Управління змінами

1.1. Управління змінами як наука та вид професійної діяльності

Економічний розвиток суб´єктів ринкової економіки є можливим за умов адаптації їх внутрішнього середовища до зовнішнього середовища, яке має властивість якісно змінюватися. Системні структурні зміни, обумовлені динамічністю і складністю перетворень в державі і в світі, диктують необхідність комплексних змін економічної діяльності організацій, зміни в технологіях, що застосовуються, в методах управління, зміни вимог до компетенції та зацікавленості управлінців - все це можливе за умов удосконалення форм взаємодій із зовнішнім середовищем. Необхідність управління змінами в організації пов´язана також із невідповідністю процесу управління потребам середовища її функціонування. При цьому потрібно брати до уваги те, що зміни у будь-якому одному підрозділі організації, зазвичай, впливають на інші підрозділи і на організацію в цілому. Таким чином, причини змін вітчизняних організацій в сучасних умовах є чинниками внутрішнього та зовнішнього середовища.

В умовах високої динаміки змін зовнішнього середовища одним з головних завдань практики управління стає пошук шляхів пристосування вітчизняних організацій до цих змін. Світовий досвід, дослідження таких вчених- економістів, як М. Грін, К. Камерон, Р. Куїн, П. Сенге, А. Клейнер, Д. Харрінгтон, К. Есселінг та ін., показує, що здатність генерувати, розробляти і впроваджувати необхідні зміни є найважливішим фактором підвищення ефективності та успішної діяльності організацій. Увага вчених до проблем можливості ініціювання економічного розвитку через планове впровадження змін на початку минулого століття була обумовлена розвитком індустріального суспільства, яке супроводжувалося циклічними кризовими явищами. Відкриття «довгих хвиль» М.Д. Кондратьєва дало пояснення походженню криз і підйомів суспільного виробництва, потім Й. Шумпетер обґрунтував можливість подолання криз і спадів у промисловому виробництві за рахунок стимулювання оновлення капіталу через технічні, організаційні, економічні та управлінські нововведення.

«Будь-які існуючі структури, так само як і всі умови функціонування бізнесу, знаходяться у безперервному процесі змін», - стверджує Л.Н. Гумільов, висуваючи теорію етногенезу, в світлі якої зміни створюються і просуваються в життя пасіонаріями, людьми з надлишком енергії, за аналогією з лідерами і, як зазначає Й. Шумпетер, які є природженими підприємцями. Розвиток інноваційного менеджменту і його сучасних концепцій також спрямований на з´ясування природи змін, на дослідження факторів, що ініціюють розвиток, та розробку методів впровадження прогресивних змін у діяльність підприємств. Будь-які зміни містять в собі протиріччя між намаганням організації як економічної системи зберегти стабільність, з одного боку, і необхідністю її постійного розвитку - з іншого. Навіть коли зміни є неминучими та прогресивними для організації в цілому, може виникати протидія, тому, що окремі співробітники або групи в результаті їх проведення можуть програвати. Дослідження, присвячені управлінню змінами, відображають ці протиріччя. Деякі автори вважають зміни позитивним фактором і відзначають, що зростаючі організації, які динамічно розвиваються, повинні самі активно ініціювати зміни з метою підтримки своєї конкурентоспроможності на ринку. Інші автори, виходячи з необхідності урахування соціологічних і психологічних аспектів управління змінами, звертають увагу на їх наслідки, на вплив змін на персонал організації. При цьому, як одну з основних причин низької ефективності або невдач прогресивних перетворень вітчизняних організацій називають опір змінам з боку співробітників.

В сучасній літературі є декілька поглядів на трактування категорії «управління змінами».

Управління змінами - це процес постійного коригування напрямків діяльності організації, оновлення її структури і пошуку нових можливостей щодо відповідності вимогам та запитам суб’єктів вітчизняних та зарубіжних ринків, які постійно і швидко змінюються.

Управління змінами - це процес постійного коригування напрямку діяльності організації, модифікації поведінки її працівників в умовах змін.

Управління змінами як вид професійної діяльності означає вплив управляючої системи на організацію, у зв’язку зі змінами у внутрішньому та у зовнішньому середовищі. Завдання управління змінами полягає в тому, щоб правильно оцінити сутність процесів, що відбуваються у зовнішньому середовищі організації, відібрати та впровадити нововведення, які дозволять звести всі зовнішні та внутрішні види впливу до єдиної лінії поведінки, зберегти або підвищити ефективність діяльності.

