132].