Управління змінами

8.2.1. Аутсорсинг: види та особливості застосування

На сучасному етапі розвитку економіки, що характеризується постійним зростанням конкуренції і нестабільністю усіх сфер діяльності, організації, бажаючи оптимізувати свою діяльність і зменшити кількість виконуваних функцій, стикаються з необхідністю постійної і налагодженої співпраці з іншими суб’єктами господарювання.

На сучасному етапі однією з найбільш популярних моделей бізнесу є аутсорсинг. Ця форма співпраці дає можливість зосередитися на виконанні стратегічно важливих функцій організації, уникнути додаткових витрат і збільшити прибутковість завдяки зменшенню кількості виконуваних функцій, скороченню штату співробітників, оптимізації організаційної структури і системи управління, таким чином - підвищити конкурентоспроможність підприємства на ринку. Фахівці провідних країн світу зазначають, що використання аутсорсингових операцій дає можливість на 30% знизити витрати у процесі господарської діяльності й тим самим збільшити дохідність. Однак на вітчизняному ринку така діяльність недостатньо розвинута. Основною причиною цього є необізнаність менеджерів у питаннях переходу до нового способу ведення бізнесу, що передбачає використання аутсорсингу та оцінювання його ефективності.

Аутсорсинг - це запозичення ресурсів ззовні. Передбачає виконання сторонньою організацією окремих завдань чи бізнес-процесів, які не є профільними для підприємства, але необхідні для повноцінного його функціонування. У цьому випадку підприємство купує не працю конкретних працівників, а послугу. Термін «аутсорсинг» («outsourcing») походить від англійського «outside resource using» - використання зовнішніх ресурсів. Аутсорсинг набув розповсюдження у зв’язку з розвитком інформаційних систем і технологій. Початок «епохи аутсорсингу» пов’язують з 60-х рр. ХХ ст., зокрема з 1962 р., коли було засновано Electronic Data System Corporation (EDS).

Поняття «аутсорсинг» ще не остаточно утвердилось і тому пояснюється лише частково. Виділено такі підходи до визначення аутсорсингу (табл. 8.1):

- функціонально-орієнтований;

- коопераційний;

- управлінський;

- інструментальний.

Таблиця 8.1 - Підходи до визначення поняття «аутсорсинг»

Автор

Визначення

Функціонально-орієнтований підхід

Райзберг Б., Лозовський Л., Стародубцева Є.

Аутсорсинг - це передавання традиційних неключових функцій організації (таких, наприклад, як бухгалтерський облік або рекламна діяльність для машинобудівної компанії) зовнішнім виконавцям -аутсорсерам, субпідрядникам, висококваліфікованим фахівцям сторонньої фірми

Айвазян З.

Аутсорсинг - це передавання певних допоміжних функцій третій особі, яка спеціалізується в певній галузі

Хейвуд Дж.

Аутсорсинг - це передавання внутрішнього підрозділу або підрозділів підприємств і всіх пов´язаних із ним активів в організацію постачальника послуг, що пропонує надати певну послугу протягом певного часу за домовленою ціною.

Михайлов Д.

Аутсорсинг - це передача сторонньому підряднику деяких бізнес-функцій або частин бізнес-процесу компанії. Підрядник адаптує свої універсальні засоби та знання до потреб бізнесу конкретного замовника та використовує їх в інтересах замовника за плату, яка визначена вартістю послуг, а не часткою в прибутку

Календжян С.

Аутсорсинг - це відмова від власного бізнес-процесу протягом обумовленого в договорі терміну та придбання послуг з реалізації цього бізнес-процесу в іншої компанії

Коопераційний підхід

Фрідман Т.

Аутсорсинг - це один із десяти найбільш вагомих факторів, що визначають характер розвитку світової економіки на сучасному етапі

Управлінський підхід

Івлєв А.

Аутсорсинг - це організаційне рішення, яке оптимізує конфігурацію бізнес-системи, виходячи з параметрів «якість-витрати-володіння»

Анікін Б.

Аутсорсинг - це виконання окремих функцій (виробничих, сервісних, інформаційних, фінансових, управлінських та ін.) або бізнес-процесів (організаційних, фінансово- економічних, виробничо-технологічних, маркетингових) зовнішньою організацією, що володіє необхідними для цього ресурсами, на основі довгострокових відносин.

Бравар Ж.-Л., Морган Р.