Управління змінами - це наука, яка вивчає специфічні закономірності та особливості еволюційних перетворень в організації, технології адаптації організаційних структур, функцій і процесів до умов існування (зовнішнього та внутрішнього середовища). Управління змінами має міждисциплінарний характер, власний теоретичний фундамент, але формується з практичної діяльності, яка становить основу подальшого розвитку теорії.

Управління змінами як наука тісно пов’язана в методологічному плані з економічною теорією, теорією управління, менеджментом, теорією організації, організаційною поведінкою, стратегічним менеджментом, когнітивним менеджментом, соціологією, психологією, а також із загальною теорією систем, системним аналізом та синергетикою.

В енциклопедичному довіднику з сучасного управління визначено поняття «управління» як процес досягнення поставлених цілей шляхом використання праці людей, що складається з елементів: здатності ставити цілі та вироблення маршруту просування до них, організування, керівництва, мистецтва спілкування з людьми, виконання. Х. Рамперсад характеризує поняття «управління змінами» як процес, що складається з етапів: планування, реалізації, контролю, регулювання та координування (рис. 1.1).

При цьому планування передбачає визначення об’єкту змін; формулювання необхідних змін; забезпечення підтримки змін, реалізація змін полягає у експериментальному впровадженні, контроль - у перевірці результатів реалізації змін, а координування - у впровадженні перевірених змін. Зміни в організації нерозривно пов’язані із запровадженням системи збалансованих показників. Загальним змінам передують групові та індивідуальні зміни, що реалізуються на основі навчання. Науковцями пропонується введення інтегральної моделі, яка може бути основою для впровадження стійких та довготермінових змін та управління ними.

Г.М. Тарасюк зазначає, що процес управління змінами передбачає підготовку змін, розроблення системи мотивації змін та формування відповідного мотиваційного середовища, планування та реалізації змін, підтримку змін.

В.В. Стадник, М.А. Йохна розглядають управління як вид діяльності, змістом якої є цілеспрямований вплив на працівників організації з метою координування їх дій для досягнення поставлених перед організацією цілей. Управління змінами - це послідовність функцій планування, організування, мотивування, контролювання. Наголошується на розширенні повноважень керівників нижчих рівнів управління та залученні значної кількості працівників до управління в процесі запровадження змін.

Управління змінами - це структурний підхід щодо переведення індивідів, команд та організацій з поточного стану в бажаний майбутній стан. Метою цього організаційного процесу є розширення прав і можливостей співробітників приймати і підтримувати зміни в їх поточному бізнес-оточенні. Успіх перетворень, і в кінцевому рахунку, доля організації та її персоналу, залежать від вирішення низки питань: якими темпами і в якій спосіб будуть здійснюватися зміни, чи будуть залучатися до розробки програми перетворень кваліфіковані консультанти, наскільки детально будуть поінформовані про хід перетворень співробітники організації - тільки урахування усіх вищезазначених факторів може дозволити керівництву організації отримати позитивні результати від впровадження перетворень, що плануються. При цьому під організаційними змінами розуміють будь-які зміни в одному або кількох елементах організації (рівня спеціалізації, діапазону контролю, розподілу повноважень, механізмів координації) на будь-якій стадії її життєвого циклу, які можуть проявлятися в перетворенні потенціалу організації, у змінах розмірів, масштабів та цілей її діяльності.

Управління змінами - це не тільки наука, але й мистецтво. Менеджер, який орієнтується на оптимістичне майбутнє організації, повинен бути підготовленим до безперервних змін, оскільки швидкість розвитку суспільства постійно зростає.

Цілі управління змінами полягають у тому, щоб операційна діяльність досягала запланованих результатів, людський капітал використовувався найкращим чином, щоб організація в цілому отримала конкурентні переваги.

Об’єктом вивчення дисципліни «Управління змінами» є структури, процеси та механізми перетворень організаційних систем (як в цілому, так і за окремими елементами).

Предметом дослідження дисципліни «Управління змінами» є загальні зв’язки та залежності еволюційного розвитку організації, універсальні принципи, а також методи управління складними перетвореннями (змінами) та підвищення якісного рівня організаційної системи. Предмет управління змінами є динамічним і може перетворюватися.

До предмету управління змінами відносять:

- закономірності формування організації як системи, що розвивається;

- визначення та постановку цілей розвитку;

- умови, напрями, концепції розвитку та удосконалення організаційних систем;

- організацію функцій управління і бізнес-процесів;

- формування системи управління організаційними змінами;

- функціонування механізму управління змінами;

- розробку методів діагностики потенціалу організації та прогнозування її діяльності у довгостроковій перспективі;

- удосконалення та інструментів організаційного аналізу;

- визначення чинників підвищення ефективності функціонування та розвитку організації;

- розробку на основі моделювання стратегій змін, комплексних програм розвитку організацій;

- розробку технологій управління складними змінами в організації.

