Етика ділових відносин

5.3. Презентація

Презентація (від англ. present– представляти)– один з найпоширеніших, цікавих й одночасно ефективних видів подачі відомостей про діяльність, продукцію, технології і т. ін. організації. Презентацію влаштовують з різного приводу– виходу в світ нової книги, товару, відкриття виставок, фестивалів, нової лінії виробництва, автомобіля тощо. Навіть у процесі проведення переговорів на високому рівні інформацію доцільно подавати у вигляді презентації.

Презентація являє собою особливий різновид РR-кампанії (РR або Рublіс rеlаtіоn означає зв’язок із громадськістю). Вони є акціями, спрямованими на формування й закріплення позитивного іміджу фірми серед широкої громадськості.

У більшості випадків презентація має інформаційно-діловий характер і на неї запрошують потрібних політичних, громадських діячів, підприємців, банкірів, спонсорів, представників різних фірм як для зміцнення старих зв’язків, так і для встановлення нових ділових контактів. Запрошують також журналістів, представників преси, радіо і телебачення з попередньою підготовкою для них коротких прес-релізів.

Основна мета презентації полягає в тому, щоб переконати певних людей в необхідності та доцільності появи нової книги, товару, матеріалу, нової технології тощо. Організатори презентації готують достатню кількість рекламної продукції, щоб запрошені особи, які зацікавились предметом презентації, змогли в подальшому реалізувати свій інтерес. Рекламну продукцію, окрім дорогих виробів типу автомобіля, роздають присутнім безплатно.

Основними достоїнствами презентації є[21]:

· доступність і різноманітність форм подачі матеріалу;
· висока інформативність матеріалу;
· можливість умілого використання безсумнівних переваг сучасних технічних засобів і забезпечення високої наочності наданої інформації;
· високий ступінь запам’ятовування інформації, яку презентують.

Підготовка презентації є дуже відповідальною акцією, а її проведення тісно пов’язане з проблемами не тільки чисто технічного, а й морально-етичного характеру. Організація презентації й всі представлені у процесі її проведення матеріали повинні відповідати нормам і вимогам ділової етики, у тому числі правилам сумлінної конкуренції.

Це означає, насамперед, чіткий вибір цільової й функціональної спрямованості презентації, визначення характеру інформації й способів її подання. Особливо важливу роль відіграють правильне визначення кола запрошуваних на презентацію осіб (цільової аудиторії) і своєчасне розсилання їм запрошень. До речі, останній фактор часто й створює проблеми морально-етичного характеру. З одного боку, варто запрошувати тих людей, заради яких презентація й організується, а з іншого боку– не можна забути запросити тих (навіть потенційних) партнерів, які можуть образитися на сам факт їхнього ігнорування.

Будь-яка презентація має певний сценарій. Вступ передбачає привітання учасників презентації та рекомендування ведучого, повідомлення про мету проведення презентації, визначення ключових моментів та заходів, що полегшують спілкування з аудиторією. Презентація– це особливий, специфічний тип ділового прийому, але його правила майже нічим не відрізняються від правил проведення ділової зустрічі та нарад. Перші кілька хвилин презентації вкрай важливі для встановлення контактів із запрошеними. Не менш важливе значення має і кінець презентації. Він будується на тих фактах, які найбільше зацікавили аудиторію, і, як правило, передбачає таке:

· коротке резюме найважливіших фактів і аргументів презентації;
· висловлення щирої вдячності присутнім за інтерес і увагу до презентації;
· запитання та відповіді.

Варто звернути увагу на таке правило: якщо у вас є будь-який сумнів або побоювання щодо певного запитання, то відповідати на нього краще після зустрічі в індивідуальному порядку і ні в якому разі відразу. Такі запитання швидше зможуть нашкодити презентації, ніж їй допомогти.

Презентацію можна проводити як у службових приміщеннях фірми, так й у громадських місцях– у виставкових павільйонах, на різних конференціях, семінарах або симпозіумах, у ресторанах і т. ін. Якщо компанія прагне продемонструвати свою могутність, вона повинна використовувати для цього відповідні символи, такі як відповідне оформлення штаб-квартири компанії (архітектура, дизайн, розміри й розташування офісів, престижне меблювання, стиль одягу й презентабельність персоналу та ін.)