Аутсорсинг - це обумовлене договором використання матеріальних засобів, майна та знань третьої особи з гарантованим рівнем якості, гнучкості та цінності вартісних критеріїв і оцінок для надання послуг, які раніше надавалися за рахунок внутрішніх сил компанії, з можливим переходом наявного персоналу до постачальника послуг та/або трансфор- мацією/оновленням процесів або технологій, що підтримують бізнес

Інструментальний підхід

Микало О. І.

Аутсорсинг - це інструмент посилення конкурентоспроможності підприємства за рахунок концентрації на ключових, виходячи з ринкових умов, для підприємства компетенціях, функціях та/або бізнес-процесах

Узагальнюючи позиції, запропоновані фаховими джерелами, можна зробити висновок, що поняття «аутсорсинг» становить цілеспрямоване виокремлення певних бізнес-процесів та їх реалізацію іншими організаціями, які мають відповідний досвід, знання, засоби та виконують свої обов’язки в конкретній сфері краще, ніж організація-замовник, і на договірній основі. Таким чином, використання аутсорсингу зводиться до того, що підприємство зосереджує всі ресурси на тому виді діяльності, який є основним і передає інші функції надійному партнеру (рис. 8.2).

Аутсорсинг інформаційних технологій (ІТ-аутсорсинг) - це передача спеціалізованій компанії повністю або частково функцій, пов´язаних з інформаційними технологіями, таких як:

- обслуговування мережевої інфраструктури;

- проектування і планування автоматизованих бізнес-систем з подальшим постійним розвитком і супроводом;

- розміщення корпоративних баз даних на серверах спеціалізованих компаній;

- створення і підтримка публічних web-серверів;

- управління інформаційними системами;

- офшорне програмування.

Аутсорсинг бізнес-процесів містить велику кількість другорядних функцій. Один з його напрямків - виробничо-господарський аутсорсинг, до якого входять експлуатація об’єктів нерухомості, послуги професійного прибирання, управління транспортним парком підприємства, харчування та ін. До нього також належать управління персоналом, внутрішній аудит, фінанси та бухгалтерія, маркетинг та ін. Попри швидкий розвиток, аутсорсинг бізнес-процесів ще не досить поширений в Україні. Це пояснюється невисоким ступенем мобільності фірм, компанії побоюються втратити контроль або ексклюзивну інформацію, довірити стороннім комерційні таємниці.

Виробничий аутсорсинг передбачає передачу частини виробничих процесів або всього циклу виробництва сторонній компанії. Цей вид підприємству дозволяє:

- зосередитися на розробці нових продуктів і послуг, що важливо в умовах технологій, які стрімко змінюються, і попиту для забезпечення конкурентної переваги;збільшити гнучкість виробництва - на невеликих заводах простіше займатися перебудовою виробничого процесу та диверсифікувати продукцію, яка випускається;

- використовувати додаткові переваги від ведення бізнесу на ринках з дешевою робочою силою.

Аутсорсинг у сфері послуг охоплює різні за своїм змістом види діяльності організації, пов´язані із задоволенням потреби суспільства в послугах, а також ті обслуговуючі бізнес-процеси, які є частиною бізнес-системи організації та забезпечують її функціонування. Аутсорсинг сфери послуг пов´язаний насамперед з технологічною спеціалізацією виробників і розширенням спектру складних і наукоємних видів послуг. Відзначається значне зростання обсягів ділових послуг (включаючи кредитно-фінансові та страхові), а також послуг телекомунікації.

Виокремлюють наступні форми аутсорсингу (за підходом Микало О.І.) (табл. 8.3).

Таблиця 8.3 - Форми аутсорсингу та їх характеристики

Критерії

Форма аутсорсингу

Характеристика

1

2

3

Цільове призначення

Традиційний

Передача функцій спеціалізованій компанії на довгостроковій основі для досягнення конкурентних переваг

Трансформа

ційний

У повноваження аутсорсера входить здійснення функцій підрозділу, а також розробка і впровадження проектів з його реорганізації для найбільш повної відповідності вимогам ринку з наступним поверненням оновленого підрозділу замовникові

Проміжний

Залучення аутсорсера до виконання функцій організації на період самостійної розробки співробітниками замовника нових методик реалізації тимчасово доручених аутсорсеру завдань

Ступінь залучення ресурсів компанії-замовника

Внутрішній

Створення дочірньої компанії (з часткою у капіталі) для виконання функцій або бізнес-процесів компанії, переданих на аутсорсинг