Ситуація на ринку може швидко змінюватися, постійно створюються і

розпадаються альянси, союзи, спільні підприємства. За таких умов все більшого значення набуває проблема оволодіння стратегіями управління змінами. Сучасні організації, що діють у складному, динамічному середовищі з високим рівнем невизначеності, змушені безперервно змінюватися. Вміння здійснювати зміни, перебудовуватися, адаптуватися до змін мінливого середовища, а також здатність змінювати саме середовище є найважливішими характеристиками сучасних успішних організацій, які забезпечують їх конкурентоспроможність у довгостроковій перспективі.

Зміну в організації можна визначити як процес освоєння нової ідеї, типу поведінки або як будь-яку відносно самостійна видозміну будь-якого її елемента. Прикладами великих змін можуть бути освоєння інноваційної технології, створення нового продукту, вдосконалення організаційної структури, навчання і підвищення кваліфікації працівників, формування відповідної корпоративної культури з новими цінностями, традиціями, стилем управління тощо. Отже, управління змінами в організації займається організаційними, кадровими, комунікаційними та інформаційними аспектами.

Концепція управління змінами охоплює всі зміни, що були заплановані, організовані і проконтрольовані в різних сферах діяльності підприємства, а саме: в області стратегії, виробничих процесів, структури і культури будь-якої соціально-економічної системи, включаючи приватні та державні підприємства.

Управління змінами являє складний процес, який будується на таких принципах: принцип програмно-цільового управління, системність управління, цілісність, правова визначеність, економічність, модельованість, мотиваційне забезпечення, синергетична орієнтація, планованість дій, адекватність, принципи логічної основи та зворотного зв´язку, дуальності, ієрархічності, конфігуратив- ності. Сутність цих принципів представлена в табл. 1.1.

Таблиця 1.1 - Принципи управління змінами в організації

Принцип	Характеристика
1	2
Принцип програмно-цільового управління	Встановлення цілей, планування, перетворення, моніторинг змін, визначення функцій управління змінами. Причому всі ці дії здійснюються відповідно до пріоритетів, встановлених для стратегічних і оперативних процесів всієї організації: структурування цілей управління знаннями, використання змін для зміцнення конкурентних переваг організації
Системність управління	Забезпечення структурної і функціональної єдності системи, асиміляція або нейтралізація ризикових дій як усередині системи, так і ззовні; тісна ув’язка рішень економічних, соціальних, виробничих, технічних проблем у процесі реалізації змін
Цілісність	Рішення, спрямовані на реалізацію, повинні сприяти покращенню функціонування організації в цілому
Правова визначеність	Ухвалення і реалізації управлінських рішень у процесі управління змінами повинні протікати в рамках зовнішнього і внутрішнього правового поля
Економічність	Витрати на ухвалення і реалізацію управлінських рішень щодо проведення змін повинні забезпечувати отримання максимальної економічної ефективності організації
Модельованість	Реалізується шляхом забезпечення ефективності змін відповідно до певної моделі ухвалення рішень, що дозволяє прогнозувати у часі стан економіки організації для вибору якнайкращої стратегії розвитку при мінімальних витратах ресурсів
Мотиваційне забезпечення	Ухвалення і реалізація змін повинні підтримуватися діючою системою мотивації всіх видів і мати відповідні мотиваційні ресурси
Синергетична орієнтація	При ухваленні проведення змін повинен враховуватися сумарний ефект від впливу різних груп чинників, що впливають на діяльність організації
Планованість дій	Процес проведення змін повинен бути елементом як стратегічного планування розвитку організації, так і поточного планування його діяльності
Адекватність	Методи управління змінами повинні змінюватися відповідно до зміни цілей системи, структурних елементів, чинників зовнішнього та внутрішнього середовища
Принцип логічної основи	Принцип дозволяє не тільки структурувати вирішення кожної проблеми відповідно до поставлених цілей, але й обрати найбільш ефективний шлях її досягнення. Принцип використовується для аналізу й ідентифікації змін
Принцип зворотного зв´язку	Принцип є універсальним під час побудови систем управління. Підприємство як відкрита система постійно акумулює знання зі свого оточення, що допомагає пристосовуватися і починати коригувальні дії з виправлення відхилень від прийнятого курсу
Принцип дуальності	Принцип відповідає екзогенному характеру стратегічних змін. Згідно з цим принципом, управління змінами повинно враховувати безпосередній вплив зовнішнього середовища на підприємство та взаємодію підприємств із зовнішнім середовищем
Принцип ієрархічності	Стратегічні зміни є еволюційними та інкрементарними, тому, розглядаючи проблему управління змінами, необхідно усвідомити, що організаційна ієрархічна система є сукупністю окремих елементів, які знаходяться в певній ієрархічній залежності. При цьому найменш керованим з них є соціально-економічний генотип, зміни якого потребують реалізації тривалих, безперервних і цілеспрямованих дій
Принцип конфігуративності	Керівництво організацією здійснює відносно невелика група індивідуальних або групових суб’єктів, кожен з яких має певні сталі інтереси, прерогативи та відповідальність, а сукупність цих суб’єктів створює певну конфігурацію. Отже, ключовим чинником управління змінами є «людський чинник», оскільки саме люди займаються впровадженням змін. Принцип диктує необхідність обов’язкового розгляду такого явища, як опір змінам у межах загальної концепції управління змінами

