Управління змінами

10.2. Мотиви проведення реінжинірингу бізнес-процесів. Цілі, завдання, принципи реінжинірингу

Мотивами проведення реінжинірингу бізнес-процесів можуть бути:

- впровадження інформаційних технологій;

- сертифікація системи менеджменту якості;

- незадовільне функціонування підприємства та невдачі в спробі застосування будь-яких інших методів;

- перевантаження вищого керівництва та необхідність у перерозподілі прав і функцій, коригування та уточнення форм діяльності організації;

- відсутність стратегічного бачення розвитку підприємства і необхідність впровадження принципів стратегічного управління;

- неефективність організаційної структури та системи організації праці;

- зростання масштабу або диверсифікація діяльності, що робить організацію некерованою;

- реорганізація;

- техніко-технологічні зміни;

- загрози зовнішнього середовища та зростання конкуренції тощо.

Основною метою реінжинірингу бізнес-процесів є підвищення якості

системи управління організацією в ключових сферах діяльності задля формування конкурентних переваг, збільшення рівня конкурентоспроможності, економічної ефективності та розвитку.

Також здійснення РБП дозволяє забезпечити досягнення таких цілей, як:

- суттєве підвищення ступеню задоволення споживача, включаючи роботу з ним у режимі 24 х 365, орієнтацію на його поточні і майбутні потреби;

- радикальне скорочення тривалості виробничого циклу, докорінне зменшення кількості процесів та їх вартості, різке зниження витрат часу на виконання функцій;

- значне поліпшення процесу управління якістю;

- підвищення ролі рішень та ініціативи кожного окремого працівника, організація групової роботи;

- різке зниження кількості працівників;

- забезпечення прискореного впровадження нових технологій;

- забезпечення адаптації підприємства до функціонування в умовах інформаційного суспільства і «суспільства знань».

Основні завдання реінжинірингу бізнес-процесів:

  1. Зміна організаційної структури підприємства з функціональної на крос- функціональну (або бригадну) або горизонтальну на рівні топ-менеджменту та бригадну - на рівні бізнес-процесів;
  2. Формування системи мотивації до самостійної роботи, ініціативності в межах процесів, оцінки та винагороди за отриманий результат;
  3. Формування нової корпоративної культури на засадах максимального задоволення потреб споживачів.

Досягнення поставлених цілей та завдань забезпечує набір організаційних, методичних та інформаційних компонентів реінжинірингу:

- стратегія організації, орієнтована на перспективні потреби споживача;

- новий набір бізнес-правил або бізнес-процедур, який дозволить знизити витрати, зменшити час прийняття рішень;

- нова організаційна структура управління;

- нові умови праці персоналу, нові обсяги прав та ресурсів робітників;

- новий підхід щодо отримання інформації від споживачів;

- забезпечення функціонування всіх попередніх процедур та структур за допомогою інформаційних систем та новітніх інформаційних технологій.

Проведення РБП є складним процесом, який потребує часу та концентрації зусиль всієї організації. Як і будь-який глобальний процес, який впливає на життєдіяльність підприємства та радикально змінює способи його функціонування, РБП підкоряється певним принципам проведення (табл. 10.1).

Таблиця 10.1 - Характеристика принципів реінжинірингу бізнес-процесів

№

з/п

Принцип

Характеристика

1

2

3

1

Декілька робіт поєднуються в одну

Інтегрування декількох робіт здійснюється з метою зменшення інтерфейсів між різними роботами, скорочення часу на очікування та інші неефективні процедури

2

Виконавці самостійно приймають рішення

Цей принцип дозволяє мінімізувати кількість вертикальних взаємодій по процесу. Працівник замість того, щоб звертатися до керівника і відповідно гальмувати процес, має повноваження та відповідну підготовку щодо прийняття окремих рішень

3

Роботи з процесу виконуються в їхньому природному порядку

Реінжиніринг прагне не накладати на процес додаткових вимог, наприклад, обумовлених організаційною структурою або прийнятою лінійною технологією

4

Роботавиконується там, де це доцільніше

Організаційна структура або організаційні межі підприємства не повинні накладати жорстких обмежень на процес реінжинірингу. Розподіл функцій повинен відбуватися залежно від процесу і необхідності його ефективного виконання, а не від раніше закріплених обов’язків. Якщо, наприклад, працівникам відділу маркетингу зручніше самим закуповувати для себе канцелярські приналежності або устаткування, то немає необхідності доручати це іншим підрозділам. При цьому, варто активно втягувати в процес як його клієнтів, так і постачальників, що традиційно розглядаються за межами проекту; такі рішення часто застосовуються в межах методики «точно в термін»

5

Процеси мають різні варіанти виконання

Замість «твердих і неадаптованих» процесів запроваджуються процеси, орієнтовані на максимальну кількість можливих випадків їх реалізації; кожен варіант процесу здійснюється залежно від наявної ситуації

6

Необхідно зменшувати кількість входів у процеси

Величезна кількість часу витрачається на зіставлення і зведення різних форм подання подібної інформації. Так, заяви на відпустку зіставляються з відгулами, заявки на закупівлю - з рахунками-фактурами, записи про відсутність на роботі через хворобу з бюлетенями тощо. Отже, необхідно багато звіряти, створюється плутанина в процесі. Для удосконалення процесу варто просто ліквідувати ті входи, які потрібно зіставляти з іншими входами

7

Зниження частки робіт з перевірки та контролю

Операції з перевірки та контролю не додають вартості. Тому, необхідно знизити частку таких операцій

8

Зниження частки узгодження

Узгодження - це ще один варіант робіт, що не додають вартості, потрібно мінімізувати ці роботи шляхом скорочення точок зовнішнього (стосовно процесу) контакту

9

Відповідальний менеджер є єдиною контактною особою по процесу

Менеджер взаємодіє із замовником з усіх питань, пов’язаних із процесом, для цього менеджер повинний мати доступ у всіх інформаційних системах, які використовуються в цьому процесі, до всіх виконавців

10

Поєднання централізованих та децентралізм- ваних операцій

Сучасні інформаційні технології дозволяють регламентувати діяльність підрозділів, одночасно централізовувати і деценталізовувати окремі операції. Централізація може бути здійснена шляхом агрегування інформації і розмежування прав доступу до неї, децентралізація може підтримуватися

Визначають прямий і зворотний інжиніринг. Прямий інжиніринг - це інжиніринг нового бізнесу; зворотний інжиніринг - це інжиніринг існуючого бізнесу.