Спільне підприємство

Підприємство на регулярній основі стає постачальником товарів і послуг для замовника

Зовнішній

Вибір зовнішнього підрядника з надання аутсор- сингових послуг на тендерній основі

Характер і співвідношення функцій, що передаються на аутсорсинг

Повний

Передача окремих бізнес-процесів або підрозділів компанії сторонній організації

Частковий

Передача окремих функцій у межах бізнес-процесу або окремого підрозділу сторонній організації

Удосконале

ний

Передача компанією декількох бізнес-процесів стороннім організаціям, із збереженням за собою функції диспетчера
Із залученням одного виконавця

Залучення одного виконавця для реалізації функцій або бізнес-процесів компанії

Сумісний

Залучення декількох виконавців для виконання однакових функцій
Локальний

Розміщення замовлень на аутсорсинг у межах країни базування компанії-замовника

Офшорний

Розміщення замовлень за межами країни базування компанії-замовника
Дискретний

Здійснюється одноразове надання послуг у межах аутсорсинг-проекту

Постійний

Надання послуг здійснюється на постійній основі в межах підписаної угоди

Українські підприємства найчастіше звертаються до послуг аутсорсерів у кризових чи передкризових умовах, акцентуючи свою увагу на можливості зниження витрат, оскільки в більшості випадків утримувати штатних працівників дорожче, ніж тимчасово скористатися послугами спеціалізованих компаній.

Передачу окремих функцій стороннім організаціям доцільно здійснювати в певній послідовності. Процес ухвалення рішення про застосування аутсорсингу може складатися із шести етапів (рис. 8.3).

Мета застосування аутсорсингу - використання передових бізнес- технологій і ноу-хау для завоювання та утримання конкурентних переваг в умовах загострення відносин між організаціями, що передають і приймають на себе виконання окремих видів діяльності на основі укладених довгострокових угод.

Практичним результатом застосування аутсорсингу є можливість спрямувати власні ресурси підприємства на виконання тих функцій, які становлять його сильний бік, на те, що компанія вміє робити краще за інших, та наддавши зовнішньому виконавцю (аутсорсеру) ті функції, які він вміє виконувати краще за інших. Тим самим підприємство може зосередити у своїх руках новітні досягнення в галузі науки, техніки і технологій, забезпечивши максимальне задоволення очікувань споживача, максимальну відповідність вимогам ринку.

Прийняття рішення про використання аутсорсингу є складним комплексним завданням, що зачіпає стратегічні інтереси, тому воно знаходиться в компетенції вищого менеджменту компанії. Фактично це рішення означає вибір між власним виробництвом і придбанням послуг «на боці» та пов’язане з аналізом як справжнього стану справ у компанії, так і можливих ризиків аутсорсинг- проектів.

Можна виокремити основні переваги та недоліки використання аутсорсингу на підприємствах (табл. 8.4).

Таблиця 8.4 — Переваги та ризики використання аутсорсингу

Переваги

Ризики

1

2

Зниження собівартості функцій, що передаються виконавцю

Втрата контролю над власними ресурсами та певною частиною виробництва

Підвищення якості та надійності

Зниження продуктивності праці власних працівників

Концентрація уваги на основних цілях підприємства

Збільшення витрат при передачі другорядних функцій

Доступ до додаткових ресурсів, нових технологій та знань

Зниження якості товарів та послуг

Скорочення операційних витрат

Загроза рейдерської атаки з боку аутсорсера

Збільшення швидкості виходу товарів підприємства на ринок

Ризик витоку комерційної інформації підприємства

Покращення системи управління

Нерозвинена культура взаємодії між підприємством та аутсорсером

Можливість розміщень замовлень на виробництво комплектуючих за кордоном за цінами, меншими від вітчизняних, та кращої якості

Навчання «чужих» спеціалістів замість своїх

Зменшення витрат на навчання персоналу

Залежність від одного постачальника

Збільшення сегмента ринку, який охоплює підприємство

Чітке планування виробництва товарів та закупівель необхідних матеріалів

Зниження собівартості функцій, переданих аутсорсеру

Відсутність досвіду спілкування з аутсорсинговими компаніями

Зростання інвестиційної привабливості компанії

Невелика кількість аутсорсингових компаній

Розподіл та зменшення ризиків на ринку

Однією із значних переваг є збільшення сегмента ринку, який охоплює підприємство. Воно полягає у можливості сфокусувати увагу на основному виробництві, знизити інвестування в неосновні фонди, гнучко реагувати на зміни на ринку і зміни усередині підприємства та дозволяє обійтися без розширення штату і скоротити накладні витрати на навчання персоналу.