Важливу роль відіграє також характер оформлення роздавального матеріалу для учасників презентації. Доцільно використання для цього гарних фірмових папок, самі матеріали повинні бути яскравими й інформативними, виконаними на високому поліграфічному рівні.

Необхідно пам’ятати й про морально-етичний аспект презентації. Одне з основних положень тут полягає в тому, що в процесі рекламування переваг продукції фірми не можна зневажливо відгукуватися стосовно продукції своїх конкурентів. Тим більше неприпустимими є відгуки про них у неповажному тоні.

Презентацію завжди проводять у другій половині дня. В програмі презентації може бути передбачена прес-конференція, заздалегідь обумовлений обмін промовами. Вона може супроводжуватися концертними та естрадними номерами. Часто після офіційної частини презентації проводять фуршет або а-ля фуршет (залежно від кількості запрошених). Він триває близько півтори-дві години. Форма одягу чоловіків– звичайний щоденний костюм, для жінок– костюм або плаття. За час проведення презентації фахівці мають можливість детальніше ознайомитися з продукцією, обговорити шляхи співпраці та реалізації своїх інтересів.

Інколи влаштовують більш вільну форму презентації, розрахованої на сотні людей. Вона, як правило, має рекламно-інформаційний характер і переважно пов’язана, наприклад, з показом нового кінофільму або спектаклю[20].

Останнім часом все більшого поширення набуває таке поняття, як символічний менеджмент. Його завдання полягають саме в підготовці презентацій, інсценування й інших акцій PR-кампанії, у формуванні корпоративної культури й стилю поводження співробітників.

Презентація як одна з основних форм активної PR-кампанії фірми призначена для того, щоб її учасники добре запам’ятали запропоновану їм інформацію. Сама ж презентація повинна проходити не тільки у формі доповідей або усних повідомлень. Потрібно забезпечити її високу наочність, яскравість і незвичайність подачі, широко використовуючи наочні засоби подання інформації, зразки продукції, макети і т. ін.

Фахівцями сформульовані основні вимоги щодо проведення презентації[21].

· Доцільним є повторення головної інформації в основній частині доповіді або у висновках.
· Необхідний вибір цікавої, діючої, наочної й, бажано, незвичайної форми подачі матеріалу. Саме ця незвичайність форми буде сприйматися сама по собі й сприяти ефективному запам’ятовуванню її змісту.

· Концентрації уваги слухачів, а отже, і запам’ятовуванню ними інформації значною мірою сприяє ентузіазм і цілеспрямованість доповідача.
· Розуміння й запам’ятовування основної інформації добре забезпечує її оформлення в логічний або асоціативний ряди.
· Важливу роль у сприйнятті матеріалу, який презентується, відіграє наочність його подання, у тому числі широке використання схем, діаграм, графіків, таблиць.
· Високу ефективність результатів презентації можна забезпечити за допомогою умілого використання роздавального матеріалу.
· Презентаційна доповідь або повідомлення повинно відрізнятися чітким виділенням проблеми й способів її вирішення.
· Успіх презентації й запам’ятовування змістовної її частини значною мірою забезпечується вмілим використанням невербальних методів спілкування.

Грамотно організована й уміло проведена презентація сприяє успішному досягненню цілей презентації й всієї РR-компанії фірми, формуванню й підтримці її іміджу.

Основні поняття і ключові слова: презентація, РR-компанія

(Рublіс rеlаtіоn), символічний менеджмент, презентаційна доповідь.

Питання та завдання для самоконтролю

1. Розкрийте зміст основних моментів домовленості про ділову зустріч.

2. Які особливості вибору території проведення ділової зустрічі?

3. Назвіть та прокоментуйте етапи підготовки та проведення ділової зустрічі.

4. Як ефективно підготуватися до проведення ділових переговорів?

5. Розкрийте сутність та зміст принципового (гарвардського) методу проведення переговорів.

6. Якими є основні прийоми сприйняття партнера при веденні переговорів?

7. Яку роль в налагодженні ділових стосунків відіграє презентація?

8. Розкрийте особливості підготовки та проведення презентації.

9. Перевірте себе використавши тест (Додаток 14).

Список використаної та рекомендованої літератури

1. Алехина Ия Имидж и этикет в бизнесе / Алехина Ия.– М. : Дело, 2003.– 112 с.

2. Андреева И. В. Этика деловых отношений / Андреева И. В.– СПб. : Вектор, 2006.– 160 с.

