Етика ділових відносин

3.7. Правила спілкування в електронному просторі

Комп’ютер суттєво збільшує можливість оперативного зв’язку та може працювати в системі електронної пошти. Електронна пошта (Email)– зручний спосіб швидкого та ефективного спілкування.

В Україні існують численні інтернет-мережі комунікаційного зв’язку, які працюють за різними міжнародними протоколами. Мережі можуть взаємодіяти між собою. Вони дозволяють передавати та отримувати різні повідомлення інформаційного або особистісного характеру, а також мати доступ до “Дошки оголошень” чи “Телеконференцій”, мережі новин про комерційні пропозиції, баз даних тощо.

Ділова людина, яка перебуває в дорозі, може приєднати свій персональний комп’ютер до мережі і вибрати необхідну їй інформацію із стаціонарного комп’ютера у власному офісі або отримати біржові котирування з “Дошки оголошень”.

Більшість правил етикету користувачів електронною поштою подібні до загальноприйнятих у діловому світі при звичайному листуванні. Але є ряд відмінностей або доповнень, які зумовлені, в основному, застосуванням нових технологій та способів передачі інформації. Враховуючи ці особливості, розроблено ряд правил використання електронної почти в ділових ситуаціях[36; 37]:

· адреса вашої електронної пошти (e-mail) повинна відображати вашу посаду та коло занять;
· якщо до комп’ютера мають доступ декілька осіб, треба налагодити систему паролів та ідентифікації користувача;
· оскільки рівень таємничості електронної пошти досить низький, у своїй кореспонденції ніколи не вміщуйте конфіденційну інформацію– ви можете зашкодити собі та колегам;
· використовуйте зручний для читання формат та шрифт (друкуйте в інтервалі “один”; між абзацами робіть інтервал “два”; користуйтесь лише звичайним шрифтом, оскільки курсив або інші виділення можуть викликати проблеми на деяких типах моніторів);
· використовуйте адекватне, відповідне звертання до особи, якій направляєте лист;
· пишіть коротко, чітко і зрозуміло;
· у посланнях недоречно зловживати великими літерами, оскільки прийнято вважати, що у листуванні слова, написані у верхньому реєстрі з великої літери, є надзвичайно важливими;
· уникайте жартів, які, у відсутності під час електронного спілкування жестів, тону голосу, можуть бути розцінені адресатом як образа;
· уникайте у електронному спілкуванні скорочень та “смайликів” (smileys);
· у випадку використання різного роду цитат необхідно правильно їх оформляти, виділяти та вказувати автора;
· не надсилайте довгих додатків до ваших листів;
· у разі надсилань повідомлень за кордон можуть виникати складності з іншими мовами, тому рекомендується писати послання латинськими літерами (Dobrogo ranky, vitayu);
· завжди підписуйте свої електронні листи;
· відсилаючи діловий електронний лист за необхідності вкажіть, коли ви очікуєте відповідь;
· перш ніж відправити повідомлення, необхідно кілька разів його уважно прочитати;
· правильно вказуйте адресу;
· відповідь на електронний лист прийнято давати відразу після ознайомлення з ним, якщо ж певні умови перешкоджають цьому, необхідно відповідь надіслати протягом доби;
· щоденно перевіряйте вашу ділову електронну пошту;
· не читайте електронної пошти інших без відповідного дозволу;
· не давайте чужої електронної адреси іншим особам без відповідного дозволу– це порушення службової етики;
· якщо ви отримали неприємне повідомлення, яке вас обурило чи роздратувало, дайте відповідь на нього не зразу, а згодом, після ретельного обміркування;
· виявом поганих манер та непрофесіоналізму є надсилання колегам та діловим партнерам спаму (“spam”);
· не використовуйте електронну пошту для розсилання на випадкові адреси рекламних повідомлень;
· не використовуйте жодних безплатних локальних мереж (як правило, службових) для приватного листування;
· системний адміністратор повинен мати повний доступ до електронної пошти, тому користувачам необхідно це враховувати при листуванні;
· системний адміністратор має право надсилати термінові повідомлення всім користувачам електронної пошти даного сервера (розсилання по всіх поштових скриньках), а звичайний користувач має право це робити лише з дозволу адміністратора.

Проведене компанією “Cідко комюнікейшнз” соціологічне опитування дало можливість визначити десять порушень правил етикету спілкування по електронній пошті, які користувачі Інтернету вважають найбільш неприємними. Відповіді розмістились у такому порядку[36].

1. Переадресування дурного та вульгарного жарту.

2. Детальна розповідь про особисту помилку.

3. Написання всього тексту повідомлення великими буквами.

4. Поширення пліток і чуток.

5. Обговорення питань інтимного або особистого характеру.

6. Висловлення критичних зауважень на адресу іншої особи.

7. Скарги на роботу або власного начальника.

8. Використання електронної пошти з метою уникнення важкої розмови один на один.

9. Детальне обговорення власних або чужих хвороб чи проблем зі здоров’ям.

10. Суперечки з друзями або родичами.

Таким чином, електронна пошта як новий вид зв’язку вимагає нових методів спілкування, способу мислення та дії.

Основні поняття і ключові слова: Інтернет, комп’ютер, електронне спілкування, електронна пошта (e-mail), електронний лист, етикет електронної пошти.