Поряд із очевидними перевагами використання аутсорсингу існують серйозні фактори, які стримують його розвиток. Підприємства, які успішно його використовують, намагаються подолати ці фактори та захистити виконання власних зобов’язань. Ефективність можлива тільки у тому випадку, коли існує повна прозорість відносин і встановлені надійні партнерські взаємостосунки між організаціями, що уклали аутсорсингову угоду.

Оцінювання ефективності аутсорсингу треба здійснювати комплексно, що передбачає врахування усіх доходів і витрат на кожному з етапів реалізації певного процесу або функції. У табл. 8.5 наведено основні види витрат за основними етапами процесу реалізації аутсорсингової угоди.

Аналізуючи ефективність аутсорсингу, найчастіше порівнюють фактичні показники діяльності підприємства до і після його впровадження. При цьому основним і достатньо суперечливим завданням для підприємства є вибір системи показників оцінки ефективності аутсорсингових операцій.

Таблиця 8.5 - Витрати підприємства за основними етапами реалізації аутсорсингової угоди

Етапи реалізації

Витрати

1

2

1. Аналіз внутрішнього середовища підприємства і оцінка доцільності передачі бізнес-процесів в аутсорсинг

Витрати планування (витрати на оцінювання ризиків та визначення можливостей застосування аутсорсингу, витрати на розробку стратегії здійснення аутсорсингу тощо)

2. Аналіз ринку аутсорсин- гових послуг і вибір органі- зації-аутсорсера

Витрати реалізації (витрати на моніторинг ринку аутсорсингових послуг, витрати на організацію тендеру, витрати на підготовку переговорів тощо)

3. Укладання контракту

Витрати, пов’язані з надання послуг та обміном інформацією (витрати, пов’язані із забезпечення документального оформлення операцій, передавання та отримання інформації, витрати на додаткові консультації і переговори)

4. Передача бізнес-процесів організації-аутсорсеру і трансформація виробничо- господарської діяльності

Витрати передачі (витрати на трансформацію діяльності, витрати на зміну умов діяльності й складу працівників підприємства тощо)

5. Поетапний контроль виконання аутсорсером його функцій, аналіз результатів та коригування відхилень

Витрати на моніторинг і контроль (витрати на здійснення аналізу виконання умов договору, витрати на проведення коригувальних заходів)

6. Підсумковий аналіз аут- сорсингової діяльності та припинення взаємовідносин з аутсорсером

Витрати на припинення взаємовідносин (витрати на здійснення підсумкового аналізу, витрати, пов’язані з пошуком нового виконавця послуг чи з повторною реорганізацією свого бізнесу, витрати, пов’язані зі збитками, завданими аутсорсером у разі невиконання ним умов договору тощо)

Щоб правильно сформувати таку систему, насамперед необхідно зрозуміти суть основних цілей і завдань, які ставлять перед собою власники чи менеджери підприємства, приймаючи рішення щодо аутсорсингу. Вони, як правило, поділяються на короткострокові - це зменшення витрат і збільшення прибутку, а також довгострокові - збільшення економічного потенціалу підприємства, зростання конкурентоспроможності, підвищення якості продукції тощо. Отже, аналіз ефективності аутсорсингу можна здійснювати на основі кількісних і якісних параметрів.

Кількісні показники відображають вартісний аспект діяльності підприємства. Зазвичай їх поділяють на абсолютні та якісні. За допомогою абсолютних показників можна проаналізувати відхилення фактичної величини витрат, доходів і прибутку від базових значень Так роблять висновок про результативність впровадження аутсорсингу. Відносні дають змогу здійснити оцінку ефективності використання трудових ресурсів, основних фондів чи фінансових ресурсів, а також інших складових, які формують економічний потенціал підприємства і беруть участь у процесі аутсорсингу.

За допомогою якісних параметрів можна оцінити, наскільки покращилася діяльність підприємства з погляду якісної складової його функціонування, що впливає на збільшення попиту споживачів і прибутковості підприємства. До якісних показників відносять: покращення технологічної оснащеності виробничого процесу; зростання частки інноваційної продукції; зменшення частки браку; покращення якості й оперативності наданих послуг чи виробленої продукції, а також її складових елементів; оптимізація організаційної структури, процесу виробництва тощо.