Міжнародна та національна безпека: теоретичні і прикладні аспекти
Діловодство в системі МВС. Організація роботи з документами в структурних підрозділах органів Національної поліції
Актуальність проблеми вдосконалення діловодства у системі МВС нині має значення. МВС здійснює функції нормативно-правового регулювання та забезпечує виконання основних напрямів діяльності органів внутрішніх справ, які є спеціалізованою державною структурою, призначеною для безпосереднього здійснення державного управління.
Процес управління не може обійтися без отримання, зберігання та переробки різноманітної інформації. Таким чином головною діяльністю в апараті управління є діловодство, яке включає документування та організацію роботи з документами (документообіг), де документ - це головний інструмент управління.
Слід зазначити, що проблема механізму організації роботи з документами недостатньо опрацьована у державних органах, отже знижується ефективність та продуктивність праці керівників та співробітників. Питання на цю тему відображені, у чинному законодавстві, відповідно до якого вся структура МВС організовує діловодство. Ця тема, що стосується організації діловодства в МВС, незважаючи на велику кількість розроблених нормативних документів, у літературі досліджена мало і потребує поглибленості та вирішення деяких питань щодо роботи з документами в системі МВС.
Складання та оформлення документів називають документуванням, питання руху та обліку документів охоплюються поняттям документообігу. Дані галузі діяльності та становлять діловодство. Розглянемо, що ж має на увазі ця діяльність у широкому сенсі. Діловодство - діяльність, що забезпечує документування, документообіг, оперативне зберігання та використання документів.
Удосконалення діловодства має безпосереднє значення підвищення рівня ефективної діяльності всіх організацій, зокрема всіх служб і підрозділів органів внутрішніх справ.
Документування - створення документів у процесі діяльності органів внутрішніх справ. Організація роботи з документами - це організація документообігу, функціонування інформаційно-пошукових систем за документами, контроль за виконанням документів, підготовка документів до передачі в архів. Дані два поняття включають основні види робіт з документами, такі як складання (виконання) документів, їх оформлення, розмноження, реєстрація, створення обліково-довідкового апарату до них, наведення довідок по документах, контроль за виконанням документів, формування справ, підготовка виконаних документів для подальшого зберігання в архіві відділення та відомчому архіві.
Діловодством називають сферу діяльності людини з розробки та оформлення офіційних документів, організації їхнього руху, обліку та зберігання.
Існує три форми організації діловодства: централізована, децентралізована та змішана.
При централізованій формі організації діловодства всі операції з обробці документів зосереджуються (централізуються) у єдиному для всього закладу центрі - канцелярії, загальному відділі чи секретаря. Секретар-референт - головна постать діловодного процесу, робота якого регламентується посадовою інструкцією.
Більшість документів, що розробляються, у діяльності органів внутрішніх справ складається на бланках. Під бланком розуміється аркуш паперу з надрукованими у ньому реквізитами, які містять постійну інформацію про організацію. Використання бланків полегшує виконання та підвищує культуру праці управління.
Стосовно діяльності органів внутрішніх справ документ - це офіційний (діловий) папір, складений уповноваженою особою з дотриманням вимог, встановлених законом та відомчими нормативними актами, з метою фіксації інформації про рішення, їх виконання, посвідчення фактів, що мають юридичну силу.
При розробці будь-якого виду документа необхідно дотримуватись низки вимог: документи не повинні суперечити нормативним правовим актам; у документах не допускаються помарки та виправлення; оформлення має відповідати існуючим вимогам інструкцій з діловодства; документи слід готувати своєчасно; зміст документа має бути суворо послідовним та точним, не допускається подвійне тлумачення; структура та форма документа має бути простою, наочною та зручною в роботі, чітко та ясно відображати обстановку; за обсягом документи мають бути оптимально короткими, але такими, що розкривають зміст. Істинність документа підтверджується гербовою чи іншою печаткою організації.
Кореспонденція, що надійшла, має позначку «Особисто» реєструється без розтину і передається адресату або уповноваженому на те співробітнику. Документи, які потребують виконання та звернення громадян, реєструються один раз. Вхідні, вихідні та внутрішні документи реєструються в день надходження, створення або наступного робочого дня. Для реєстрації документів у реєстраційно-екзаменаційному відділі використовується 4 журнали: журнал вхідних документів, журнал вихідних документів, журнал накладення арештів на транспортні засоби, журнал зняття арештів із транспортних засобів. Листи у всіх журналах мають бути пронумеровані, прошиті та опечатані печаткою відділу. У журналах обліку забороняється робити підчистки та виправлення коректорами. На останньому аркуші журналу робиться відмітка про кількість прошитих та пронумерованих аркушів, що засвідчується підписом керівника відділу після його закриття.
Наступний етап - "Поділ вихідної документації". Кожна відповідь поділяється на документи, що надсилаються, і документи, які зберігатимуться у справі, далі розкладаються за адресами. Розкладені за адресами виконані документи поділяються на відповіді, одержувані навмисне та відповіді, надіслані поштою. При отриманні відповіді спеціально заявнику необхідно показати документ, що засвідчує його особу, а також вказати своє прізвище, проставити свій підпис і дату отримання відповіді в журналі реєстрації кореспонденції. При надсиланні відповідей поштою всі документи заносяться до реєстру, де вказується адресат і вихідний номер документа, що дозволяє відстежити рух документа і простежити, скільки документів буде відправлено в одну адресу. Далі секретар, використовуючи реєстр, упаковує відповіді конверти і відправляє за допомогою поштового зв’язку. Як правило, у реєстраційноекзаменаційному відділі документи надсилаються поштою 2 рази на тиждень, якщо кількість вихідних документів дуже велика, то 1 раз наприкінці робочого тижня. У зв’язку із збільшенням вхідних документів, відповідно і зростає кількість виконаних.
У ході теоретичного та методичного дослідження було зроблено такі висновки. Поліпшення діловодства органів внутрішніх справ одна із головних напрямів вдосконалення управлінської діяльності. Усі стадії управлінського процесу, наприклад, таких як: збирання, обробка, аналіз інформації, прийняття рішень і т.д., не обходяться без документування та роботи з документами. Для того щоб управлінська діяльність була ефективною, необхідна раціональна система діловодства. Отже, його вдосконалення має безпосереднє значення підвищення ефективності роботи підрозділів органів внутрішніх справ.