Інформаційно-аналітична діяльність
6.4. Менеджмент кадрових ресурсів, фінансування та матеріально-технічна база організації як головні чинники успішної ІАД
Без сумніву, сакраментальне «Все вирішують кадри!» щодо інформаційно-аналітичної діяльності звучить більш ніж актуально. Адже висококваліфікований, досвідчений персонал здатен досягти вагомих результатів в роботі ІАС, навіть попри інші негативні чинники: слабку матеріально-технічну базу, недостатнє фінансування, недосконале правове забезпечення тощо. Тому кадрове забезпечення чи не найголовніше в інформаційно-аналітичній діяльності. Це питання стає ще більш гострішим в наш час. коли ефективна робота ІАС будь-якої організації здатна забезпечити їй фінансовий успіх і авторитет.
Фактори, що не сприяють якісному виконанню своїх службових обов’язків:
- надмірне втручання безпосереднього керівництва в сферу діяльності співробітника;
- відсутність психологічної і організаційної підтримки;
- нестача необхідної інформації:
- надмірна жорсткість і недостатність уваги керівника до проблем і потреб підлеглих;
- відсутність зворотного зв’язку, тобто працівник не бачить результатів своєї праці;
- несправедлива оцінка керівником праці свого підлеглого тощо.
Добір персоналу - це "дорога з двохстороннім рухом". Не тільки роботодавець вибирає робітника, але і робітник вибирає роботодавця. Процес наймання співробітника є процес узгодження інтересів роботодавця і робітника. В умовах жорсткого дефіциту висококваліфікованих спеціалістів, хто кому більше потрібний - спеціаліст фірмі або фірма спеціалісту - питання спірне. Комплектування штатів відбувається відповідно до прогнозу трудових ресурсів. Спочатку менеджери займаються добором або вербуванням персоналу з метою створення достатньої кількості кандидатів на всі посади і фахи за рахунок внутрішніх і зовнішніх джерел робочої сили. Особлива увага приділяється рекламній кампанії, публікаціям об´яв про вакансії в газетах, журналах та інших засобах масової інформації. Активізується співробітництво зі службами зайнятості і кадровими агентствами, участь у спеціально проведених заходах щодо працевлаштування типу "ярмарків вакансій", "днів відкритих дверей" і т.п.
Керівник бере на себе ризик за підбір невдалого персоналу. І тому можна зрозуміти усе його побоювання і вибагливість у заявці вакансії і співбесіді з претендентом. Найчастіше небезпека вибору закладена в самий засіб пошуку співробітника та прийому на роботу. Правильний засіб зменшить ризик невдачі і знизить неминучі витрати роботодавця на добір і підготування нового фахівця, а здобувач одержить кращі шанси знайти гідну роботу.
Після добору претендентів на вакантні посади аналітиків організується добір необхідних робітників.
Головні характеристики засобів підбору фахівців:
Вивчення заяв про прийом (резюме). Даний документ містить інформацію двоякого роду - про робітника і бажану ним роботу. За допомогою резюме вивчається ім´я, домашня адреса та телефон претендента; назва посади, яку він шукає, а також ціль ділової кар´єри. Кандидат повідомляє навчальний заклад і рік, коли він його закінчив; наявний досвід роботи та додаткові дані. З метою притягнення уваги роботодавця до досвіду й освіти претендента в резюме можуть виділяти підпункти типу "Інженерні знання", "Комп´ютерні мови", "Підготування в галузі спілкування", "Досвід у дослідницьких проектах" тощо.
Аналіз відповідей на анкети, запитальники, бланки. У багатьох фірмах подібні відповіді використовуються замість резюме. Пов´язується це тим, що анкети, які розроблені фірмою, акцентують увагу на тих ділових якостях робітників, що потрібні фірмі. Анкети легше читаються, а інформація, розташована в заздалегідь визначеному місці (питанні, пункті), швидше опрацьовується. Обов´язковою умовою анкетування претендентів повинна бути коректність постановки питань. Обробка великого обсягу резюме та анкет потребує значних витрат коштів та часу, уникнення яких допоможе застосування інформаційних технологій.
Тестування. Одним із важливих є етап оцінки фахових здібностей та психологічного стану претендента. Присутність фахових знань та навичок очевидна, бо кінцевим результатом нашого очікування від кандидата є професійно та якісно виконана робота. Але ж "неймовірна" працездатність робітника залежить ще й від особистих якостей людини. Зрозуміти характер претендента за одну зустріч, та й навіть за декілька побачень неможливо. З часом все з´ясується, але скільки може коштувати помилка, якщо відповідальну посаду займе легковірна людина, а роботу, яка потребує скурпульозності та чіткості виконуватиме "непосидько". Для проведення тестів прибігають до послуг професіональних психологів. Насправді, у руках професіонала тести є достатньо достовірним джерелом інформації, і чим їх більше, тим надійніша інформація. Тому для тестування підбираються декілька тестів, що охоплюють найбільше важливі для даної професії інтелектуальні, особисті, мотиваційні якості. Психологічні тести, застосовувані при прийомі на роботу, підбираються в залежності від вимог до даного співробітника як професіонала, як члена колективу, як керівника і т.д.
Співбесіда, інтерв´ювання претендентів. Така форма роботи в практиці менеджменту вважається більш гнучкою, ніж анкетування і тестування, оскільки дозволяє виявити найрізноманітніші якості людини, оцінити його манери, стиль поведінки, уміння вести переговори, мовний етикет.