Серед основних принципів управління змінами виокремлюють:

Погодження методів і процесів змін із поточною діяльністю та управлінськими процесами в організації з метою уникнення боротьби за обмежені ресурси: на деякі посади можуть покласти функції як планування або розробки змін, так і виконання поточних справ. Ця проблема стає особливо гострою і делікатною в організаціях, в яких відбуваються масштабні зміни. Наприклад, при масовому виробництві, коли перехід до нової продукції або технології вимагає значної реорганізації процесів виробництва і цехів, а питання полягає в тому, як домогтися цього без істотних втрат у діючому виробництві та продуктивності.
Визначення, до яких конкретних заходів, в якій мірі та формі буде залучено керівництво організації. Основним критерієм виступає складність виконуваних дій та їх важливість для організації. У великих організаціях вищі керівники не можуть самі брати участь у всіх змінах, однак деякими з них повинні керувати особисто або знайти зручний спосіб, явний або символічний, надання і демонстрації управлінської підтримки, що є важливим стимулом у здійсненні змін.
Узгодження різних процесів перебудови організації. Це є легким для керівництва невеликої або простої організації, у великій і складній може викликати значні труднощі. Часто різні підрозділи працюють над схожими питаннями (для прикладу, впровадження нової технології обробки інформації). Вони можуть вийти із пропозиціями, які не вписуються в загальну політику керівництва і стандартні методики або ж висунути надмірні вимоги до ресурсів. Може також трапитися так, що один із відділів розробив важливі пропозиції, які було б варто перейняти й іншим, але для цього необхідно відмовитись від існуючої системи чи пропозицій інших учасників. У таких ситуаціях вище керівництво повинно втручатися, дотримуючись технологічних, етичних і психологічних критеріїв.
Усвідомлення того, що управління змінами охоплює різні аспекти - технологічні, структурні, методичні, людські, психологічні, політичні, фінансові тощо.
Прийняття рішень про застосування різноманітних підходів і способів втручань, які забезпечать правильний початок, систематичне виконання роботи, справляться з можливим опором, допоможуть підтримати і успішно здійснити необхідні зміни.

Отже, здійснення змін являє собою складний комплекс процесів і процедур. Варто враховувати такі його особливості:

- це насамперед тривалий процес, що займає досить багато часу на підготовку, безпосереднє впровадження й контроль після здійснення змін;

- важливою частиною цього процесу є вибір з різних альтернатив, від якого залежить майбутнє організації;

- цей процес можна розглядати тільки як системний процес, що стосується всієї організації;

- необхідно враховувати, що багато проблем, з якими доводиться стикатися в процесі здійснення змін, мають високу невизначеність;

- процес зачіпає інтереси багатьох працівників, тому необхідно приділяти особливу увагу людському фактору під час реалізації й впровадження змін в організації.

Управління змінами включає «технічні» і «людські» компоненти. До технічних відносяться: межі та цілі змін; до людських компонентів відносять визначення тих осіб, хто здійснює зміни; фінансує, санкціонує і підтримує; реалізує на всіх рівнях. Призначення компонентів роботи з людьми - це створення в колективі розуміння необхідності змін, а подальше управління змінами має за мету збудження бажання змінюватися і підтримувати зміни, заохочувати оволодіння співробітниками знаннями і компетенціями, необхідними задля виконання тих чи інших ролей в процесі управління змінами в організації. Отже, для успішного управління змінами потрібно підходити до цього процесу одночасно і як до суто змін, і як до проекту на базі організаційної та фінансової підтримки.

Управління змінами в організаціях включає три компоненти:

- сукупність процесів та інструментів для управління змінами;

- управлінську та лідерську компетентність на всіх рівнях організації;

- стратегічний потенціал, який дає організації можливість бути гнучким, готовим до змін в середині й чутливим до коливань ринку та зовнішнього середовища.