3. Афанасьєв І. Діловий етикет : 2-е вид., перероб. і доп / Афанасьєв І. – К. : “Альтерпрес”, 2001.– 352 с.– рос. мовою.

4. Блощинська В. А. Практикум з етики : навч. посібник / Блощинська В. А.– Ів.-Франківськ: ІМЕ, 2003.– 256 с.

5. Ботавина Р. Н. Этика деловых отношений : учебн. пособие / Ботавина Р. Н.– М. : “Финансы и статистика”, 2004.– 208 с.

6. Галушко В. П. Діловий протокол та ведення переговорів / Галушко В. П.– Вінниця : НОВА КНИГА, 2002.– 223 с.

7. Герчанівська П. Е. Культура управління : навч. посібник / Герчанівська П. Е.– К. : ІВЦ Видавництво “Політехніка”, 2005.– 152 с.

8. Энциклопедия этикета.– М. : АСТ : Астрель, 2004.– 640 с.

9. Этикет / сост. Улищенко О. Н.– Харьков : Фомо, 1998.– 400 с.

10. Здоровенко В. В. Культура ділового спілкування : навч. посібник / Здоровенко В. В.– Дрогобич : НВЦ “Каменяр”, 2002.– 147 с.

11. Калашник Г. М. Вступ до дипломатичного протоколу та ділового етикету : навч. посібник / Калашник Г. М. – К. : Знання, 2007. – 143 с.

12. Маккей Х. Как уцелеть среди акул : пер. с англ. / Маккей Х.– М. : Экономика, 1993.– 367 с.

13. Маличевский В. Переговоры : психология, стратегия, аргументы / Маличевский В.– Харьков : Центр “Консульт”, 2007.– 128 с.

14. Морозов А. В. Деловая психология : учебник : изд. 3-е доп. и перераб. / Морозов А. В.– М. : Академический Проект, 2005. – 1040 с.

15. Орбан-Лембрик Л. Е. Психологія управління : навч. посібник / Орбан-Лембрик Л. Е.– К. : Академвидав, 2003.– 568 с.

16. Палеха Ю. І. Ділова етика : навч.-методичний посібник / Палеха Ю. І.– К. : ЄУФІМБ, 2000.– 250 с.

17. Палеха Ю. І. Етика ділових відносин : навч. посібник / Палеха Ю. І.– К. : Кондор, 2008.– 356 с.

18. Пиз А. Язык телодвижений : как читать мысли других людей по их жестам / Пиз А.– СПб. : Изд. Дом Гутенберг, 2000.– 186 с.

19. Радевич-Винницький Я. Етикет і культура спілкування : навч. посібник / Радевич-Винницький Я.– К. : Знання, 2006.– 291 с.

20. Резніченко В. І. Довідник-практикум офіційного, дипломатичного протоколу та етикету / В. І. Резніченко, І. Л. Михно.– К. : УНВЦ “Рідна мова”, 2003.– 479 с.

21. Романовський О. Г. Ділова етика : навч. посібник / О. Г. Романовський, О. С. Пономарьов, О. М. Лапузіна.– Харків : НТУ “ХПІ”, 2006.– 364 с.

22. Фишер Р. Подготовка к переговорам : пер. с англ. / Р. Фишер, Д. Эртель.– М. : Инф.-изд. дом “Филинь”, 1996.– 232 с.

23. Фишер Р. Переговоры без поражения. Гарвардский метод : пер. с англ. / Р. Фишер, У. Юри, Б. Паттон.– М. : Эксмо, 2006.– 320 с.

24. Фишер Д. Путь к согласию, или переговоры без поражения : пер. с англ. / Д. Фишер, У. Юри.– М. : Наука, 1990.– 158 с.

25. Хміль Ф. І. Ділове спілкування : навч. посібник / Хміль Ф. І.– К. : Академвидав, 2004.– 280 с.

26. Цимбалюк І. М. Психологія спілкування : навч. посібник / Цимбалюк І. М.– К. : ВД “Професіонал”, 2004.– 304 с.

27. Цюрупа М. В. Основи конфліктології та теорії переговорів : навч. посібник / Цюрупа М. В.– К. : Кондор, 2004.– 172 с.

28. Чмут Т. К. Етика ділового спілкування : навч. посібник : 3-є вид., перероб. і доп. / Т. К. Чмут, Г. Л. Чайка.– К. : Вікар, 2003.– 223 с.