Описані раніше методики - не єдиний засіб, що дозволяє оцінити різні якості кандидата. Так, наприклад, дуже розповсюджені набори фахівців за рекомендацією, чи за родинними зв’язками. Проте й вони мають негативні сторони.
Доведено, що штучно відтворивши картину якої-небудь ситуації, «рольова гра» (можливо навіть реально існуючої або що мала місце) і вмістивши кандидата в її рамки, його здатність вирішити проблеми і вийти з неї в найкоротший період дозволяє зробити відповідні висновки про дійсні можливості кандидата і навіть, в якійсь мірі, зробити певні прогнози на рівень якості виконання в майбутньому.
Джерела формування фінансів ІАС. Будь-яке підприємство і, зокрема, ІАС, являє собою складне поєднання різноманітних ресурсів, організованих та скоординованих з метою виробництва товарів та послуг (в тому числі - інформації). Продукти та послуги виробляються для задоволення попиту. Тому в широкому розумінні виробництво або виробничо-господарська діяльність на підприємстві включає всі процеси, необхідні для створення продукту (розробка, виготовлення) і доведення його до споживача (інформація, реклама, тощо). Для реалізації цих процесів необхідно приймати рішення і здійснювати визначені дії, а для того - відповідні фінансові ресурси.
За ринкових відносин важливе значення набуває вибір оптимальної структури джерел фінансування підприємств.
Структура джерел фінансування підприємства залежить від багатьох факторів:
- від оподаткування доходів підприємства;
- темпів і обсягів зростання виробництва і реалізації продукції (інформації);
- структури активів підприємства;
- стану ринку капіталу;
- відсоткової політики комерційних банків;
- рівня управління фінансовими ресурсами підприємства, тощо.
Найприйнятнішим для підприємства є комплексний підхід до вибору
джерел фінансування.
Загальна характеристика матеріальна ресурсів ІАС. Зрозуміло, що питання матеріально-технічного забезпечення, поряд з кадровим потенціалом, одне з пріоритетних у інформаційно-аналітичній діяльності. Сучасна матеріально-технічна база аналітичної служби здатна забезпечити стійкий фінансовий успіх, відповідний імідж організації, конкурентоздатність та інші переваги. Отже, до матеріально-технічних засобів інформаційно-аналітичної роботи належать:
- інформаційні картки;
- каталога;
- щоденники;
- інформаційні системи;
- автоматизовані інформаційні системи;
- системи інформаційного обслуговування;
- системи штучного інтелекту;
- експертні системи;
- автоматизовані робочі місця аналітиків.
Інформаційні картки - це традиційний засіб збирання та класифікації інформації.
За допомогою інформаційних карток формують каталоги, які, як правило, бувають тематичними або алфавітними.
Регулярно або нерегулярно реєстрація інформації про певні події проводиться в щоденниках.
Сучасні технології, звичайно ж, базуються на поняттях інформаційних систем.
Інформаційна система в загальному випадку - це система, призначена для вирішення питань пошуку (інформаційно-пошукова система) або логічної обробки інформації (інформаційно-аналітична система).
Інформаційно-пошукова система (ІПС) - сукупність інформаційно-пошукового масиву, інформаційно-пошукової мови, правил її використання, критеріїв видачі та технічних засобів.
Інформаційно-аналітична система (ІАС) - система, що здатна вирішувати не лише пошук інформації, яка є у наявності, а і отримання нової інформації шляхом використання правил логічного висновку та умовиводів.
Реалізація вказаних функцій дає відчутні результати лише при використанні ЕОМ. Тому нас будуть цікавити автоматизовані системи.
Автоматизована система - комплекс інформаційних, програмних, методичних, технічних засобів, що виконує певні функції в автоматичному режимі.
Автоматизована обробка даних - обробка даних, що виконується автоматичними засобами при можливій участі людини.
Автоматизована інформаційно-пошукова системи - інформаційно-пошукова система, реалізована на основі використання електронно-обчислювальної техніки, в якій автоматизовані процеси пошуку та передачі, а в ряді випадків і вводу документів, даних та запитів.
Автоматизація пошуку та обробки даних можлива при відповідній їх організації в певну структуру. Такою структурою є база даних.
Система інформаційного обслуговування - сукупність мов, алгоритмічних та технічних засобів для запам´ятовування, зберігання, пошуку, видачі та використання інформації. Засоби системи забезпечують організацію та управління базою даних, специфікацію формату повідомлень, обмін повідомленнями між користувачами.
Для виконання аналітичної роботи необхідно впроваджувати системні штучного інтелекту, тобто автоматизовані системи, що моделюють інтелектуальну діяльність людини. Такими системами сьогодні є лінгвістичні процесори, навчаючі системи, експертні системи, системи підготовки прийняття рішень. ,
Лінгвістичний процесор - автоматизована система текстової або мовної(усної) інформації. До складу лінгвістичного процесору входять: системи машинного переклад)´, автоматизовані інформаційні системи, автоматизовані словники, автоматизовані системи компресії, корекції, аналізу та синтезу текстів або мови.
Експертна система - автоматизована система, яка здатна замінити експерта при прийнятті рішень н окремих вузькоспеціалізованих галузях знань. Експертна система використовує вже не базу даних, а базу знань - сукупність формалізованих знань з деякої предметної області, що представлені у вигляді фактів та правил, які виражають евристичні знання про методи вирішення задач в даній предметній області.